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Ablauf eines Vorstellungsgesprächs im Detail

Jedes Vorstellungsgespräch hat seine eigene Dramaturgie. Dennoch gibt es bestimmte Themen und Bereiche, die in fast jedem Bewerbungsgespräch in der einen oder anderen Reihenfolge angesprochen werden.

Begrüßung und Smalltalk

Jedes Gespräch beginnt mit einer Begrüßung. So ist es selbstverständlich auch bei einem Vorstellungsgespräch. Die übliche einleitende Frage lautet:"Haben Sie gut zu uns gefunden?" Eigentlich macht diese Frage wenig Sinn, wenn man genau darüber nachdenkt. Denn hätten Sie nicht gut hingefunden, wären Sie wohl kaum pünktlich am richtigen Ort angekommen. Eine Variante zur obigen Frage, besonders für Bewerber von außerhalb, lautet: "Wie war Ihre Anreise?" Auch diese Frage gehört in die Smalltalk-Kategorie: Sie sind harmlos und dienen einzig und allein dazu, dass beide Gesprächspartner sich etwas warm laufen können und so eine möglichst ungezwungene Atmosphäre entsteht. Denn auch wenn Sie obige Fragen eigentlich als überflüssig betrachten: Weit unangenehmer wäre es, wenn Ihr Gegenüber gleich mit der Tür ins Haus fallen und Sie um eine Selbstvorstellung bitten würde.

Schon in dieser ersten Phase des Vorstellungsgesprächs stellen Sie fest, ob der andere Ihnen sympathisch ist oder einen eher weniger guten Eindruck auf Sie macht. Ihrem Gesprächspartner geht es mit Ihnen genauso. Die Gründe dafür können vielschichtig sein.

Die Atmosphäre, die sich in dieser ersten Zeit des Vorstellungsgesprächs entwickelt, ist bestimmend für den weiteren Verlauf des Gesprächs. Für gewöhnlich bestätigt und verstärkt sich die Sympathie während des Gesprächs. Andererseits: Wenn der erste Eindruck schon eher ins Unsympathische tendiert, wird er sich möglicherweise im Laufe des Gesprächs noch verstärken.

Die Begrüßungsszenerie und ihre Wirkung auf den weiteren Verlauf können Sie mit einem Tanz vergleichen: Schon bei den ersten Schritten werden Sie feststellen, ob sich Ihr Partner mit Ihnen im Takt bewegt oder ob es etwas holperig zugehen wird.

Selbst wenn die Begrüßung und die damit verbundene Wirkung nicht zu Ihrer Zufriedenheit ausfällt, lassen Sie sich davon nicht für den Rest des Gesprächs ablenken oder gar beeinflussen. Falls Sie ein ernsthaftes Interesse an der ausgeschriebenen Stelle haben, werfen Sie Ihre Talente, Ihre Erfahrungen und Ihre Flexibilität im Umgang mit außergewöhnlichen und manchmal unangenehmen Situationen in die Waagschale, um im Kampf um den Arbeitsplatz zu bestehen. Schließlich liegt der entscheidende Teil des Vorstellungsgesprächs noch vor Ihnen. Häufig haben Sie später überhaupt nichts mehr mit dem Mitarbeiter der Personalabteilung zu tun, der das Interview führt. Anders liegt der Fall, wenn Sie ihr künftiger Chef testet. Mit ihm müssen Sie auch später gut auskommen.

Selbstvorstellung des Bewerbers

Das ist Ihre Gelegenheit, sich zum ersten Mal im Laufe des Vorstellungsgesprächs von Ihrer Schokoladenseite zu präsentieren: Denn jetzt sollen Sie sich und Ihren beruflichen Werdegang vorstellen. Das dürfte Ihnen dank einer guten Vorbereitung eigentlich recht leicht fallen. Denn Sie sind der Fachmann, wenn es um Ihren Lebenslauf und insbesondere Ihre persönliche Berufserfahrung geht.

Trotzdem ist dieser Part des Vorstellungsgesprächs nicht selten eine erste Stolperfalle für den Bewerber. Nervosität und Aufregung sind nicht selten die Ursache dafür, dass der Kandidat mit dem berühmt-berüchtigten Brett vor dem Kopf dasitzt und ihm die einfachsten Dinge, wie die Stationen seiner bisherigen Berufskarriere, nicht mehr einfallen wollen. Oder er berichtet darüber nur lückenhaft und gerät ins Stottern. Andere wiederum fühlen sich mit der Bitte nach der Vorstellung der eigenen Person aufgefordert, das gesamte Vorstellungsgespräch alleine zu gestalten. Mit anderen Worten: Sie erzählen ohne Punkt und Komma und lassen auch die kleinsten Details nicht aus.

Ihr Zuhörer will beides nicht: Einsilbige unsichere Kandidaten schneiden meist ebenso schlecht ab wie Vielredner. Je nach Gemütslage Ihres Interviewers wird er in einer solchen Situation eher verärgert, abwesend oder freundlich bestimmend reagieren.

Selbstverständlich können Sie im einzelnen nicht genau wissen, für was sich Ihr Gesprächspartner interessiert und was ihm eher gleichgültig ist. Doch wie jeder andere Gesprächspartner wird er Ihnen mehr oder minder deutliche Hinweise geben, ob er noch an Ihrer Ausführung interessiert ist: Achten Sie also auf seine Gestik und Mimik. Falls er Ihnen deutlich macht, dass er von dieser oder jener Station Ihres bisherigen Lebens genug weiß, reagieren Sie nicht beleidigt, sondern gehen Sie ruhig und besonnen zum nächsten Punkt über.

Vorstellung des Unternehmens und der Position

Jetzt ist Ihr bisheriger Zuhörer an der Reihe: Er stellt Ihnen die zu besetzende Position und das Unternehmen vor. Vorab wird er sich voraussichtlich bei Ihnen danach erkundigen, was Sie bereits über das Unternehmen und die zu besetzende Stelle wissen. Denn nichts ist langweiliger, als wenn bereits Bekanntes wiederholt wird. Außerdem bietet sich für Sie hier eine gute Gelegenheit, dem Interviewer zu zeigen, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben und bereits einiges Wissen über das Unternehmen und die Stelle vorweisen können.

Danach übernehmen Sie die Position des Zuhörers: Was Ihnen Ihr Gesprächspartner ab hier erzählt, ist für das weitere Vorstellungsgespräch für Sie von immenser Wichtigkeit. Denn Sie können daraus Rückschlüsse ziehen, auf was es bei der Besetzung der Position möglicherweise ankommt. Möglicherweise erfahren Sie auch, warum diese Stelle - sofern sie nicht neu geschaffen wurde - wieder zu besetzen ist. Außerdem erhalten Sie einen guten Eindruck von der Atmosphäre in dem Unternehmen, in dem Sie sich gerade vorstellen. Nicht zuletzt können Sie diesem Part auch entnehmen, wie motiviert Ihr Gesprächspartner ist, dort zu arbeiten und nicht zuletzt den passenden Kandidaten für die offene Stelle zu finden. Falls er Ihnen eher gelangweilt vorkommt, umso besser für Sie. Dann möchte er in jedem Fall lieber unterhalten werden, als selber aktiv in diesem Gespräch vorzugehen. Das ist eine gute Gelegenheit für Sie, das Ruder im weiteren Verlauf in die Hand zu nehmen. Für das Unternehmen selbst sollten Sie allerdings geistig einen Minuspunkt notieren.

Wenn Sie etwas von den Ausführungen Ihres Gegenübers nicht verstehen, unterbrechen Sie ihn nicht unbedingt sofort. Mancher Interviewer fühlt sich dann irritiert oder reagiert gar verärgert. Notieren Sie sich Ihre Frage, um sie zum Abschluss seines Parts zu stellen. Das ist zwar nicht die Ideallösung. Denn im Idealfall sollte jede Phase des Bewerbungsinterviews kein Monolog einer der beiden Seiten, sondern vielmehr ein Dialog mit dem Gegenüber sein. Doch nicht immer ist der Gesprächspartner gewillt, sich so zu verhalten. Machen Sie es also vom Einzelfall abhängig, ob Sie Zwischenfragen stellen oder damit bis zum Ende warten. Dann sollten Sie sie allerdings spätestens stellen: Ansonsten setzen Sie sich dem Verdacht des allzu passiven Gesprächspartners oder sogar fehlenden Interesses aus.

Auf dem Prüfstand

Spätestens an dieser Stelle des Vorstellungsgesprächs sind beide Seiten so richtig warmgelaufen. Anhand mehr oder minder geeigneter Fragen will Ihr Gesprächspartner jetzt herausfinden, warum Sie sich ausgerechnet auf die ausgeschriebene Position beworben haben und inwieweit Sie dafür tatsächlich gut geeignet sind. Es geht also um solche Kernpunkte wie Ihre Leistungsfähigkeit und -motivation und Ihre Kompetenz.

Spätestens an dieser Stelle des Vorstellungsgesprächs müssen Sie also "Farbe bekennen", und die Zeit des einfühlsamen Informierens, die noch während der Begrüßung und der Vorstellung von Unternehmen und Position möglicherweise vorgeherrscht hat, könnte fürs erste vorbei sein.

In dieser Phase des Vorstellungsgesprächs muss Ihnen Ihr Gegenüber auf den Zahn fühlen und eine Grundlage für seine spätere Entscheidung schaffen. Wer wirklich gut ist in seinem Job und außerdem sicher ist, dass er sich auf die richtige Stelle beworben hat, braucht einen solchen Dialog nicht zu fürchten. Zumal wenn er sich darauf gut vorbereitet hat.

Auch diese Phase folgt einem Muster, das so oder so ähnlich in den meisten Vorstellungsgesprächen auftaucht. Zunächst geht es beim"Bewerber-TÜV", um die so genannten "hard skills" Ihr Gesprächspartner will also anhand verschiedener Fragen Ihre Qualifikation, Ihre Berufserfahrung und insbesondere Ihre letzte bzw. aktuelle Tätigkeit prüfen.

Anschließend testet er die so genannten "soft skills": Er versucht anhand verschiedener Fragen heraus zu finden, wie leistungsfähig und -motiviert, teamfähig, durchsetzungsstark, kommunikativ und vieles andere mehr Sie sind.

Um das alles herauszufinden, hat er sich eine Reihe von Fragen vorab überlegt. Manche davon kommen in fast jedem Vorstellungsgespräch vor, andere variieren in Abhängigkeit von der Position, die zu besetzen ist. Je niedriger diese in der Unternehmenshierarchie angesiedelt ist, umso weniger Top- oder Flop-Fragen müssen Sie beantworten. So genannte inszenierte Stresssituationen finden normalerweise allenfalls bei der Besetzung von Top-Führungspositionen statt.

Fragen zur Arbeitsstelle

Jetzt kommt das Stellenangebot auf den Prüfstand. Das ist Ihre Gelegenheit. Denn es ist, zum zweiten Mal nach Ihrer Selbstvorstellung, wieder an Ihnen, den aktiven Part des Vorstellungsgesprächs zu übernehmen. Üblicherweise leitet Ihr Gesprächspartner diese Phase mit dem Satz "Haben Sie noch Fragen" ein. Sie können Fragen zur Tätigkeit und Position stellen, um Ihrerseits einschätzen zu können, ob Sie sich bei dem richtigen Unternehmen für die richtige Stelle beworben haben.

Soweit sie nicht in dem vorhergegangenen Teil des Vorstellungsgesprächs behandelt wurden sind mögliche Fragen:

  • Welche konkreten Aufgaben beinhaltet die Stelle?
  • Welche Kompetenzen habe ich?
  • Wer ist mir gegenüber weisungsberechtigt?
  • Welchen Bereichen / Mitarbeitern gegenüber wäre ich als Stelleninhaber weisungsberechtigt?
  • Mit wem arbeite ich direkt, zum Beispiel im Team, zusammen?
  • Mit welchen anderen Abteilungen / Bereichen im Unternehmen gibt es Überschneidungen?
  • Wie gestaltet sich die Einarbeitung?
  • Wo werde ich hauptsächlich tätig sein: vor Ort, in einer anderen Stadt oder gar im Ausland?
  • Gibt es wechselnde Einsatzorte?
  • Welche Entwicklungsperspektiven gibt es im Unternehmen?
  • Welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es?

Leider machen einige Bewerber an dieser Stelle den Fehler, zu zurückhaltend zu sein. Manch einer ist noch völlig erschöpft von dem gerade überstandenen Frageteil seines Gesprächspartners. Andere wiederum verschlafen schlichtweg Ihre Chance, sich schlau zu fragen. Doch Passivität ist an dieser Stelle keineswegs gefragt. Zum einen müssen Sie eine Entscheidung von weitreichender Bedeutung treffen, nämlich ob Sie diese Stelle wirklich übernehmen wollen. Es geht um nichts weniger als Ihre berufliche Zukunft. Zum anderen könnte Ihr Gegenüber eine falsche Zurückhaltung auch so deuten, dass Sie sehr einfach zufrieden zustellen sind. Das könnte sich bei der nachfolgenden Gehaltsverhandlung zu Ihren Ungunsten auswirken. Der Interviewer könnte es auch als fehlendes Interesse werten, was Ihre weiteren Chancen erheblich mindert.

Eckpunkte des Arbeitsvertrags

Nicht in jedem Vorstellungsgespräch ist der Arbeitsvertrag ein Thema. Entweder gibt es noch ein weiteres, nämlich ein definitives Einstellungsgespräch oder der Interviewer ist schon während des Gesprächs zu der Überzeugung gelangt, dass sein Gegenüber nicht der Richtige ist. Dann hat er in aller Regel eh kein Interesse daran, über die Beschäftigungskonditionen zu sprechen oder gar zu verhandeln.

Wenn er jedoch von sich aus auf dieses Thema zu sprechen kommt, können Sie davon ausgehen, dass Sie in der inzwischen sehr kleinen Auswahl für die angestrebte Position sind. Ansonsten würde er sich über solche betrieblichen Interna, wie Erfolgsbeteiligung und anderes mit Ihnen überhaupt nicht unterhalten.

Die Frage nach dem Gehalt

Selbstverständlich gibt es eine Frage, die Sie wie alle Bewerber brennend interessiert: die nach dem Gehalt. Und wie fast alle Bewerber sind Sie wahrscheinlich während des Vorstellungsgesprächs hin- und hergerissen: Auf der einen Seite würden Sie nur allzu gerne möglichst schnell erfahren, wie viel Ihnen das Unternehmen bereit ist zu zahlen. Auf der anderen Seite wissen Sie genau: Vorschnelles und allzu intensives Nachfragen könnte die Gesprächsatmosphäre möglicherweise stören. Doch jetzt ist der richtige Zeitpunkt gekommen: Falls Ihr Gesprächspartner nicht von allein darauf zu sprechen kommt, sollten Sie vorsichtig, aber bestimmt danach fragen. Manch ein Interviewer hat in einer solchen Situation dann mit einer Gegenfrage gekontert. Die lautet: "Wie viel wollen Sie denn bei uns verdienen?"

An dieser Stelle ist höchste Vorsicht geboten: Denn falls Sie jetzt Ihre Vorstellung offenbaren und die unter dem liegt, was man Ihnen eigentlich bereit gewesen wäre zu bieten, haben Sie nicht nur aus finanzieller Sicht viel verschenkt. Es wird Sie wahrscheinlich noch Jahre in diesem Unternehmen kosten, um sich wieder an das dort übliche Gehaltsniveau von regelmäßiger Gehaltserhöhung zu Gehaltserhöhung wieder ranzupirschen. Außerdem hat der Interviewer das befriedigende Gefühl, dass er Ihre Erfahrungen und Talente günstig unter dem Marktpreis eingekauft hat. Damit sind Sie für Ihn ein für allemal ein schlechter Selbstverkäufer. Manchmal kommt es sogar noch schlimmer. Verkauft sich der Bewerber "unter Wert", könnten beim Interviewer Zweifel aufkommen, ob der Kandidat die nötigen Qualifikationen für die Aufgabe auch wirklich mitbringt.

Auf eine solche Stolperfrage sollten Sie also keineswegs direkt antworten, sondern im Gegenzug fragen, wie viel er bereit ist, für Ihre Leistung auszugeben. Lassen Sie Ihren Gesprächspartner also zunächst seine "Gehaltskarten" auf den Tisch legen. Dann können Sie blitzschnell Ihre Gehaltstaktik entwickeln und verwirklichen. Jeder Bewerber, der in ein Vorstellungsgespräch geht, sollte sich vor Beginn Gedanken machen, wie viel er mindestens in diesem Job verdienen will und welche Gehaltshöhe seiner Wunschvorstellung entspricht. Indem man den Gesprächspartner die Karten zuerst auf den Tisch legen lässt, hat man die Chance, dieses Gehaltsangebot mit der eigenen Vorstellung abzugleichen und blitzschnell zu reagieren. Liegt das Angebot über der eigenen Wunschvorstellung nimmt man es ebenso blitzschnell an, liegt es zwischen beiden Limits kann man nach oben pokern, liegt es darunter, muss man hart verhandeln.

Wichtige Punkte des Arbeitsvertrags

Doch Vorsicht: Bei einem Arbeitsvertrag geht es nicht ausschließlich ums Gehalt. Auch andere Dinge wie Ihre Einstufung als möglicherweise leitender Angestellter sollten besprochen und schriftlich festgelegt werden. Folgendes gehört unbedingt in einen Arbeitsvertrag:

  • Tätigkeit, Aufgabengebiet und Arbeitsort
  • Vergütung: Gehalt während und nach der Probezeit, Erfolgsbeteiligung und andere Extras, eventuell auch betriebliche Altersvorsorge
  • Urlaubsanspruch
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses
  • Probezeit und Befristungen
  • Regelmäßige Arbeitszeit
  • Beendigung des Arbeitsverhältnisses, also üblicherweise die Kündigungsfrist
  • Geheimhaltungs- und Stillschweigepflicht
  • Sonstiges wie Wettbewerbsverbot, Rückzahlung von Weiterbildungskosten, Regelung zur Arbeitsverhinderung, Hinweis auf die geltende Betriebsordnung oder andere Regelwerke sowie Schriftform und anderes

Punkte wie Aufstiegschancen, Weiterbildungsmöglichkeiten, Wohnungsbeschaffung, Umzugskostenerstattung, Trennungsentschädigung und Familienheimfahrten gehören üblicherweise nicht in den Arbeitsvertrag. Trotzdem sollten Sie diese an der Stelle des Vorstellungsgesprächs besprechen und ihre einvernehmliche Regelung festhalten.

Gesprächsabschluss

Die anstrengendste Zeit des Vorstellungsgesprächs ist an dieser Stelle vorbei. Denn das Wichtigste ist bereits in den vorherigen Phasen des Interviews gelaufen: Beide Gesprächspartner haben sich gegenseitig beschnuppert, auf den Prüfstand gestellt und sich hoffentlich nicht für zu leicht oder zu schwer befunden. Wenn Sie sich bereits in groben Zügen handelseinig über die Arbeitskonditionen geworden sind, wird das Gespräch sicherlich sehr locker und entspannt ausklingen. Anschließend können Sie die Sektkorken knallen lassen.

Normalerweise ist der Gesprächsabschluss das Pendant zur Eröffnung dieses Termins. Wie bereits gesagt: Es wird etwas lockerer und driftet zuweilen in einen Smalltalk ab. Unabhängig davon, ob Ihr Interviewer Ihnen bereits den Einstieg in das Unternehmen signalisiert hat, werden Sie besprechen, wie es anschließend weitergeht: Soll ein weiteres Gespräch stattfinden, oder soll Ihnen bereits ein Exemplar des Arbeitsvertrages bis zu einem bestimmten Termin zugesandt werden. Hier sollten Sie auch vereinbaren, bis zu welchem Zeitpunkt Sie mit einer Zu- oder Absage rechnen können.

Eines sollten Sie in dieser Phase keineswegs machen, auch wenn Ihnen noch so sehr danach ist: Unterschreiben Sie keineswegs sofort vor Ort eiligst herbeigeschaffte Arbeitsverträge. Zum einen täte das Ihrem Renommee keineswegs gut. Zum anderen gibt es einen sachlichen Grund, der dagegen spricht: Ganz gleich, welche Position Sie künftig bekleiden sollen, überprüfen Sie den Vertrag Punkt für Punkt noch einmal. Dafür brauchen Sie vor allem etwas Distanz zum gerade absolvierten Vorstellungsgespräch und Ruhe. Beides haben Sie vor Ort mit Sicherheit nicht. Außerdem sollten Sie - vor allem bei höherrangigen Positionen - den Vertrag noch einmal von einem Fachmann, beispielsweise einem Fachanwalt für Arbeitsrecht, checken lassen. Sie können ihn natürlich mit ein wenig rechtlichem Verständnis auch selbst mit früheren Arbeitsverträgen vergleichen. Wenn Sie keine exponierte Position antreten, können Sie bei großen Unternehmen davon ausgehen, dass deren Standardverträge keine Fallstricke enthalten.

Verabreden Sie also, dass Ihnen in den nächsten Tagen ein Vertragsexemplar zugeschickt wird. Dann bleibt Ihnen nichts anderes mehr übrig, als sich für das anregende Gespräch zu bedanken. Falls Sie noch keine Visitenkarte von Ihrem Gesprächspartner erhalten haben, sollten Sie spätestens jetzt um ein Exemplar bitten. Anschließend können Sie sich freundlich verabschieden.

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