Der erfolgreiche Geschäftsabschluss

Wie eine Rechnung entsteht

Selbstständige dürfen keine Angst davor haben, Auftraggebern ihren Preis zu nennen. Die eigene Leistung besitzt einen Wert und eben diesen Wert sollte man versuchen, am Markt auch zu erzielen. Es ist natürlich sinnvoll, sich mit den Preisen der Konkurrenten auseinander zu setzen das schafft eine Orientierung.

Insbesondere im Dienstleistungssektor gibt es angesichts hoher Personalanteile in der Leistung keine Unter- oder Obergrenzen oft spielen aber auch andere Faktoren eine Rolle. Eine Friseurin in der Einkaufsprachtmeile beispielsweise bietet den Herrenhaarschnitt für 40 Euro an. Ihre Kollegin in der Nebenstraße verlangt nur 25 Euro. Es könnte sogar so sein, dass beide Haarkünstlerinnen gleich viel an dem Haarschnitt verdienen. Die Räumlichkeiten in der Einkaufsstraße kosten möglicherweise genau dreimal soviel wie in der Nebenstraße das macht die Differenz aus.

Wie erstellt man ein Angebot für einen Kunden?

Zunächst gilt es, in einer “Briefingphase mit dem potenziellen Auftraggeber genau festzulegen, welche Leistung gewünscht wird. Dann versucht der Selbstständige seinen Zeitaufwand und eventuelle Materialkosten zu ermitteln. Auf der Grundlage dieser Einschätzung gibt er sein verbindliches Angebot ab, das in der Medienbranche gleich dem Kurzentwurf eines Drehbuches Exposé genannt wird.

In der Praxis ist die Abgabe eines Angebotes natürlich ungleich komplizierter. Oft wissen Auftraggeber nicht einmal, was Sie genau wollen egal, ob man ein Marketingkonzept, eine Musikeinlage auf dem Betriebsfest oder eine regelmäßige Massageleistung für die rückengeplagten Mitarbeiter eines Unternehmens anbietet. In jedem Fall ist der Selbstständige nie der alleinige Anbieter, er sollte daher neben der Zahlungsfähigkeit seines Kunden auch die Angebote seiner Konkurrenten richtig einschätzen können.

Besonders im Dienstleistungsbereich sind viele Preise oft reine Erfindung. Wer glaubt, bei größeren Unternehmen der Kreativbranchen, wie beispielsweise Werbeagenturen oder Fotostudios, sei das anders, irrt gewaltig. Die Gesetze des Kapitalismus treiben die Preise manchmal in astronomische Höhen ebenso wie der Wunsch nach einem Referenzkunden einen Auftrag zum Zuschussprojekt werden lassen kann. Prinzipiell ist im Dualismus von Angebot und Nachfrage alles möglich: Wenig Leistung für viel Geld und viel Leistung zum Dumpingpreis. Jeder Unternehmer positioniert sich wie er will bzw. wie er sich wohl fühlt.

Die wichtigsten Vertragsarten für Selbstständige

Ein Vertrag besteht in juristischer Lesart aus zwei übereinstimmenden Willenserklärungen, die auf einen gemeinsamen Zweck gerichtet sind. Der klassische Vertragsfall ist der Kaufvertrag. Durch Bestellung eines Brotes erklärt der potenzielle Käufer, dass er das ausliegende Brot zu kaufen wünscht und bereit ist, den Kaufpreis zu zahlen. Der Verkäufer reicht dem Käufer das Brot und nimmt dieses Angebot so an. Der Kaufvertrag ist zustande gekommen.

Was beim Bäcker noch einigermaßen unproblematisch funktioniert Vertragsabschluss durch schlüssiges Handeln , ist im Geschäftsleben nicht zu empfehlen. Insbesondere der unerfahrene Selbstständige sollte bei Abschluss von Verträgen immer auf schriftliche Vereinbarungen bestehen. Neben diesem eher formalen Aspekt sollten vor allem Anbieter von Dienstleistungen die für sie wichtigsten Vertragsarten kennen.

Beim Dienstvertrag schuldet der Dienstanbieter das Erbringen eines Dienstes im Gegenzug verpflichtet sich der Auftraggeber, das vereinbarte Honorar dafür zu zahlen. Ein typischer Fall ist der Arbeitsvertrag. Beim Werkvertrag hingegen schuldet der Leistungserbringer einen bestimmten Erfolg. Ein Werkvertrag liegt beispielsweise vor, wenn ein Werbefotograf sich verpflichtet, einer Agentur eine bestimmte Anzahl reprofähiger Fotos zur Verfügung zu stellen.

Die rechtlichen Folgen dieser Unterscheidung sind erheblich, da bei Werkverträgen die Risiken für den Leistungserbringer ungleich höher sind. Verpflichtet sich ein Berater, einen bestimmten Umsatzanstieg zu bewirken, dann hat er schlechte Karten für den Fall, dass das beratene Unternehmen seinen Anregungen nicht folgt. Er könnte sogar vollkommen leer ausgehen. Denn anders als beim Dienstvertrag sieht der Werkvertrag keine Teilleistungen vor außer es wurde anders vereinbart.

Mindestbestandteile eines Angebotes – ein Beispiel

Ein freiberufliches Horror-Szenario: Was macht ein Fotograf, der für ein Fotoshooting eine Reise in die Karibik gebucht hat, wenn das Fotomodell krank wird und die Reise um eine Woche verschoben wird? Er storniert die Reise. Aber wer kommt für die entstandenen zusätzlichen Kosten auf? Gut, wenn er vor dem Vertragsabschluss an alles gedacht hat.

Wie diese Eventualitäten von vornherein geklärt werden sollen, beleuchtet das folgende Beispiel: Ein Werbetexter will für einen Betrag von 1.000 Euro plus Umsatzsteuer einer Werbeagentur eine bestimmte Textmenge anbieten sein Angebot sollte mindestens die folgenden Punkte enthalten:

• eigene Anschrift
• Anschrift der Werbeagentur
• Datum
• Betreff
• möglichst genaue Beschreibung seiner Tätigkeit (drei Seiten Broschürentext erstellen mit Abstimmung, Korrekturen über den vereinbarten Zeitrahmen kosten extra laut Tagessatz)
• spätester Abgabetermin der Texte/eventuell frühester Anfangstermin
• Notfallregelungen: Auftraggeber verschuldet Verzögerungen; Projekt platzt nach der Freigabe; Projekt platzt vor der Freigabe
• Honorar (inklusive Umsatzsteuersatz) zahlenmäßig benennen (falsch ist hier brutto 1.000 Euro, gut ist netto 1.000 Euro, besser: 1.000 Euro zuzüglich 16% Umsatzsteuer)
• Gültigkeit der Bindung an das Angebot benennen
• Unterschrift

Besonders Regelungen für das Platzen von Projekten können oft von Berufsanfängern in Verhandlungen nicht durchgesetzt werden dennoch: ein Versuch schadet nie, unterstreicht vielmehr das eigene Engagement. Nettopreise sind Preise, bei denen die Umsatzsteuer noch aufgeschlagen wird. Bruttopreise verstehen sich inklusive Umsatzsteuer.

Wie kalkuliert man den eigenen Tagessatz?

Drei Methoden haben sich in der Praxis durchgesetzt. Keiner Begründung bedarf die “Pi-mal-Daumen-Methode”. Der Preis wird je nach Kundensituation angepasst. Das geschieht oft intuitiv, etwa unter Berücksichtigung der aktuellen Wirtschafts- und Unternehmenslage, oder etwa spontan bei einem Geschäftsessen. Eine eigentliche Kalkulation liegt nicht zugrunde.

Die “Konkurrenzmethode” geht weitaus theoretischer vor: Der Unternehmer orientiert sich an dem Preis, den seine Konkurrenten im Markt erzielen. Er positioniert sich entsprechend. Der Nachteil dieser Methode besteht darin, dass der Unternehmer eventuell Aufträge durchführt, die nicht genügend Marge das ist die Handelsspanne des Unternehmers einbringen. Auch verliert der Unternehmer eventuell gute Verdienstmöglichkeiten an seine Konkurrenten. Gerade eine schlechte Wirtschaftslage zwingt viele Freiberufler dazu, unter ihrem eigentlich kalkulierten Tagessatz zu arbeiten, weil die oft arbeitslose Konkurrenz die gleiche Tätigkeit auf einem niedrigeren Kostenlevel anbietet. Unternehmer sprechen in solchen Zeiten davon, dass die Konkurrenz “den Markt mit Dumpingpreisen kaputt macht.

Mit der “Kostenmethode” orientiert sich der Unternehmer erst einmal an sich und seinen Aufwendungen. Mit Hilfe dieses individuellen Ansatzes lässt sich zumindest relativ verlässlich ein kostendeckender Mindest-Tagessatz ermitteln. Ein Beispiel für diese Berechnungsmethode:

Nadja ist freie Werbefotografin sie hat jeden Monat fixe Kosten in Höhe von 3.000 Euro für Büro, Atelier, Auto. Hinzu kommen 500 Euro für Versicherungen (Krankenversicherung, Elektronik etc.) und 500 Euro für Abschreibungen der Fotoausrüstung und Materialkosten (Weiterberechnung an Kunden). Nadja rechnet mit einer Auslastung von mindestens acht Tagen pro Monat. Um ihre Kosten zu decken, benötigt Nadja Einnahmen von 500 Euro pro Tag (4.000 Euro an acht Tagen). Da sie auch noch genügend Geld für ihr Leben braucht, kalkuliert Nadja einen Aufschlag von 200 Euro pro Tag: Das ergibt einen Tagessatz von 700 Euro und einen geplanten Gewinn (vor Steuern) pro Monat in Höhe von 1.600 Euro.

Nadja kann bei guter Auslastung Ihren Tagessatz an Kundenwünsche anpassen. Jeder Tag, den sie mehr arbeitet als in ihrer Kalkulation vorgesehen, erhöht ihren Gewinn zusätzlich um die erzielten Einnahmen.

Preisverhandlungen – die hohe Schule des Selbstständigen

Bei Preisverhandlungen geht es oft wie auf dem Basar zu: Alles scheint möglich. Beide Verhandlungspartner kennen ihre Position genau: Der potenzielle Auftraggeber besitzt einen Verhandlungsspielraum genau wie sein Gegenüber, der freie Unternehmer, der zumindest seinen minimalen Tagessatz kennt.

Es gilt die eiserne Verhandlungsregel: Wer zuerst seinen Preis nennt, verliert das Spiel. Erfahrene Verhandlungspartner wissen das natürlich und weigern sich strikt einen Preis zu nennen. Leider ist meist der Auftragnehmer, also der freie Unternehmer, der Schwächere in solch einer Situation. Er ist am Zug, er muss bildlich gesprochen die Karten auf den Tisch legen.

Hierin besteht das Dilemma: Entweder er nennt einen überhöhten “Mondpreis“, mit dem Risiko, sofort aus dem Rennen zu sein, oder er nennt seinen Minimum-Tagessatz und verliert eine große Chance nämlich seinen Profit. Freiberufler agieren wie Pokerspieler und müssen diese Gesetze der Preisverhandlungen genau kennen , wenn sie angemessen bezahlt werden wollen. Es gilt das goldene Ziel: Der Freiberufler muss immer daran denken, den bestmöglichen Preis zu erzielen. Wer sich dabei nicht wohl oder unsicher fühlt, wird es schwer haben, angemessen für seine Arbeit bezahlt zu werden und davon leben zu können.

Regeln für den Umgang mit Kunden

Allgemein lässt sich folgende Checkliste für Preisverhandlungen aufstellen:

• niemals Preiszugeständnisse beim ersten Auftrag machen
• niemals Rabatte beim ersten Auftrag einräumen
• niemals Arbeiten ohne schriftlichen Vertrag oder Auftrag
• niemals für Kunden arbeiten, die unangemessen lange (nicht mehr als sechs Wochen) offene Rechnungen haben
• Thema Umsatzsteuer nicht vergessen

Es gibt natürlich eine Reihe von Ausnahmen im Umgang mit Kunden Jungunternehmer sollten die oben erwähnten Regeln zum Selbstschutz jedoch als Guideline erst einmal strikt einhalten.

Die Rechnung – was muss da rein?

Ist der Auftrag einmal zur Zufriedenheit des Kunden erledigt, macht sich der Unternehmer an den schönsten Teil der freiberuflichen Tätigkeit die Rechnungsstellung. Doch auch hier stellen sich formale Hürden, die der Freiberufler nehmen muss, will er Verzögerungen, Ärger mit der Buchhaltung oder im schlimmsten Fall eine neue Rechnungslegung vermeiden. In jeder Rechnung sollten die folgenden Punkte enthalten sein:

• Anschriften
• Betreff
• Datum
• genaue Beschreibung der Leistung
• Preis aufgeschlüsselt
• Umsatzsteuer
• Gesamtpreis
• eigene Bankverbindung
• Zahlungsziel
• Unterschrift

Bei mehreren Rechnungspositionen, die von dem Ursprungsauftrag abweichen, sollten diese Leistungen möglichst präzise beschrieben werden. Zahlungsziele sollten Anbieter von Dienstleistungen nicht einräumen. Denn schließlich liegt die Leistungserstellung meist schon etwas zurück, und die meisten Unternehmen lassen Rechnungen von Freien Mitarbeitern ohnehin erst mal liegen. (Formulierung etwa: “Diese Rechnung ist sofort fällig, bitte überweisen Sie an das unten genannte Konto ...) Eine Unterschrift ist nicht zwingend notwendig, aber viele Auftraggeber sehen trotzdem gerne unterschriebene Rechnungen.