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wissen.de Artikel

Die Korrespondenz

Möchten Sie ansprechend schreiben? Sie können natürlich Kurse besuchen und Handbücher durcharbeiten, das kann nicht schaden. Fehlt Ihnen dafür die Zeit, gönnen Sie sich ein bisschen Muße im Alltag und eine Portion Disziplin. Lesen Sie Ihre Briefe vor dem Absenden so, als seien Sie Ihre eigenen Leser. Dann wissen Sie, ob Ihre Adressaten verstehen können, wer wann was wo warum wozu und wie getan hat oder tun soll. Und Sie erkennen, was Sie an Ihrer Art zu korrespondieren ändern sollten. In besonders kniffligen Fällen kann es auch sinnvoll sein, eine außenstehende Person Ihres Vertrauens nochmals gegenlesen zu lassen.

Die Anschrift

Nach dem DIN-5008-Typometer beginnt die Anschrift auf einem DIN A 4-Briefbogen 6 cm unterhalb des Blattrands - ideal für Fensterbriefumschläge und für die weitere Aufteilung des Bogens.

Die Anschrift für Privatpersonen im Inland enthält

  1. die Anredeform: Herrn / Frau
  2. eventuelle Titel und Grade, Vorname, Name
  3. Straße oder Postfach und Nummer
  4. Leerzeile
  5. Postleitzahl und Ort

In ausländischen Anschriften steht das Nationalitätszeichen vor der Postleitzahl und der Ort in Großbuchstaben: CH - 4051 BASEL.

"Eheleute" und das ehefrauenfeindliche "Herrn und Frau Vorname des Mannes Familienname" sind alte Zöpfe. Zeitgemäß hingegen sind:

  • "Herrn und Frau Karsten und Kirsten Kramer"
  • "Frau und Herrn Kirsten und Karsten Kramer"
  • "Herrn Karsten und Frau Kirsten Kramer"
  • "Frau Kirsten und Herrn Karsten Kramer"
  • "Frau Dr. med. Imme Koch-Huber und Herrn Professor Axel Koch"

Bei Firmen gilt:

  • das Wort "Firma" wird heute nicht mehr erwähnt: "Armin Müller & Co KG" ist richtig,
  • "z. Hd." für "zu Händen" ist out,
  • "c/o" für "care of" (in der Obhut von) ebenfalls,
  • steht die Firma in der ersten Zeile, darf eine andere als die in der zweiten Zeile erwähnte Person das Schreiben öffnen, steht die Person an erster Stelle, nicht - leider wird das nicht in allen Unternehmen berücksichtigt.

Besonderheiten:

  1. Adlige ohne Adelstitel:
    Anrede Herr / Frau
    Vorname – von o.ä. – Familienname
    also:
    "Frau
    Gisela von Stein"
  2. Adlige mit Adelstitel:
    KEINE Anrede Frau / Herr
    Vorname
    Adelsbezeichnung
    Familienname:
    "Veronika Gräfin von und zu Zitzewitz"
  3. Amts- und Mandatsträger:
    "Herrn
    Dr. Holger Mann
    Vorsitzender des Verbands der Elektrogroßhändler Südwest"
    oder
    "An den Vorsitzenden des Verbands der Elektrogroßhändler Südwest
    Herrn Dr. Holger Mann"
  4. Weibliche Amtsbezeichnungen und Titel setzen sich immer mehr durch: "Frau Professor Dr. Karin Schmidt" oder "Frau Professorin Dr. Karin Schmidt"
  5. Berufsbezeichnungen ("Rechtsanwalt") können Sie weglassen
  6. Ein "a.D." kommt nicht in direkter Verbindung mit dem Namen vor: "Herrn Bürgermeister Hugo Hempel" oder "den Bürgermeister der Stadt ABC Herrn Hugo Hempel", aber "Frau Dr. Sigrid Kurz, Oberbürgermeisterin a.D."

Die schriftliche Anrede

Bei Geschäftspost kommt vor der Anrede die Betreff-Zeile, wobei der manchmal noch übliche Vermerk "Betr.:" in der modernen Korrespondenz entfällt.

Die schriftliche Anrede

  • lautet konservativ immer noch "Sehr geehrte ...",
  • kann eine Mischform annehmen: "Sehr geehrte, liebe ...",
  • entspricht zeitgemäß unter dem Vorzeichen "Schreiben Sie, wie Sie sprechen" (siehe unten) dem mündlichen Gruß: "Guten Tag, Frau Meier" bzw. lockerer, "Hallo Herr Müller",
  • nennt - außer bei Rangunterschieden, die ein gegenteiliges Vorgehen nahelegen - die Dame vor dem Herrn,
  • enthält bei Titelhäufungen wie in der mündlichen Anrede nur den höchsten Titel; dabei schreiben Sie "Professor" aus, können "Dr." abkürzen und verzichten auf Spezifizierungen wie "h.c.", "med." oder ähnliche,
  • lässt bei Adligen mit Prädikat die Präposition aus: "Verehrte Gräfin Douglas",
  • verleiht in handschriftlicher Form dem maschinengeschriebenen Brief eine persönliche Note.

Der Text

Wenn Sie ein wenig Muße haben, machen Sie einmal folgenden Test: Duplizieren Sie einen fertigen Brief, speichern Sie das Original und bearbeiten Sie die Kopie unter der Voraussetzung, der Adressat hätte sehr, sehr wenig Zeit.

  • Kürzen Sie den Text um ein Drittel: worauf können Sie ganz verzichten? Was können Sie zusammenfassen?
  • Was können Sie zum schnelleren Erfassen des Sachverhalts wie umstellen?
  • Welches Layout, welche Hervorhebungen machen den Text lesbarer?
  • Kurze Zeilen sind übersichtlicher als lange.
  • Wählen Sie eine gut lesbare Schrifttype, z.B. Arial oder Times.
  • Größere Buchstaben fallen leichter ins Auge als kleine.
  • Gerade, fette Buchstaben sind leichter zu erfassen als kursive.
  • Einen Wechsel zwischen Groß- und Kleinbuchstaben empfindet das Auge als angenehmer als ganze Wörter in Großbuchstaben.
  • Klammern und Gedankenstriche unterbrechen den Lesefluss.
  • Ein PS wird meist nach Betreff und Anrede und vor dem Hauptteil gelesen.

Ihr Schreibstil

Floskeln ("mit vorzüglicher Hochachtung"), gestelzte Wendungen ("unter Berücksichtigung der durch Ihre geschätzte Geschäftsleitung vorgetragenen Vorgehensweise erlauben wir uns") und Füllwörter ("kurz", "eigentlich") sind nicht zeitgemäß. In der heutigen Zeit von Reizüberflutung zum einen und demokratischerem Miteinander schreiben Sie kurz und bündig, wie Sie sprechen.

  • Fach-, Fremd- und Modewörter adressatengerecht auswählen. Ist der Adressat im Internet versiert, wird er auch mit den Begriffen "Chat" oder "Browser" etwas anfangen können.
  • Vermeiden Sie Anglizismen, wenn es entsprechende deutsche Wörter gibt: "Business" statt "Geschäftsleben" kann bei konservativen Ansprechpartnern arrogant wirken.
  • Orthografie und Grammatik müssen korrekt sein. Wozu haben Sie ein Rechtschreiblexikon und einen Grammatik-Leitfaden?
  • Keine Fremdwörter verwenden, deren Bedeutung Sie sich nicht hundertprozentig sicher sind. Entsprechende Lexika gibt es genug!
  • Halten Sie die Perspektive des Verfassers durch: keine Mischung von "wir" und "ich".

Die Schlussformel

Sie sollte dem Gesamtton Ihres Texts entsprechen.

  • Gängig ist "Mit freundlichen Grüßen".
  • "Hochachtungsvoll" ist sehr distanziert, wird oft sogar als ironisch betrachtet.
  • Zum persönlichen Brief passt ein persönlicher Gruß: Entsprechendes zu "Mit hoffnungsvollen Grüßen an die Alster" lesen Sie immer häufiger.
  • "mfg" ist unmöglich. Es signalisiert nur eines: Zeit nehmen Sie sich für Ihren Briefpartner nicht. Warum legen Sie sich keine Textbausteine an?
  • Sehr persönlich wirkt ein entsprechend der Anrede von Hand verfasster Gruß.
  • Bei einem Beileidsschreiben fällt eine Schlussformel weg.

Das Fax

In vielen Fällen hat die elektronische Korrespondenz das Faxen ersetzt, als Zwischending zwischen Brief und E-Mail hat es aber noch seine Berechtigung, vom Ärger über die über Nacht eingehende unliebsame Werbung einmal abgesehen.

Die Spielregeln für den Faksimile-Verkehr:

  • Offizielle Mitteilungen haben im Faxgerät nichts zu suchen. Gratulationen, die ernst genommen werden wollen, ebenso wenig.
  • Kondolieren können Sie würdig nur handschriftlich auf persönlichem Papier.
  • Die Vertraulichkeit ist nicht verbürgt.
  • Auch die Rechtswirksamkeit ist es nicht.
  • Die Lesbarkeit ist erst ab einer 14 Punkt-Schrift garantiert - wichtig für Ziffern und Zahlen!
  • Wenn Sie ein Fax abschicken, prüfen Sie die gewählte Rufnummer auf dem Sendebericht nochmals, um sicher zu gehen, dass Sie sich nicht vertippt haben und Ihr Fax bei einem völlig anderen Empfänger gelandet ist.
  • Irrläufer bitte zurückschicken.

E-Mail

"Chefs mailen anders", haben die Soziologen ermittelt. Abgesehen davon, dass sie meinen, auf die Korrektur von Tippfehlern verzichten zu dürfen, nutzen sie die ursprünglichen Vorzüge dieses Mediums häufiger als andere User: Sie schreiben kurz, bündig, übersichtlich. Auf Emoticons und Bildmarken verzichten Führungskräfte der höheren Etagen.

Grundsätzlich unterscheiden sich die herkömmliche Post und E-Mails nicht sehr voneinander. Auch in den Neuen Medien sollte ein gewisses Maß an Höflichkeit erhalten bleiben.

Füllen Sie stets die Betreffzeile aus. So kann der Empfänger Ihr Anliegen auf den ersten Blick erkennen.

Tipp-, Rechtschreib- oder Grammatikfehler sind auch im Netz verpönt. Auch wenn Sie häufig sehen, dass andere Nutzer nur Kleinschreibung verwenden, heben Sie sich positiv ab indem Sie sich an den Duden halten. Die meisten E-Mail-Programme verfügen sowieso über eine Funktion zur Rechtschreibprüfung.

Das Internet ist ein schnelles Medium; deshalb erwartet der Absender eine schnelle Antwort von Ihnen: Auch wenn Sie die Frage noch nicht abschließend beantworten können oder die Zeit knapp ist, schreiben Sie einen kurzen "Zwischenbescheid".

Nutzen Sie die Möglichkeit, die E-Mail, die Sie beantworten zu zitieren.

Per E-Mail können Sie auch Dateien, Programme, Bilder oder Videos versenden. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie keine unnötigen Attachments verschicken, denn das kostet Zeit und Geld beim Empfänger. Komprimierungsprogramme helfen, die Datenmenge ein wenig einzudämmen.

Öffnen Sie keine Datei-Anhänge von unbekannten Versendern und seien Sie auch bei solchen von bekannten Personen vorsichtig. Sie könnten Viren enthalten.

Vertrauliche E-Mails sollten immer verschlüsselt versandt werden, da sie sonst wie eine Postkarte offen im Netz weitergeleitet werden. Die am meisten verwendete Software hierzu heißt "Pretty Good Privacy" (PGP) und kann aus dem Internet kostenlos heruntergeladen werden.

Prüfen Sie vor dem Abschicken, ob die Adresse richtig eingegeben ist.

Private E-Mails haben auf Ihrem Firmenaccount nichts verloren. Es könnte sein, dass Ihr Chef mitliest. Besser: richten Sie sich ein privates E-Mail-Konto bei einem Freemail-Anbieter ein. Das ist kostenlos und diskret.

Nutzen Sie alle Möglichkeiten, sich positiv von andern zu abzuheben. Das ist im Kundenkontakt nicht gerade unbedeutend.

Elisabeth Bonneau
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