Forderungsmanagement

Vorsorge gegen Forderungsausfälle

Viele Unternehmen räumen ihren Kunden Zahlungsziele ein und werden damit zum Kreditgeber für diejenigen, die ihre Waren und Leistungen abnehmen (Lieferantenkredit). Problematisch ist, dass sich Unternehmen dabei häufig nicht wie professionelle Kreditgeber verhalten. Für den Erfolg eines Unternehmens ist es aber wichtig, diese Forderungen als wichtige und kritische Ansprüche zu behandeln. Daher sollten Sie organisatorisch Vorsorge treffen.

Kreditprüfung

Prüfen Sie die Kunden, denen sie Zahlungsziele einräumen möchten, vor Abschluss von Lieferverträgen. Greifen Sie dabei auf alle verfügbaren Informationen zurück, die eine Bewertung der Kundenbonität erlauben. Kunden mit unzureichender Bonität sollten Sie keinen Kredit einräumen. Bonitätsauskünfte sind nicht teuer. Kosten: ca. 20 Euro.

Sorgfältige Einräumung von Zahlungszielen

Verkaufen Sie Ihre Leistung nicht über großzügige oder branchenunübliche Zahlungsziele. Bieten Sie Ihren Kunden vielmehr Anreize in Form von Skonti, möglichst rasch zu zahlen. Bei größeren Kreditbeträgen sollten Sie Sicherheiten (z.B. Bankbürgschaften) schaffen. Kalkulieren Sie in jedem Fall Ihre eigenen Kosten, die durch den Lieferantenkredit entstehen, in den Angebotspreis ein.

Zügige Rechnungsstellung

Wenn Sie Ihre vereinbarte Leistung erbracht haben, zögern Sie nicht damit, unverzüglich Ihre Forderung in Rechnung zu stellen. Achten Sie dabei auf korrekte und vollständige Aufzählung Ihrer erbrachten Leistungen und stellen Sie sicher, dass die jeweils vereinbarten Preise in Rechnung gestellt werden. Jede Ungenauigkeit, jeder Fehler in Ihrer Rechnung kann von Ihrem Kunden dazu genutzt werden, die Zahlung hinauszuschieben oder zu verweigern.

Überwachung der Zahlungseingänge

Stellen Sie sicher, dass Zahlungstermine und Zahlungsbeträge in Ihrem Rechnungswesen genauestens überwacht werden. Ihr Kunde erwartet von Ihnen pünktliche Lieferung. Verlangen Sie von Ihrem Kunden daher auch die Einhaltung der Zahlungsziele.

Organisation des Mahnwesens

Das Bürgerliche Gesetzbuch (§ 286) bestimmt, dass Schuldner auch ohne Mahnung bereits 30 Tage nach Rechnungserhalt in Verzug geraten. Für Verbraucher gilt dies nur, wenn sie auf diese Folge in der Rechnung hingewiesen wurden. Um Ihren Zahlungsanspruch zu realisieren, sollten Sie Ihren Kunden dennoch an den Ausgleich Ihrer fälligen Rechnungen erinnern. Bevor Sie Ihren Kunden die erste Mahnung schicken, sollten Sie intern prüfen, ob Sie Ihre Leistung wie vereinbart erbracht haben: Ist die Lieferung vollständig erfolgt? Liegen berechtigte Reklamationen vor? Wann ist die korrekte Rechnung an den Kunden versandt worden? Liegen Buchungsfehler vor? Welches Zahlungsziel wurde eingeräumt?

Planung der Ein- und Auszahlungen

Bedenken Sie, dass säumige Zahler Ihre Existenz gefährden können. Planen Sie daher Ihre Finanzen sorgfältig. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung die Zahlungen aus Kundenforderungen nicht zu optimistisch. Untersuchungen des Zahlungsverhaltens in Deutschland haben ergeben, dass bei einem vereinbarten Zahlungsziel von durchschnittlich 25 Tagen ein durchschnittlicher Zahlungseingang erst nach 46 Tagen erfolgt. Von diesen Durchschnittswerten können im Einzelfall erhebliche Abweichungen auftreten. Ermitteln Sie daher die durchschnittliche Zahlungsfrist Ihrer eigenen Forderungen und berücksichtigen Sie diese bei Ihrer Finanzplanung.

Forderungen

Der durchschnittliche Forderungsbestand deutscher Unternehmen beträgt nach aktuellen Zahlen der Deutschen Bundesbank rund 32 Prozent der Bilanzsumme oder 22 Prozent des Jahresumsatzes. Diese Vermögensposition muss man erst einmal finanzieren. Sprechen Sie deshalb frühzeitig mit Ihrer Hausbank darüber. Warten Sie damit nicht, bis Sie selbst aufgrund der hohen Forderungsbestände Ihre verfügbare Kreditlinie vollständig ausgeschöpft haben. Es wird Ihnen schwer fallen, erweiterte Kreditlinien zu erhalten, wenn Sie nicht liquide sind.

Wenn Ihre Mahnungen nicht zum gewünschten Erfolg geführt haben, zögern Sie nicht, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Drohen Sie dies in einer dritten schriftlichen Mahnung an. Zahlt der Kunde auch dann nicht, beauftragen Sie ein professionelles Inkassoinstitut mit der Realisierung Ihrer Forderung. Je länger Sie mit diesem Schritt warten, desto unwahrscheinlicher wird es, dass Sie Ihr Geld bekommen.

Wenn die Kunden nicht zahlen

Welche konkreten Gefährdungspotenziale drohen, wenn die Kunden nicht zahlen, hat eine Umfrage des Verein Creditreform unter 5.115 Unternehmern in Ost und Westdeutschland ermittelt. Demnach lassen sich Kunden viel Zeit, ihre Schulden zu bezahlen. Zwar hat man sich insgesamt auf die veränderten Zahlungsbedingungen eingestellt, die sich nach dem Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen ergeben haben. Angesichts der insgesamt prekären Finanzsituation vieler mittelständischer Unternehmen beurteilen die allermeisten Unternehmen auch Zahlungsfristen, die zwischen 30 und 60 Tagen liegen, als nicht akzeptabel. Besonders schlechte Noten geben die befragten Baubetriebe in Ost und West: Rund 16 Prozent in den alten und fast 36 Prozent in den neuen Bundesländern geben an, dass die Zahlungsweise der Kundschaft in diesem Bereich mangelhaft bis ungenügend ist.

Öffentliche Hand

Wichtig ist dabei allerdings, zwischen privaten und öffentlichen Kunden zu unterscheiden. Die Öffentliche Hand - und zwar sowohl Kommunen als auch Länder und Bund - lassen sich im Schnitt mehr Zeit damit, Rechnungen zu begleichen als private Gläubiger. Dabei ist die Zahlungsmoral der öffentlichen Auftraggeber in Ostdeutschland nicht viel schlechter als der im Westen. Immerhin werden die Zahlungsfristen bei Ausschreibungen und Auftragserteilung genau festgelegt. Das heißt: Mittelständler können und müssen diese Zeiträume bei Preisgestaltung und Liquiditätsplanung fest einplanen. Viel problematischer sind trotz durchschnittlich kürzerer Fristen die überfälligen Zahlungen privater Kunden. Sie kommen nicht nur unerwartet spät; nicht selten kommen sie überhaupt nicht, vor allem dann, wenn Kunden insolvent sind.

Forderungsausfälle

Die Zahl der Unternehmen, die durch Insolvenzen ihrer Kundschaft auf ihre Forderungen verzichten müssen, ist ebenfalls angestiegen: In Ostdeutschland haben rund 36 Prozent, im Westen rund 17 Prozent Forderungsverluste von über einem Prozent ihres Umsatzes hinnehmen müssen. Auch hier ist das Baugewerbe am stärksten betroffen: in Westdeutschland fast 27 Prozent der befragten Unternehmen, im Osten sogar rund 52 Prozent.

Mahnwesen

All zu viele Unternehmen haben keine oder nur eine mangelhafte Debitorenbuchhaltung. Dazu kommt, dass sich viele Gläubiger aus Angst, Kunden zu vergraulen, scheuen, Forderungen einzutreiben. Umgekehrt gilt aber: Fehlt ein effektives Mahnwesen oder bleiben die Zahlungsaufforderungen zu zurückhaltend, geht das Geld vielleicht trotz des neuen Gesetzes zur Beschleunigung fälliger Zahlungen verloren.

Verschaffen Sie sich ausreichende Kenntnisse über die Bonität (Zahlungsfähigkeit und -verhalten) Ihrer Kunden und aktualisieren Sie diese regelmäßig.

Regeln Sie in Verträgen eindeutig, wann Zahlungen fällig sind. Das gilt auch für eventuell verspätete Zahlungen.

Stellen Sie sofort nach Warenlieferung bzw. Auftragserledigung Ihre Rechnung. Legen Sie genau fest, bis wann der Rechnungsbetrag eingegangen sein soll.

Senden Sie nach Ablauf der gesetzlichen oder vereinbarten Zahlungsfrist (in der Regel 30 Tage) zunächst ein freundliches Erinnerungsschreiben.

Bleibt das Erinnerungsschreiben ohne Erfolg, müssen Sie mahnen. Die Mahnung muss darlegen, dass eine Zahlung laut Gesetz oder Vertrag in Verzug ist. Sie muss ein genaues Datum angeben, bis wann die überfällige Zahlung erfolgt sein muss. Die übliche Frist beträgt 14 Tage, zahlbar an einem Werktag. Bleibt die erste Mahnung erfolglos, verschicken Sie eine zweite Mahnung. Sie muss ebenfalls ein genaues Datum angeben, bis wann die überfällige Zahlung endgültig erfolgt sein muss - üblicherweise beträgt diese Frist 10 Tage und wird ebenfalls an einem Werktag fällig. Sie sollte Konsequenzen androhen.

Wenn der Kunde nicht zahlt, informieren Sie zuerst Ihren Außendienst oder Verkauf. Eventuell sollten Lieferstop oder Lieferung nur noch gegen Vorkasse die Folge sein. Dann müssen Sie das weitere Vorgehen gegenüber dem Schuldner planen. Betreiben Sie internes Mahnwesen, sollten Sie einen Mahnbescheid erwirken; bei externem Mahnwesen ein Inkassounternehmen bzw. einen Rechtsanwalt beauftragen.

Checkliste Kunden-Bonität

Interne Informationsquellen

Bereits im eigenen Betrieb können Sie Informationen erhalten, wie es um die Zahlungsmoral von Kunden bestellt ist.

Rechnungswesen
Die Buchhaltung sollte mit dem Zahlungsverhalten bereits bestehender Kunden vertraut sein:

• Welches vereinbarte Zahlungsziel nimmt der Kunde in Anspruch?
• Überschreitet er das Zahlungsziel? Wenn ja, wie oft und wie lange?
• Stellt der Kunde Antrag auf spätere Zahlung?
• Waren oder sind Inkassomaßnahmen notwendig?

Verkauf
Der Innen- und Außendienst hat ebenfalls Kenntnisse über die Kunden. Kritische Signale sind hier:

• Hohe Lagerbestände,
• Schlechter Zustand der Maschinen,
• Nicht ausgelastete Kapazitäten,
• Schmale Angebotspalette,
• Schlechtes Image der Produkte,
• Zögerliche Reaktionen auf Konkurrenz,
• Erhöhte Rabatte, Nachlässe, Sonderangebote,
• Wenige Kunden,
• Tipp: Außendienst für die Früherkennung von Kreditrisiken schulen.

Checkliste Kundenbonität

Externe Informationsquellen

Wo im eigenen Haus keine Kenntnisse über bonitätsrelevante Daten vorliegen, müssen Sie sich der Hilfe externer Dritter bedienen.

Wirtschaftsauskunfteien
Hier können Sie folgende Informationen einholen:

• Haftungslage
• Eigenkapitalausstattung
• Auftragslage
• Bilanzdaten

Bankenauskünfte
Bei der Hausbank können Sie über juristische Personen und im Handelsregister eingetragene Kaufleute folgende Auskünfte erhalten:

• Auftragslage
• Überziehungen

SCHUFA-Auskünfte

• Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit
• Mahnbescheide, Vollstreckungsbescheide (nur an Vertragspartner)
• Jahresabschlüsse
• Veröffentlichungen von Kapitalgesellschaften

Factoring

Mit Factoring wird der Verkauf von (Kunden-)forderungen durch den Unternehmer an einen Factor unter Einbeziehung oder Ausschluss des Delcredererisikos bezeichnet. Das Factoring kann drei Funktionen umfassen:

• Finanzierungsfunktion: Der Factor (Zessionar) bevorschusst die Forderung.
• Delcrederefunktion: Der Zessionar übernimmt das Ausfallrisiko,
• Dienstleistungsfunktion: Der Zessionar übernimmt die Kontokorrentverwaltung und das Mahnwesen für das Unternehmen.

Als Finanzierungsinstrument interessieren zwei besondere Arten:

• das echte Factoring, bei dem der Factor neben der Finanzierungsfunktion auch das Ausfallrisiko übernimmt,
• das unechte Factoring, bei dem der Factor das Ausfallrisiko nicht übernimmt.

Beim echten Factoring handelt es sich um einen Forderungsverkauf gem. § 437 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Der Unternehmer haftet nur für den rechtlichen Bestand, nicht jedoch für die Bonität der Forderung.

Beim unechten Factoring handelt es sich nur um eine Bevorschussung der Forderung. Es liegt kein Kauf vor, sondern ein Kreditgeschäft. Die vereinbarte Forderungsabtretung hat den Charakter einer Sicherheitsleistung seitens des Unternehmers. Für die Planungsrechnung hat die Beurteilung der Forderung weitreichende Konsequenzen. Beim echten Factoring wird Bank gegen Forderung getauscht, beim unechten findet eine Zuführung von Verbindlichkeiten gegenüber dem Factor statt.

Für die Übernahme der Forderungen verlangt der Factor bankübliche Zinsen. Beim echten Factoring kommen Delcrederegebühren hinzu, die je nach Bank stark schwanken können.