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Gesprächsarten

Angenommen, Sie haben auf der Besuchercouch im Vorzimmer Ihres möglicherweise zukünftigen Chefs Platz genommen und warten, dass ein Mitarbeiter Sie in dessen Büro bittet. Ihre Handinnenflächen werden langsam feucht, weil sich Ihre Vorfreude in Nervosität und Unsicherheit verwandelt, je näher der entscheidende Termin rückt. Sie haben sich gut vorbereitet und dabei wichtige Informationen über das Unternehmen und über die ausgeschriebene Position im Vorfeld recherchiert. Selbstverständlich wissen Sie auch, was Sie von Ihrem Gegenüber wissen wollen: Ihr Fragekatalog steht.

Ein oder zwei Vorstellungsgespräche?

Doch auf einmal fällt Ihnen ein, dass Sie eins nicht wissen: nämlich, ob Ihr Gesprächspartner nur einmal mit Ihnen sprechen wird, bevor er sich entscheidet. Oder ob er ein zweites Gespräch plant, bevor die Entscheidung fällt. In der Einladung fand sich hierzu kein Hinweis und leider haben Sie auch vergessen, vorab nachzufragen. Das ist mehr als Pech. Denn den Erfolg im Rahmen einer Vorstellung macht entscheidend mit aus, dass Sie die Strategie Ihres Gesprächspartners zumindest grob einschätzen können. Und dazu ist es eben wichtig zu wissen, wie oft er sich mit Ihnen treffen möchte.

Gibt es nur ein Vorstellungsgespräch, müssen Sie logischerweise alle wichtigen Fragen an Ihr Gegenüber loswerden. Umgekehrt möchte auch Ihr Gesprächspartner in diesem Zeitraum einiges von Ihnen wissen. Das kann vergleichsweise anstrengend werden. Oder aber das Gespräch läuft mangels großem Engagement und Interesse einer oder beider Seiten eher oberflächlich ab. Falls es zwei Gespräche gibt, kann Ihr Gesprächspartner Ihnen eher auf den Zahn bohren, er hat einfach länger Gelegenheit dazu. Auf der anderen Seite bieten auch Ihnen diese "Treffen mit Tiefgang" die Chance, Ihre Entscheidung für oder gegen das Unternehmen sorgsam abzuwägen.

Wie viel Gesprächsrunden sind wahrscheinlich?

Für den Verlauf eines Vorstellungsgesprächs gibt es kein Schema F, an das sich jeder Personalentscheider hält. Es gibt wohl einige Regeln, die mehr oder minder für jedes Gespräch dieser Art gelten. Eine, die sich auf die Anzahl der Gespräche bezieht, lautet: Je höher die zu vergebende Position im Untenehmen angesiedelt ist, umso wahrscheinlicher, dass das Auswahlverfahren intensiv und aufwändig verläuft. Denn eine Fehlbesetzung will ein Unternehmen bei Führungspositionen logischerweise vermeiden. Ein Fehlgriff auf einer niedrigen Hierarchieebene lässt sich zumindest leichter verschmerzen. Bevor Sie nun lange rätseln, ob die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, eher zu der einen oder anderen Kategorie Job gehört, fragen Sie besser direkt vor dem entscheidenden Termin nach, wie viel Gesprächsrunden Ihr Partner geplant hat.

Klar ist, dass ein mehrstufiges Vorstellungsgespräch für Sie auch mehr Aufregung und Vorbereitungsarbeit bedeutet. Schließlich müssen Sie nicht einmal zur richtigen Zeit mit Ihrem Wissen und Ihrer Persönlichkeit glänzen, sondern gleich mehrmals. Auf der anderen Seite gibt Ihnen das Vorgehen in mehreren Etappen natürlich auch Gelegenheit, den positiven Eindruck aus dem ersten Gespräch zu verstärken. Nutzen Sie also die Gelegenheit.

Wichtig für Ihr Vorgehen: den einen, immer wiederkehrenden Ablauf eines zwei- oder noch mehrstufigen Vorstellungsgesprächs gibt es nicht. Genauso wenig wie der Verlauf eines klassischen Vorstellungsgesprächs im einzelnen festgelegt ist, findet das bei der Vorstellung in mehreren Etappen statt. Letztlich ist es dem Gusto Ihres Gegenübers überlassen, wie die einzelnen Vorstellungsschritte aussehen. Möglicherweise findet das zweite Gespräch mit demselben Gesprächspartner statt wie das erste. Oder aber Sie sitzen in der zweiten Gesprächsrunde anderen Gesprächspartnern gegenüber. Auch die Form der zweiten Gesprächsrunde kann - von Unternehmen zu Unternehmen - variieren. Das zweite Gespräch kann auf den Ergebnissen des ersten aufbauen. Oder es geht dabei nur noch um die Verhandlung einiger wichtiger arbeitsrechtlicher Punkte sowie um die Gehaltshöhe. Andere Firmen wiederum gestalten die zweite Runde in Form eines Assessment-Centers. Entspannt zurücklehnen können Sie sich hingegen, wenn es in der Hauptsache um das Kennenlernen des Unternehmens, der neuen Kollegen und des Arbeitsplatzes geht.

Erstes Gespräch

Je höher die zu besetzende Stelle, umso genauer wird das Unternehmen versuchen, zu "sieben". Die erste Runde dieses Auswahlverfahrens, den Check der schriftlichen Bewerbungsunterlagen, haben Sie bereits überstanden. Trotzdem müssen Sie sich darüber im klaren sein, dass noch jede Menge Bewerber mit im Rennen sind.

Naturgemäß wird das Unternehmen, das den Traumjob zu vergeben hat, alle Kandidaten, die für diesen Job in Frage kommen, einladen. Klar ist auch, dass Ihnen als Bewerber Ihr Gegenüber mehr Aufmerksamkeit entgegen bringen wird als bei dem einmaligen klassischen Vorstellungsgespräch. Das liegt alleine schon am Faktor Zeit. Je nach Betrachtungsperspektive haben Sie bei einem zweistufigen Vorstellungsgespräch doppelt so viel Zeit, einen guten Eindruck von Ihrer Persönlichkeit zu vermitteln. Es gibt aber auch doppelt so viele Fallstricke.

Angenommen, Sie wollen Ihre Chance nutzen: Dann sollten Sie sich eine ausgeklügelte Strategie und Taktik zurecht legen, damit Sie den "Vorstellungsmarathon" gut überstehen.

Bei einer zweistufigen Vorstellung ist das zweite Gespräch keine Wiederholung des ersten. Vielmehr wird der Inhalt eines klassischen Vorstellungsgesprächs auf zwei Termine aufgeteilt: Im ersten Gespräch liegt der Schwerpunkt meist auf den inhaltlichen Aspekten, die mit der zu besetzenden Stelle zusammenhängen. Im zweiten Gespräch konzentrieren sich die Teilnehmer dann auf formale Fragen, wie das Gehalt, den Einstiegszeitpunkt, Dauer der Probezeit und anderes.

Doch der Reihe nach. Im ersten Vorstellungstermin wird es im Kern um die Position und Aufgabenstellung des neuen Stelleninhabers gehen. Fragen Sie danach, ob die Position bereits existiert oder ob es sich um eine neugeschaffene Stelle handelt. Bereiten Sie für die erste Vorstellung einige Fragen vor, so dass Ihr Gesprächspartner erkennen kann, was Sie an dem Posten besonders interessiert. Die Fragen unterscheiden sich nicht von denen, die Sie auch in einem klassischen Vorstellungsgespräch stellen würden. Fragen Sie insbesondere nach einer Stellen- oder Aufgabenbeschreibung. Auch damit zeigen Sie, dass Sie nicht nur ein blindwütiger Karrierist sind, der unter allen Umständen nach oben will, sondern sich für die Tätigkeit als solche interessieren. Positiv werten wird der Gesprächspartner ebenfalls, wenn Sie genaueres über Ihre Entwicklungsmöglichkeiten als möglicher neuer Stelleninhaber, aber auch über das Potenzial des Unternehmens wissen wollen.

Vor allem in Führungspositionen geht es auch häufig um die Frage, ob mit der neuen Tätigkeit Einsätze an wechselnden Orten oder sogar im Ausland verbunden sind. Erfordert dies der Job und der Bewerber ist nicht bereit, seine Heimat zu verlassen, macht eine zweite Vorstellungsrunde keinen Sinn. Überhaupt wird Ihr Gesprächspartner im ersten Gespräch alles ausloten wollen, was als unbedingtes Muss für den neuen Stelleninhaber gilt. Beispiel: Erfordert der neue Job ein hohes Maß an Organisationsvermögen, darf sich der Bewerber nicht als phlegmatisch oder gar chaotisch erweisen. Das würde das sichere Aus in der ersten Runde bedeuten.

Fachliche, aber auch persönliche und soziale Kompetenz sowie Leistungsmotivation und -fähigkeit werden ebenso im Mittelpunkt des ersten Gesprächs stehen wie die Motive für den Stellenwechsel. Klar, dass auch der berühmte erste Eindruck zählt. Falls Sie sich nicht sympathisch sind, wird es mit großer Wahrscheinlichkeit auch kein Wiedersehen geben.

Zum Schluss der ersten Runde sollten Sie sich in jedem Fall erkundigen, wie es weitergeht. Fragen Sie nach dem weiteren Verlauf und vor allem, bis wann Sie mit einer Entscheidung rechnen dürfen.

Zweites Gespräch

Viele Bewerber meinen, dass Sie nach der ersten Vorstellungsrunde den schwierigsten Teil des Bewerbungsmarathons hinter sich gebracht haben und irren mit dieser Meinung. Zwar sind Sie als Teilnehmer dieser Runde in der engeren Auswahl. Allerdings ist es falsch zu glauben, dass Ihr Gesprächspartner Sie bereits ausgewählt und den Arbeitsvertrag unterschriftsreif vorbereitet hat.

In aller Regel sind nach dem ersten Gespräch noch mehrere, wenn auch weniger Kandidaten als in der ersten Runde, im Rennen. Und auch wenn es in dieser Runde meist um Formales rund um die neue Stellenbesetzung geht, heißt das nicht, dass diese Themen die allein entscheidenden sind. Das zweite Gespräch kann auch das definitive Einstellungsgespräch sein. In diesem Fall sind die Würfel zu Ihren Gunsten gefallen und jetzt soll nur noch das Wie und Wann der Zusammenarbeit besprochen und einvernehmlich geklärt werden.

Doch nicht jedes zweite Vorstellungsgespräch muss zwangsläufig so ablaufen. Auch hier hängt der genaue Ablauf einmal mehr von Ihrem Gesprächspartner ab. Handelt es sich dabei um denselben wie aus dem ersten Gespräch? Dann haben Sie möglicherweise leichtes Spiel. Hier wird es in der Tat darum gehen, weitere Einzelheiten zur Position zu besprechen, das Unternehmen und die zukünftigen Kollegen kennen zu lernen.

Oder sitzen Sie im zweiten Gespräch jemand anderem gegenüber. Dann heißt es "Neues Spiel, neues Glück". Den guten Eindruck aus dem ersten Gespräch müssen Sie ein zweites Mal rüberbringen. Vorschusslorbeeren von seiten Ihres ersten Gesprächspartners helfen hierbei nur bedingt weiter.

Oder hat Ihr Gesprächspartner aus der ersten Runde einen weiteren, Ihnen noch unbekannten Mitarbeiter als (Mit-) Entscheider in den zweiten Termin mitgebracht? Dann ist es wahrscheinlich, dass Ihre Gesprächspartner in diesem zweiten Termin auf den Ergebnissen des ersten Gesprächs aufbauen und in die Tiefe gehen wollen.

Entweder hat Ihr Gesprächspartner im ersten Schritt festgestellt, dass Sie zu seinem Unternehmen passen und er will jetzt herausfinden, inwieweit Sie den fachlichen Anforderungen entsprechen. Oder, was wahrscheinlicher ist, die Reihenfolge verläuft anders herum. Ihr Gesprächspartner hat festgestellt, dass Sie fachlich qualifiziert sind und will Sie jetzt persönlich näher kennen lernen.

Solche Gespräche zum persönlichen Kennen lernen, die manchmal ins unbedarfte Plaudern abdriften können, bergen meist mehr Klippen, als ein von Fragen zum beruflichen Werdegang und zur fachlichen Eignung geprägtes Einstellungsgespräch. Fragen wie "Mit welchen Menschen arbeiten Sie am liebsten zusammen?" oder "Was erwarten Sie von Ihrem Vorgesetzten?" können völlig harmlos gemeint sein. Doch das ist eher die Ausnahme. Wenn Ihnen zu diesen Fragen nichts oder etwas völlig anderes, als der Fragende erwartet, einfällt, könnte das zum Fallstrick im Auswahlverfahren werden.

Auf das zweite Gespräch sollten Sie sich ebenso gründlich wie auf das erste vorbereiten. Fragen Sie frühzeitig nach, wer Ihre Gesprächspartner sein werden. Versuchen Sie herauszufinden, welche Position Ihr Gesprächspartner innerhalb des Unternehmens hat. Auch daran können Sie die grobe Richtung möglicher Fragen im zweiten Gespräch ablesen. Je höher die Position, umso weniger wird es um Ihren beruflichen Werdegang und Ihre Facheignung gehen. Vielmehr sind dann "philosophische Fragen und Themen" nach dem Motto "Warum wollen Sie eigentlich bei uns arbeiten" oder "Beschreiben Sie doch mal den Grad Ihres Ehrgeizes"; an der Tagesordnung.

Falls nach diesem zweiten Gespräch kein weiteres folgen wird, kennen Sie auch schon das voraussichtlich letzte Thema dieser Runde: das Gehalt sowie die Arbeitsbedingungen. Hierzu können Sie sich bestens vorbereiten, indem Sie sich vorab gründlich überlegen, was Sie erwarten und was Sie mindestens erreichen wollen.

Gruppengespräch – keine Angst vor großen Runden

Angenommen, Ihnen sitzt während des Vorstellungsgesprächs nicht nur ein Mitarbeiter des Unternehmens gegenüber. Statt dessen blicken Sie beim Betreten des Besprechungszimmers in zwei oder gar noch mehr Augenpaare. Auch das ist keine Seltenheit. Denn viele Vorstellungsgespräche, selbst wenn es um die Besetzung einer Sachbearbeiterstelle geht, werden regelmäßig von zwei Personen auf Seiten des Unternehmens durchgeführt: einem Vertreter aus der Personalabteilung sowie Ihrem möglicherweise künftigen Fachvorgesetzten.

Stolperfalle Überraschungseffekt

Auf den ersten Blick ist das Kräfteverhältnis also ungleich verteilt. Und so manchem Bewerber ist beim Anblick von zwei Fragenstellern auch schon das Herz etwas tiefer gerutscht. Doch Ursache für eine solche Reaktion ist meist der Überraschungseffekt. Wer nicht damit rechnet, bekommt schnell das Gefühl, dass er unterlegen ist. Ganz unabhängig von seiner Eignung und seiner Persönlichkeit, die möglicherweise für ihn als neuen Stelleninhaber sprechen.

Wer sich allerdings schon während der Vorbereitungsphase darüber im Klaren ist, dass er es bei diesem Termin möglicherweise mit mehreren Personen auf der anderen Seite zu tun hat, wird diesen Überraschungsschreck nicht erleben.

Vielmehr sollten Sie mit einer solchen Situation souverän umgehen. Wenn Sie einen guten Eindruck hinterlassen, tun Sie das möglicherweise gleich bei zwei Entscheidungsträgern. Das kann Ihre Chancen auf Einstellung leicht verdoppeln.

Personalverantwortlicher und Fachvorgesetzter

Damit Ihnen das gelingt, versuchen Sie herauszufinden, welche Rollen die einzelnen Personen jeweils im Rahmen des Vorstellungsgesprächs spielen. Zum guten Ton gehört es, dass sich beide mit Namen und ihrer Funktion innerhalb des Unternehmens vorstellen. Falls die Aufteilung wie oben beschrieben ist, also ein Personalverantwortlicher und ein Fachvorgesetzter das Gespräch führen, können Sie abschätzen, auf was es Ihrem jeweiligen Gesprächspartner ankommt.

Der Fachvorgesetzte will wissen, ob Sie den fachlichen Anforderungen genügen. Ihm geht es um Inhaltliches. Der Mitarbeiter aus der Personalabteilung muss eher Formales klären, beispielsweise wann Sie im neuen Unternehmen anfangen könnten. Er kann - meist auch aufgrund seiner Routine im Umgang mit Vorstellungsgesprächen - auch eher herausfinden, ob Sie zum Unternehmen passen.

Befrager-Team

Ob Sie ein eingespieltes Befrager-Team vor sich haben, können Sie schnell herausfinden. Bei einem solchen Team sind die Fragen vorher abgestimmt, das Gespräch verläuft strukturiert. Sie können erkennen, welche Rolle der einzelne in dieser Situation hat. In einem solchen Fall wird die Gesprächsatmosphäre eher entspannt und freundlich verlaufen.

Haben Sie jedoch den Eindruck, dass Sie wahllos "Unter Beschuss genommen" werden, spricht das eher dafür, dass die Befrager nur zufällig und vielleicht auch widerwillig in diesem Termin gelandet sind. Eine solche Gesprächssituation kann unangenehm werden. Vor allem ist sie aber mit einiger Sicherheit ein Spiegelbild der Atmosphäre in diesem Unternehmen und damit ein Anlass für Sie, sich noch einmal genau zu überlegen, ob Sie dort arbeiten wollen.

Der stille Zuhörer

Es gibt noch eine dritte Variante, wenn das Gespräch zu zweit oder mehreren Personen stattfindet: Einer aus der Runde der Unternehmensmitarbeiter hat die Rolle des stillen Zuhörers übernommen. Für Sie als Bewerber ist es in dieser Situation sicher schwierig einzuschätzen, welche Rolle dieser jemand spielt. Sie sollten allerdings akzeptieren, dass er sich nicht aktiv an dem Gespräch beteiligt. Um ihn dennoch mit einzubeziehen, wenn auch nur indirekt, sollten Sie von Zeit zu Zeit den Blickkontakt zu ihm suchen. Das gilt im Übrigen im Umgang mit allen Beteiligten. Nichts ist schlimmer, als wenn Sie während eines Vorstellungsgesprächs ständig einen imaginären Punkt an der Wand anpeilen und damit auf andere im Raum völlig entrückt wirken.

Zu einem guten Kommunikationsverhalten gehört es schließlich, seine Aufmerksamkeit, also Blickkontakt und direkte Ansprache, nach Möglichkeit auf alle Beteiligten gleich zu verteilen.

Vorstellungsgespräch mit einem Personalberater

Heutzutage ist es keine Seltenheit mehr, dass Ihr erster Kontakt nicht mit einem Mitarbeiter des Unternehmens, in dem die Stelle zu besetzen ist, sondern mit einem Personalberater statt findet.

Möglicherweise haben Sie den Weg über den Personalberater gesucht und ihn über Ihre Qualifikationen und Ihren Traumjob in Kenntnis gesetzt. Der "Job-Makler" vermittelt nun den Kontakt zu einem geeigneten Unternehmen.

Wahrscheinlicher ist jedoch der umgekehrte Weg. In aller Regel werden Personalberater vom suchenden Unternehmen beauftragt, wenn eine höherrangige Stelle neu zu besetzen ist. Das kann mehrere Gründe haben: Beispielsweise möchte das Unternehmen nicht, dass die Konkurrenz oder andere etwas über die Vakanz erfahren. Vielleicht gibt es gar keinen Mitarbeiter, der sich um die Personalauswahl kümmert. Das ist besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen häufiger der Fall. Oder das Unternehmen gliedert die Bewerberauswahl aus, weil es diese beim Personalberater in besseren Händen weiß. Schließlich ist er ein Profi für die richtige Auswahl und kann sich - gegen gute Bezahlung versteht sich - ausreichend Zeit für diese Aufgabe nehmen.

Wenn eine Stelle zu besetzen ist, kann der Kontakt zum Personalberater auf verschiedenen Wegen zustande kommen. Entweder der Fachmann fürs Makeln hat eine Anzeige geschaltet, auf die Sie sich telefonisch melden. Oder Sie werden direkt telefonisch kontaktiert.

Vorsicht am Telefon

Besonders bei letzterem sollten Sie mit Ihrer Auskunftsfreude vorsichtig sein. Schon mancher hat sich, geschmeichelt durch einen solchen Anruf, dazu verleiten lassen, einem völlig Fremden viel über sich und seine fachliche Kompetenz am Telefon zu erzählen. Das erhöht Ihren Stellenwert bei der Suche nach dem richtigen Kandidaten nicht unbedingt. Zumal Sie nicht hundertprozentig sicher sein können, dass diese Informationen nur zu dem genannten Zweck verwendet werden. Zwar ist der Personalberater zu Vertraulichkeit nach beiden Seiten verpflichtet, doch in der Praxis wird bekanntermaßen alle Theorie grau. Sind die Informationen erst einmal an den oder die Falschen gelangt, können Sie Ihre freigiebige Auskunftsweise nicht mehr rückgängig machen.

Informationen sammeln!

Versuchen Sie dem Personalberater im Laufe des ersten Kontakts so viele Informationen über das Unternehmen wie möglich zu entlocken. Nur so haben Sie die Chance herauszufinden, ob Sie auf ein Angebot zu einem persönlichen Gespräch mit dem Berater wirklich eingehen wollen.

Falls ja, kann das auch mal an einem eher ungewöhnlichen Ort (Hotellobby) und zu einer ungewöhnlichen Zeit (Samstagvormittag) statt finden. In aller Regel dürfen Sie bei der Wahl von Ort und Zeit etwas Entgegenkommen von dem Vermittler erwarten. Auch bei diesem ersten persönlichen Kennenlernen sollten Sie die genaue Kenntnis Ihres Gegenübers über das Unternehmen für sich nutzen. Auf diese Weise können Sie sich für die nächste Runde weit mehr Informationen über Ihren möglicherweise neuen Arbeitgeber verschaffen, als das Direktbewerbern möglich ist.

Präsentation

Nach diesem Erstinterview, das normalerweise ohne den Auftraggeber stattfindet, entscheidet der Personalberater, ob er Sie diesem vorstellt. Dieser zweite Termin, der dem zweiten Vorstellungsgespräch beim direkten Bewerben entspricht, wird im Fachjargon "Präsentation"; genannt. Zwischen den Terminen können wie bei der Direktbewerbung einige Tage vergehen. Auch wird Ihnen der Personalberater nicht direkt am Ende des Erstinterviews mitteilen, ob Sie zu einer Präsentation eingeladen werden.

Falls die Zeit drängt, kann die Vorgehensweise schon mal variieren. Dann ist es möglich, dass Sie der Personalberater auch direkt zu seinem Auftraggeber einlädt. Beim entscheidenden Termin sitzen Sie dann ihm und einer Führungspersönlichkeit aus dem Unternehmen gegenüber.

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ich finde diesen artikel sehr hilfsreich.


es hilft vor problemen und gibt einen das gefühl das man auch schon viel richtig gemacht hat