Kosten

Kosten dürfen nicht höher als Umsätze sein

In jedem Unternehmen fallen Kosten an. Diese Kosten sollte jeder Unternehmer kennen und mit ihnen kalkulieren. Viele Unternehmer glauben, das Geld in der Kasse oder auf dem Bankkonto gehöre ihnen. Irrtum: Sie verwechseln den aktuellen Geldbestand mit dem Gewinn, der ihnen dann tatsächlich zusteht. Dieser Gewinn steht aber erst fest, wenn von den Umsätzen eines Unternehmens alle anfallenden Kosten abgezogen werden. Um den Gewinn zu berechnen, braucht man also eine systematische Kostenrechnung.

Die Kostenrechnung soll nicht allein dazu dienen, den Gewinn oder den Verlust des letzten Geschäftsjahres zu berechnen. Sie hilft Ihnen auch herauszufinden, wo im Unternehmen zu hohe Kosten anfallen. Die Kostenrechnung eröffnet Chancen, Kosten zu senken und so den Gewinn zu steigern oder Verluste zu vermeiden. Viele Unternehmer neigen dazu, Einnahmen zu hoch und Kosten zu niedrig einzuschätzen. Scheinbar nebensächliche Kosten werden in der Planung einfach vergessen. Auch mögliche Preissteigerungen im Einkauf werden vernachlässigt. Erst in der Krise werden dann hektisch Kosten reduziert. Doch dann ist es meist zu spät. Eine Unternehmerregel sagt: Die Kosten müssen der Umsatzentwicklung angepasst werden. Sie dürfen nicht höher als die Umsätze sein.

Besonders wichtig ist es, den Überblick über die Auszahlungen vom Geschäftskonto und aus der Firmenkasse zu behalten. Die Auszahlungen dürfen nicht höher sein als die Einzahlungen. Andernfalls wird das Unternehmen zahlungsunfähig, es sei denn, es stehen ausreichend Geldreserven zur Verfügung. Gerade junge Unternehmen können sehr schnell zahlungsunfähig werden, da sie oftmals mit höheren Einzahlungen rechnen und ihre Auszahlungen gleichzeitig unterschätzen. Kritisch wird die Situation vor allem dann, wenn erwartete Einzahlungen auf sich warten lassen oder ganz ausbleiben und die Zahlungsverpflichtungen weiterlaufen. Darum braucht ein Unternehmen neben einer sorgfältigen Kostenrechnung eine Liquiditätsrechnung und einen Liquiditätsplan .

Kostenartenrechnung

Viele Start-ups der letzten Jahre lebten "über ihre Verhältnisse". Meist gab es keinen Überblick über die anfallenden Kosten im Unternehmen. Erste Klarheit schafft hier ein vollständiger Überblick über alle Kostenarten.

Sie verfolgen, wie sich die Kosten im Verlauf der Zeit entwickeln. Steigen bestimmte Kosten schneller als der Umsatz, liegt der Verdacht nahe, dass es im Betrieb eine Schwachstelle gibt.

Sie beschaffen sich Informationen darüber, wie hoch die Kosten in vergleichbaren Unternehmen der Branche sind. Branchenzahlen erhalten Sie in der Regel bei der zuständigen Kammer, der Hausbank oder bei Ihrem Fachverband. Sind die Kosten Ihres Unternehmens im Verhältnis zum Umsatz höher als in Ihrer Branche üblich, laufen Sie Gefahr, im Wettbewerb zurückzufallen. Es sei denn, Sie können Ihre höheren Kosten durch bessere Produkte rechtfertigen.

Sie erstellen einen Kostenplan. Sie überlegen, wie hoch Ihre Kosten gemessen an Ihrer geplanten Leistung sein sollen. Diese "Sollkosten" vergleichen Sie mit den tatsächlich eintretenden Kosten. Sind die Ist-Kosten höher als die Soll-Kosten, müssen Sie die Gründe dafür erforschen und Einsparpotenziale ermitteln.

Ein Unternehmen, das nur die Höhe des Umsatzes beachtet, kann sehr schnell in eine Schieflage geraten. Übernimmt ein Unternehmen einen Auftrag trotz hoher Kosten, kann dies zu einem Verlust führen. Es lohnt sich also nur in Einzelfällen, solche Aufträge um jeden Preis zu übernehmen, beispielsweise um mit einem Kunden erstmals ins Geschäft zu kommen.

Kostenarten können sein:

• Materialverbrauch
• Materialgemeinkosten
• Brennstoffe, Energie
• Löhne und Gehälter
• Instandhaltung
• Steuern
• Gebühren
• Beiträge
• Versicherungen
• Miete
• Bürokosten
• Porto
• Kommunikationskosten
• Werbekosten
• Kalkulatorische Kosten (Abschreibungen, Zinsen, Wagnisse)

Stufenweise Kostenrechnung

Ob zumindest der Kosten eines Projekts oder eines Auftrags wieder vollständig eingespielt werden, lässt sich mit einer stufenweisen Kostenrechnung ermitteln. Hierbei werden zunächst alle Kosten erfasst, die von dem Projekt oder Auftrag verursacht werden. Beispiele: Personalkosten, Materialkosten, spezielle Mietkosten, spezielle Abschreibungen usw. Diese Kosten werden addiert und von der Nettoumsatzsumme abgezogen. Ergebnis: der "Deckungsbeitrag". Er zeigt, mit welchem Betrag das Projekt oder der Auftrag zur Deckung der übrigen Kosten beiträgt. Diese übrigen Kosten sind die Kosten, die im Unternehmen generell anfallen, z.B. für die Verwaltung oder den gemeinsam genutzten Fuhrpark. Sie können dem Projekt oder dem Auftrag nicht direkt zugerechnet werden. Je höher der Deckungsbeitrag ausfällt, desto höher ist schließlich der Gewinn.

Kostenstellenplan

Wer verursacht wo Kosten? Sie müssen den kompletten Überblick über Ihr Unternehmen behalten. Dabei hilft es, Ihr Unternehmen in verschiedene Kostenstellen einzuteilen, etwa in Vertrieb, Produktion und Buchhaltung. Kostenstellen können Sie beliebig definieren, Hauptsache Sie schematisieren so Ihren Betrieb, um später die Kostentreiber herausfinden zu können.

Eine Gliederung der Kostenstellen nach Funktionen empfiehlt sich:

• Hauptkostenstellen beziehen sich auf die Kostenträger Produktion, Verwaltung und Vertrieb.
• Nebenkostenstellen beziehen sich auf innerbetriebliche Leistungen, die in der Kalkulation entweder als Sonderkosten auftauchen oder durch innerbetriebliche Leistungsverrechnung auf Hauptkostenstellen und andere Leistungsempfänger verteilt werden (Betriebsschlosser, Systemadministrator).
• Hilfskostenstellen sind kalkulatorisch unselbstständig. Sie werden auf andere Stellen weiter verrechnet, die Leistungen der Hilfskostenstelle in Anspruch nehmen (etwa Arbeitsvorbereitung).
• Vorkostenstellen sind den Hauptkostenstellen vorgelagert. Ihre Kosten werden auf andere Kostenstellen verteilt (Grund, Gebäude, Heizung).

Kosten senken

Ein Unternehmen, das Kosten einsparen will, muss vor allem

• die Abläufe im Hause effizient gestalten und
• die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten optimieren.

Hierzu sind folgende Fragen zu klären:

• Welche Prozesse - in der Firma sowie zwischen Unternehmen, Kunden und Lieferanten - spielen sich derzeit ab?
• Wo liegen die Schwerpunkte der Zusammenarbeit?
• Wo liegen strategisch wichtige Felder der Zusammenarbeit mit Kunden? Welche Wettbewerbsvorteile haben Sie? Was wollen die Kunden?
• Was erwarten Sie von ihnen?
• Wie sind die Ablaufprozesse bei Kunden strukturiert?
• Wie lassen sich die Abläufe bei Firma und Kunden besser koordinieren?
• Wie kann jeder einzelne Prozess durch den Einsatz moderner Informationstechnik verbessert werden?

Beispiele für Kostenmanagement

Die Kostenpläne haben gezeigt, dass es in einzelnen Kostenbereichen Schwachstellen gibt. Da hilft nur ein ausgereiftes Kostenmanagement. Hier einige Beispiele.

Beispiel 1: Material und Warenkosten

Ihre Umsätze sind rückläufig. Gleichzeitig steigen Waren- und Materialkosten. Argumente wie "bei den Mitwettbewerbern ist das auch so" helfen da nicht weiter. Vielmehr geht es darum, Einkaufskonditionen von mehreren Anbietern zu vergleichen und alle Angebote genauer nachzukalkulieren. Oft werden Nebensächlichkeiten wie Verpackung oder Schmierstoffe in der Kalkulation vergessen.

Beispiel 2: Personalkosten

Die Personalkosten in Ihrem Betrieb liegen um zehn Prozent über dem Branchenwert in der vergleichbaren Größengruppe. Ein genauer Blick hinter die Kulissen zeigt, dass zu viele unproduktive Arbeiten in Ihrem Betrieb verrichtet werden. Allein durch veränderte Arbeitsorganisation kann die Arbeitseffektivität erhöht werden. Wenn die Auftragslage gut ist, kann in kurzer Zeit mit dem vorhandenen Personal ein höherer Umsatz erwirtschaftet werden.

Beispiel 3: Instandhaltung

Ihre Kosten für Instandhaltung steigen unverhältnismäßig schnell; vielleicht sind hohe Modernisierungsinvestitionen notwendig. Dann müssen Sie über Rationalisierungsmaßnahmen nachdenken, um die Kosten für Produktion, Material und/oder Personal zu senken.

Beispiel 4: Sonstige Kosten

Sie haben sich Branchenvergleichszahlen besorgt und stellen fest, dass Ihre Mietkosten vergleichsweise hoch sind. Dafür sind zwei Gründe denkbar:

1. Der Preis pro Quadratmeter ist zu hoch. Dann sollten Sie langfristig über einen Standortwechsel nachdenken.
2. Ihre Räumlichkeiten sind zu groß. Vielleicht können Sie untervermieten?

Beispiel 5: Zinsen

Jeder Kredit ist mit Zinsen verbunden, die den Gewinn und die Liquidität des Unternehmens schmälern. Hier helfen öffentliche Förderprogramme, die oft günstige Tilgungs- und Zinskonditionen anbieten.

Check-Liste Kostensenkung

Diese Maßnahmen können zur Kostensenkung beitragen:

• Schnellerer Produktionsdurchlauf
• Bessere Kapazitätsausnutzung
• Standardprodukte statt Sonderanfertigungen
• Fertigung in der Arbeitskette statt Einzelfertigung
• Gruppenfertigung
• Geeignetes Werkzeug
• Einsatz billigerer Materialien (Kunststoff statt Metall)
• Andere Herstellungstechnik (z.B. Gießen statt Drehen)
• Automatisierung
• Weniger Abfall, Ausschuss, Nacharbeiten, Wartezeiten
• Geringerer Energieverbrauch
• Verlagerung zu anderen Produktionsstätten oder Abteilungen
• Kürzere Transportwege
• Weniger Personal
• Niedrigere Einkaufspreise
• Fremdbezug statt Eigenanfertigung
• Eigenfertigung statt Fremdbezug
• Instandhaltung
• Recycling
• Geringere Lagerhaltung ("Just-in-time")

Checkliste: Haben Sie die Kosten im Griff?

Je mehr der folgenden Fragen Sie mit “Ja“ beantworten, desto größer ist der Handlungsbedarf in Ihrem Unternehmen:

• Die Gemeinkosten sind gestiegen? Das könnte zu einem schleichenden Fixkostenanstieg führen.
• Sie haben mehr Produktvarianten als früher? Daraus könnte sich Problem mit der Kostenübersicht ergeben.
• Die Zahl der Kleinkunden steigt? Dann stehen Sie dem Problem gegenüber, die Kostenübersicht zu behalten.
• Die Zahl der Kleinaufträge steigt? Auch hier heißt das mögliche Problem Kostenübersicht.
• Es gibt keine konkrete Planung zu Eigenleistung und eingekauften Leistungen?
• Es gibt immer mehr Organisationseinheiten, die den Gesamtablauf hemmen?
• Die Geschäftrisiken häufen sich?
• Die Reklamationen häufen sich?
• Die Reklamationen sind mit immer höheren Werten verbunden?
• Die Preiskalkulation ist nicht (mehr) nachvollziehbar?
• Massenprodukte sind zu teuer?
• Sonderprodukte sind zu billig?
• Teure Anlagen werden nur kurze Zeit genutzt?
• Sie investieren Geld ohne vorherige Wirtschaftlichkeitsrechnung?