Zeitmanagement

 

Handy, Internet, Emails und Fernsehen können ein großer Zeitfresser sein. Da lohnt sich ein genauer Blick darauf, wie wichtig diese Dinge sind und was genau an diesen Geräten gemacht wird.

 

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Häufig ist es so, dass es einen Nachrichtenton gibt, der anzeigt ob eine neue Email eingetroffen ist. Und prompt schaut der Nutzer nach, was die elektronische Post mitzuteilen hat. Die aktuelle Beschäftigung wird unterbrochen und nach dem Check der Email muss der unterbrochene Gedankengang erst wiedergefunden werden, was einen Zeitverlust darstellt. Sehr viel besser ist es, den Benachrichtigungston auszustellen und zwischen verschiedenen Aufgaben in das Emailprogramm zu schauen. So ist der Kopf frei und kann sich danach wieder auf eine neue Aufgabe konzentrieren. Bei der Beantwortung der Emails ist es günstig, sich die Zeit zu nehmen, kurze Antworten sofort zu verfassen. Ist eine längere Antwort nötig und es sind noch dringendere Erledigungen offen, hilft eine kurze Notiz auf einer To-do-Liste.

 

Ähnliches gilt auch für Telefonate. Eine kurze Notiz zur aktuellen Aufgabe vor der Annahme eines Gesprächs hilft dabei, den Gedankengang anschließend wieder aufzunehmen. Vielen Menschen helfen auch kurze Aufzeichnungen zum Inhalt des Telefonats, so dass besprochene Aufgaben nicht vergessen werden können.

 

Das Surfen im Internet bietet unendliche Möglichkeiten, die leider auch zu unendlichen Zeitfressern ausarten können. Eine Recherche dort kann in kurzer Zeit viel Gutes zu Tage bringen, das absolut optimale Ergebnis kann jedoch oft nur durch einen größeren Zeiteinsatz erreicht werden. Da will das richtige Suchen gelernt sein. Oft kann es helfen, verschiedene Begriffe in die Suche einzubeziehen und unterschiedliche Suchmaschinen können zu anderen Webseiten führen. Die Wichtigkeit der Aufgabe sollte jedoch letztendlich über die eingesetzte Zeit entscheiden. Weniger wichtige Aufgaben können durchaus auch mal ohne Perfektion erledigt werden. Nur auf wirklich entscheidende Recherchen sollte auch eine entsprechende Zeit verwendet werden.

 

Soziale Netzwerke können sehr nützlich zum Knüpfen und Pflegen privater und geschäftlicher Kontakte sein. Der Überblick über die Einstellungen, verschiedene Gruppen und das Lesen von Nachrichten und Statusmeldungen erfordert jedoch auch immer einen gewissen Zeitaufwand, wie auch hier näher beschrieben. Da kann es hilfreich sein, regelmäßig zu überprüfen, von wem Statusmeldungen gesehen werden sollen. Es gibt viele Menschen die mehrere dieser Nachrichten am Tag verfassen. Leider hat der Inhalt auch häufig nicht die entsprechende Wichtigkeit. Ein Ausblenden dieser Nachrichten sorgt dann für einen besseren Überblick. Eine Kontrolle der aktuellen Gruppen ist auch immer lohnend. Sind die eigene Beteiligung und das Interesse gering, sollte die Gruppe zumindest ausgeblendet, eventuell sogar einfach verlassen werden.

 

Smartphones stellen durch den ständigen Kontakt mit dem Internet ähnliche Schwierigkeiten dar. Häufig sind sogar mehrere Messenger installiert, die sich regelmäßig melden und die Aufmerksamkeit des Benutzers einfordern. Wieder werden Aufgaben unterbrochen um an der Kommunikation teilzuhaben. Dieser Zeitfresser kann durch das gezielte Einschalten des Internets in vorgesehenen Zeiträumen umgangen werden.

Fernsehen ist für viele Menschen eine schöne Möglichkeit des Zeitvertreibs. Es lohnt sich jedoch eine Auswahl des Programms zu treffen, bevor der Fernseher eingeschaltet wird. Nach den ausgewählten Sendungen sollte das Gerät optimaler Weise direkt wieder ausgeschaltet werden. Dadurch ist es einfach, einen guten Überblick über die Zeit vor dem Gerät zu behalten.

 

Ein weiterer großer Zeitverlust kann durch das Suchen wichtiger Gegenstände und Unterlagen entstehen. Hier hilft es vor allem, sich gute Systeme zum Ordnen der Gegenstände zu überlegen und von Zeit zu Zeit zu entrümpeln.

 

Im Arbeitszimmer sollte immer eine gewisse Ordnung herrschen, damit die Gedanken nicht so leicht abschweifen und die Konzentration nicht abreißt. Unterlagen, die zu abgeschlossenen Projekten gehören, müssen regelmäßig weggeräumt werden, damit der Schreibtisch frei bleibt für die aktuelle Aufgabe. Dabei sollten die Papiere systematisch weggeheftet werden, damit sie bei Bedarf schnell wieder gefunden sind. Diese Ordner sollten in regelmäßigen Abständen, spätestens nach einem Jahr, überprüft und alte, nicht mehr benötigte, Unterlagen vernichtet werden. Unnötige CDs und Bücher können gut wieder verkauft werden. Dabei bringt ein Verkauf über einen Online-Ankäufer wie momox eine deutliche Zeitersparnis im Vergleich zu herkömmlichen Methoden, wie zum Beispiel der Verkauf über einen Flohmarkt. Auch die Arbeitsmaterialien sollten immer auf einem guten Stand gehalten werden. Stifte, die nicht mehr gut schreiben, sollten lieber direkt entsorgt werden. Eine gelegentliche Defragmentierung oder die Neuinstallation können die Arbeitsgeschwindigkeit von Laptop oder PC deutlich beschleunigen. Außerdem sollten auch hier alte Daten gelöscht werden, um die Übersichtlichkeit zu erhalten.

 

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Wohn- oder Esszimmer weisen häufig andere Arten von Gerümpel auf. Beim Geschirr sollte darauf geachtet werden, dass die einzelnen Teile auch wirklich benötigt werden. Sind zum Beispiel mehrere Suppenterrinen vorhanden, die eigentlich nur einmal an Weihnachten wirklich gebraucht werden, lohnt es sich eventuell, nur ein Exemplar anzuschaffen und das festliche Ereignis mit einer Kompromisslösung zu überstehen. Diese kann daraus bestehen, sich das benötigte Geschirr zu leihen, oder eben die Suppe im Kochtopf zu lassen und die Terrine wieder daraus aufzufüllen. Auch Geschirr mit einem Sprung, das nicht mehr schön anzusehen ist und deshalb ungern benutzt wird, sollte entsorgt werden, so dass der Platz frei wird für oft gebrauchte Dinge. Das spart zum einen Zeit dadurch, dass weniger Dinge gespült und geputzt werden müssen, zum anderen geht auch das Ausräumen der Spülmaschine schneller, da genügend Platz zum Verstauen des Geschirrs vorhanden ist.

 

Der Kleiderschrank ist eine weitere große Baustelle, die vor allem viele Frauen betrifft. Sie verbringen jeden Tag wertvolle Zeit vor dem überquellenden Schrank, weil der Überblick über den Bestand der Kleidung fehlt. Auch hier sollte regelmäßig ausgemistet werden. Fehlende Knöpfe sollten möglichst schnell ersetzt und Löcher geflickt werden, damit sich keine kaputten Kleidungsstücke im Schrank sammeln. Kleidung, die nicht mehr passt oder verschlissen aussieht, sollte entsorgt werden. In Second-Hand-Läden, die es inzwischen sogar schon als Online-Version gibt, kann mit den ausgemisteten Stücken sogar noch ein bisschen Geld verdient werden. Sind dann nur noch aktuelle, passende und gut sitzende Stücke im Kleiderschrank, dauert die Entscheidung für ein Outfit auch nur noch einen Bruchteil der Zeit.

 

Die in diesem Artikel vorgestellten Tipps stellen nur einen Bruchteil der möglichen Instrumente zum Zeitmanagement dar, aber sie können schon eine Hilfe bei der Organisation der eigenen Zeit sein. Am wichtigsten ist es jedoch, solche Veränderungen nur in kleinen Schritten anzugehen, da dann die Wahrscheinlichkeit größer ist, das Projekt durch- und die neuen Verhaltensweisen langfristig beizubehalten.