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Firmenumzug planen
Einen Firmenumzug zu planen erfordert im Vergleich zu einem privaten Wohnungswechsel eine umfangreichere und exaktere Ausarbeitung. Vergessen sie etwas Wichtiges, bleibt ein negativer Einfluss auf Ihre Arbeitsprozesse inklusive entsprechender Umsatzausfälle oft nicht aus. Wir geben hilfreiche Tipps für eine perfekte Organisation – und schonen somit Budget und auch Nerven.
Im Vorfeld dem Betriebsrat Mitbestimmungsrecht einräumen
Ein Betriebsrat kann auf viele Dinge im Unternehmen Einfluss nehmen. Ist in Ihrem Unternehmen ein solcher vorhanden, sollte er über die Umzugspläne informiert und ihm ein Mitbestimmungsrecht eingeräumt werden, bevor es in die detaillierte Planung geht. Denn wird das versäumt, kann eine einstweilige Verfügung auf Unterlassung der Maßnahme erwirkt werden. Sprich: Der Umzug kann vorerst nicht stattfinden.
Firmenumzug planen
Kunden, Mitarbeiter und Ämter rechtzeitig informieren
Stammkunden bringen einen wichtigen und oft sehr großen Anteil am Umsatz ein. Sie sind die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen gewohnt und müssen auch in ihren Betriebsabläufen Änderungen vornehmen, soll die Zusammenarbeit noch über den Umzugstermin hinaus andauern. Aus diesem Grund ist es das A und O, diese rechtzeitig und vollständig über den Umzug zu informieren.
Auch Ihre eigenen Mitarbeiter müssen mitunter stark umdisponieren – und sollten deshalb ebenfalls so früh wie möglich informiert werden. Das gilt besonders bei einem Wechsel des Arbeitsortes in eine andere Stadt. So Mancher kann den Wohnort nicht verlegen und muss sich deshalb einen neuen Arbeitgeber suchen.
Zuletzt sollten auch Kammern sowie Ämter, z.B. das Finanzamt oder Gewerbeamt, Bescheid wissen. Auch für Ihre Steuerberater, Anwälte, Versicherungen, Banken und alle weiteren Vertragspartner ist die eine rechtzeitige Mitteilung unerlässlich.
Eintrag im Handelsregister ändern lassen
Was Sie unbedingt beachten müssen, wenn Sie Ihren Firmenumzug planen: Die neue Adresse muss in das Handelsregister eingetragen werden. Wird der Eintrag unterlassen, kann das weitreichende juristische Folgen nach sich ziehen. Die Änderung kann nur von einem Notar erledigt werden. Am besten vereinbaren Sie mit diesem einen Termin und lassen sich beraten.
Eintrag in Adress- und Branchenverzeichnissen ändern lassen
So mancher Neukunde findet Sie durch den Eintrag im guten, alten Telefonbuch. Aus diesem Grund sollten die Angaben dort im Zuge des Umzugs aktualisiert werden (sowohl in der Print- als auch in der Onlineausgabe). Gleiches gilt auch für Branchenverzeichnisse. Versäumen Sie das, verschenken Sie wertvolles Potential.
Firmenumzug nutzen und Prozesse optimieren
Auch in den neuen Büroräumen sollten die Arbeitsabläufe prima funktionieren. Laufen Sie bereits vor dem Umzug nicht reibungslos ab, ist genau jetzt – im Zuge der Planung des Unternehmensumzugs – die perfekte Zeit für eine Prozessoptimierung.
Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Planung der neuen Büros ein und fragen Sie nach Wünschen und Meinungen: Welche Prozesse sind Zeitfresser? Muss vielleicht Mitarbeiter A zehnmal am Tag quer durch das Gebäude zu Mitarbeiter B, um wichtige Dinge zu besprechen? Dann sollten Sie nach dem Umzug Sitznachbarn sein! – Oder: Welche Sitzplatzkonstellation sorgt für schlechtes Betriebsklima? Veranlassen Sie eine räumliche Trennung der Streithähne nach dem Umzug!
Neuinstallation der Telefon- und EDV-Anlage sicheren Händen überlassen
Besonderes Fingerspitzengefühl bedeutet der Umzug der Telefon- und EDV-Anlage von Unternehmen. Sollte es in Ihrem Betrieb keinen Fachmann für derartige Technik geben, geben Sie die Planung in die sicheren Hände eines speziellen Dienstleisters.
Versuchen sich Laien an der Neuinstallation, kann schnell zumindest großes Chaos, aber auch Schaden an der Technik entstehen. Das zieht meist hohe Kosten an der teuren Anlage mit sich. Ganz zu schweigen von den Umsatzeinbußen, die entstehen können, wenn am neuen Standort nicht gleich die Arbeit aufgenommen werden kann.
Bei der Wahl eines Dienstleisters gilt: Holen Sie sich am besten Kostenvoranschläge mehrerer Anbieter ein. Hier sind die Kostenunterschiede und somit auch das Einsparpotential enorm hoch.
Unterstützung für den Firmenumzug einplanen
Ist Ihr Betrieb nur ein kleines Unternehmen, können Sie in vielen Fällen auf die Mithilfe Ihrer Mitarbeiter zählen, wenn Sie Ihren Firmenumzug planen. Dazu buchen Sie sich einen Umzugswagen und führen dann am Umzugstag mit Ihren Angestellten die Tragearbeiten durch.
Handelt es sich um ein größeres Unternehmen, empfiehlt sich die Beauftragung einer professionellen Spedition. Auch bei einer sehr großen Menge an Inventar und Büroausstattung behalten Profis stets den Überblick. Auch hier kann durch geschicktes Vergleichen der Preise verschiedener Anbieter viel Geld eingespart werden.
Auch eine gute Alternative, sowohl beim Umzug eines kleinen als auch großen Unternehmens: Buchen Sie zur Unterstützung private Umzugshelfer, die Ihnen tatkräftig helfen, z.B. bei der Studentenvermittlung JOBRUF.
Beim Umzug in Eigenregie wie bei der Abwicklung durch Profis gilt: Das gesamte Mobiliar und die gesamte Büroausstattung muss sorgfältig inventarisiert werden, damit man am neuen Standort gleich feststellen kann, ob etwas fehlt. Außerdem sollten Möbel und Kisten etikettiert werden, wobei auf den Etiketten auch vermerkt werden sollte, wohin die Kiste oder das Möbelstück in den neuen Räumlichkeiten gehört.
Im Zuge des Umzugs alte Akten entsorgen
Bares sparen können Sie, wenn Sie Ihren Firmenumzug planen, indem nicht der gesamte Aktenbestand mitgenommen wird, sondern Sie sich von nicht mehr benötigten Altlasten trennen. Aber Vorsicht: Auch alte Dokumente können sensible Daten enthalten. Vernichten Sie diese deshalb sorgfältig!
Unbedingt zu beachten sind bei der Ausmusterung alter Unterlagen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von Geschäftsunterlagen. Diese beträgt für empfangene Handelsbriefe, Kopien abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung sechs Jahre. Für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen beträgt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ganze 10 Jahre.
Schlüssel aller Mitarbeiter sammeln und beschriften
In der Regel wurden den Mitarbeitern Schlüssel für die Räumlichkeiten überlassen. Diese müssen unmittelbar vor dem eigentlichen Standortwechsel wieder eingesammelt und dem Vermieter übergeben werden. Beschriften Sie dabei alle Schlüssel sorgfältig mit der Angabe, zu welchen Schlössern diese gehören. Fehlen Schlüssel oder können diese nicht mehr zugeordnet werden, kommen hohe Kosten für die Auswechslung der betreffenden Schlösser auf Sie zu.
Zuletzt Impressum, Briefköpfe und Visitenkarten anpassen
Ist der Umzug über die Bühne gebracht, bleibt zuletzt nur noch die Änderung der Firmendaten in sämtlichen Impressen (z.B. auf der Firmenwebsite oder in der Informationsbroschüre), auf Briefköpfen sowie sämtlichen Visitenkarten – und dann haben Sie es endlich geschafft: Der Betrieb kann nun zu alter Ordnung zurückkehren!