Home-Office: Telefonieren über Firmenanschluss möglich?

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Telefonieren im Home-Office

Zu einer professionellen Home-Office Ausstattung zählt zum Beispiel die Möglichkeit, von zu Hause aus über den Firmenanschluss zu telefonieren und nicht die private Rufnummer für geschäftliche Aktivitäten verwenden zu müssen. In Zeiten von “All IP” kein großes Problem: IP-Tischtelefone, TK-Software (Softphones) und sogar Smartphones lassen sich über eine entsprechende Software bzw. App direkt mit der “firmeninternen” Telefonanlage verknüpfen: Headset einstecken, bei Bedarf die Webcam anschließen und los geht’s.

Nach der Abschaltung von ISDN und der damit einhergehenden Umstellung auf das Internetprotokoll (IP = Internet Protocol) braucht es keine ausladende und teure Hardware mehr. Alles was Firmen benötigen, um die Vorteile der IP-Telefonie für sich zu nutzen, sind eine Datenleitung (Internettarif), ein handelsüblicher Router, Rufnummern und eine entsprechende Software, über die sich die Nebenstellen “managen” lassen.

VoIP-Telefonanlagen: mehr als Rufnummern-Management

Dabei kann eine VoIP-Software mehr als nur Rufnummern verwalten. Mittlerweile gehören auch Chat-Funktionen, Videotelefonie und File-Sharing zum Standard der Programme. Wer sich hier an das momentan sehr beliebte Microsoft Teams erinnert fühlt, liegt richtig: Die im Office 365 Paket implementierte Anwendung des Softwaregiganten aus den USA ist am Ende des Tages nichts anderes als eine VoIP-Telefonanlagen-Software - allerdings verbunden mit den ohne jeden Zweifel perfekt fürs Home-Office geeigneten Zusatzfeatures der Office-Suite.

Genau wie andere Programme kann Teams mit lokalen und Servicerufnummern eines Telefonanbieters verknüpft werden. Die Abrechnung der Gespräche erfolgt über den Provider. Auch Microsoft selbst bietet im Rahmen der “Anrufpläne” Rufnummern an. Notwendig ist aber in jedem Fall das Telefonie Add-On. Ohne diese Erweiterung könnte man zwar mit anderen teams Nutzern telefonieren, aber keine Anrufe aus Teams heraus ins “Festnetz” oder Mobilfunknetz tätigen.

Keine Chance für Datenverlust

Cloud-Software wie Office 365 hat besonders im Kontext Home-Office zahlreiche Vorteile: Zum einen können mehrere Nutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, diese kommentieren. Die Notwendigkeit Dokumente lokal abzuspeichern und dann per Mail oder eine separate Cloud zu teilen, entfällt. Zum anderen wird dadurch das Risiko für Datenverlust minimiert: Sollte der interne Datenträger des heimischen PCs (oder ein unternehmenseigener Server) plötzlich den Geist aufgeben, bleiben die Dateien in der Cloud verschont.

Telefonanlage als On-Demand-Service?

Statt die Software über den einen Anbieter und Rufnummern über einen anderen Provider zu beziehen, bieten viele Firmen alles aus einer Hand. Sog. “Cloud-Telefonanlagen” sind eine skalierbare Möglichkeit, ohne großen Aufwand von der aktuellen technischen Entwicklung zu profitieren. Einzelne Benutzer und Nebenstellen können bei Bedarf für einen monatlichen Betrag pro User hinzugebucht oder wieder gekündigt werden. Die Abrechnung der Telefonate wird pro Minute und Nutzer oder über eine Flatrate abgewickelt.

Der Begriff “Cloud-Telefonanlage” für eine solche On-Demand-Lösung ist allerdings nicht ganz glücklich gewählt. Denn auch gekaufte TK-Software lässt sich zentral auf einem externen Server, also in “der Cloud”, hosten. Der Vorteil besteht hingegen darin, dass man bei der Hosting-Anbieter Wahl frei ist und in puncto Datensicherheit und Datenschutz nicht auf die SaaS-Provider vertrauen muss.

Zudem kann es für Firmen sinnvoll sein, die Rufnummern bei einem anderen Anbieter zu buchen als die reine Verwaltungsoberfläche in Form der VoIP-Software. Gestandene Unternehmen, bei denen weniger Fluktuation herrscht als bei “Start-Ups” und dynamische Skalierbarkeit eine untergeordnete Rolle spielt, machen mit individuell geschnürten VoIP-Paketen häufig den besseren Deal.

Datenschutz und -sicherheit: Augen auf im Home-Office

Anders als der PC im Unternehmen wird der Rechner im Home-Office oft auch für private Zwecke genutzt. Noch viel zu selten stellen Unternehmen separate Firmenlaptops bereit. Und das obwohl es auch im Bereich Hardware-Leasing mittlerweile attraktive und skalierbare Angebote gibt, dank derer hohe Anschaffungskosten und der administrative Aufwand für abschreibungen entfällt.

Home-Office PC: Vorsicht bei mehreren Nutzern

Prinzipiell braucht man natürlich keinen zweiten Rechner, denn die Benutzeroberfläche von Remote-Software kann man für gewöhnlich ganz bequem über den Internetbrowser aufrufen. Es ist also nicht notwendig, die für die Arbeit notwendige Software (z. B. die VoIP-Software) lokal auf dem Home-Office PC zu installieren.

Allerdings müssen einige datenschutzrechtliche Anforderungen beachtet werden: Die technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO schreiben beispielsweise vor, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf personenbezogene Daten bzw. Software, über die personenbezogene Daten verarbeitet werden, erhalten. Selbst bei nicht-personenbezogenen Daten haben Unternehmen ein Interesse daran, dass Mitbewohner nicht einfach so auf die entsprechende Benutzerkonten zugreifen können. Einen gewissen Grundschutz gewährleisten separate Benutzerkonten für den PC und sichere Passwörter für sämtlicher Anwendungen.

go-digital Förderung für Home-Office

Wer von vornherein alles richtig machen möchte, lässt sich am besten von Fachleuten - zum Beispiel einem Systemhaus oder einem anderweitig auf Digitalisierungsberatung ausgerichteten Unternehmen - in Home-Office Angelegenheiten unterstützen.

Im Rahmen der “go-digital” Förderung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie wird eine entsprechende Beratung sogar staatlich subventioniert. Das Modul „Digitalisierung von Geschäftsprozessen“ wurde im Zuge der Corona-Pandemie entsprechend erweitert. Gefördert werden 50 % eines maximalen Beratertagessatzes von 1.100 Euro an maximal 30 Tagen pro Halbjahr.

Weitere Fördermittel können kleine und mittlere Unternehmen in den Modulen „Digitale Markterschließung“ und „IT-Sicherheit“ beantragen. Letzteres ist ein verpflichtendes Nebenmodul.