wissen.de
Total votes: 4
wissen.de Artikel

Digitalisierung - wie Unternehmen heute schon Zeit und Ressourcen sparen

Die Digitalisierung ist in vollem Gange. Manche Unternehmen begrüßen sie voller Begeisterung, andere sind skeptisch und befürchten große Umstände, horrende Kosten oder fühlen sich von der Thematik allgemein überfordert. Der Grund ist, dass viele Chefs einfach sehr wenig digitale Erfahrungen haben. Sie sind schlicht zu alt und werden von den digital Natives mühelos überrundet.

Um ein Unternehmen für die Digitalisierung fit zu machen, müssen Unternehmen auf externe Kräfte setzen, Programme, Apps und Geräte nachrüsten und ihre Mitarbeiter schulen. Die Chancen und Risiken dieser Vorgänge unterscheiden sich von Betrieb zu Betrieb, doch eines ist sicher: Unternehmen heute schon Zeit und Ressourcen. Denn die Digitalisierung ist schon viel weiter fortgeschritten, als es vielen Verantwortlichen eigentlich bewusst ist. Diese Vorteile gibt es bereits heute:

Kunden einfacher erreichen

Digitale Vertriebswege gehören heute zum Business einfach dazu. Wer online nicht präsent ist, findet in Kürze einfach nicht mehr statt. Das ist einerseits für den stationären Handel eine große Belastung, birgt andererseits aber auch viele Chancen. Das Online Marketing eröffnet auch kleinen und kleinsten Firmen die Möglichkeit, sich einem wachsenden Publikum zu präsentieren. Anstatt sich durch teure Anzeigen in der Zeitung oder sogar Werbespots im Fernsehen zu zeigen, können und sollten Unternehmen Folgendes tun:

  • Eine Webseite erstellen und sich so der Zielgruppe vorstellen. Eine Webseite muss nicht teuer sein. Mit einem CMS wie Wordpress steht sogar kostenlose Software zur Verfügung, in die man sich schnell einarbeiten kann.
  • Mit Content Marketing die Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Mit Inhalten, die auf die Zielgruppe angepasst sind, können Unternehmen sich als Experte positionieren und ihre Kunden nachhaltig an sich binden.
  • Suchmaschinenoptimierung betreiben. Wer eine Webseite hat, muss auch gefunden werden. Das funktioniert einerseits über Inhalte, andererseits über Verlinkungen zu und von anderen Seiten. Wer sich klug vernetzt, liegt vorn!
  • Social Media einsetzen. Annähernd jede Zielgruppe ist auf mindestens einem sozialen Kanal aktiv. Hier können Unternehmen ihren Kunden ganz nah kommen, aktiv in Kontakt treten und Sympathiepunkte sammeln. Dabei sind diese Kanäle kostenlos – man muss nur etwas Zeit investieren.

Alle Vorgänge im Unternehmen zentral organisieren

Wenn die rechte Hand nicht weiß, was die linke tut und Informationen erst von Person zu Person weitergegeben werden müssen, dann wird viel Zeit vergeudet. Warenbestände aktuell halten, Kundenkontakte zu bestimmten Zeiten pflegen, Rechnungen bearbeiten und die Daten der Angestellten im Überblick behalten - wo früher viel Manpower für die Organisation verschiedenster Vorgänge im Unternehmen nötig waren, sind heute ERP Systeme im Einsatz, die sämtliche Plandaten des Unternehmens abbilden. Diese klugen Programme sind sowohl für kleine Unternehmen mit ein oder zwei Angestellten als auch für große Firmen mit zahlreichen Außenstellen nützlich. Sie können nach Belieben skaliert werden, sodass immer nur jene Bereiche abgebildet werden, die auch für das Unternehmen relevant sind. Das sind mögliche Anwendungsfälle:

  • Durch die Warenwirtschaft behalten Händler stets den Überblick, welche Artikel nachbestellt werden müssen, welche Waren zum Ladenhüter werden und wo mit Rabatten der Umsatz angekurbelt werden kann.
  • Projekte jeder Größe lassen sich zentral verwalten. Teilnehmer bekommen anhand der Rechteverwaltung individuell angepasste Zugriffs-, Lese- und Schreibrechte.
  • Die Ressourcenplanung, ein wichtiger Teil jedes Unternehmens, ist mit einer ERP-Software deutlich leichter zu realisieren.
  • Je mehr Personal ein Unternehmen hat, umso aufwendiger ist dessen Verwaltung. Mit der ERP werden Personalentwicklung, Personalbeschaffung, Personalcontrolling und Gehaltsabrechnung zum Kinderspiel.

Schnelle Kommunikation, effektive Zusammenarbeit

Einer der größten, gefühlten Vorteile des digitalen Büros liegt wohl in der einfachen und schnellen Kommunikation. Ganze Teams können von beliebigen Stellen der Welt aus miteinander kommunizieren und gemeinsam an Projekten arbeiten. Im Alltag sitzen sie zwar meist nur in verschiedenen Zimmern oder sogar in einem Großraumbüro, doch technisch gesehen hat die Zusammenarbeit keine geografischen Grenzen mehr. Teamarbeit-Apps sind eine großartige Erfindung für effizientes Arbeiten. Manche behaupten sogar, sie werden die Arbeit revolutionieren, indem sie die Anwesenheitspflicht in Büros überflüssig machen. Die Collaboration-Tools steigern nachweislich die Effektivität, verkürzen die Kommunikationswege deutlich und sind nach Wunsch skalierbar. Es gibt für jeden Anspruch das passende Programm. Allerdings müssen sich die Angestellten erst in das Programm einarbeiten.

Das papierlose Büro – große Datenmengen bequem speichern

Unternehmen müssen alle relevanten Daten 10 Jahre lang aufbewahren – Kontoauszüge, Rechnungen, Gehaltsnachweise, Belege über die Sozialabgaben usw. Da kommen schon einige Kisten an Papier zusammen, die nicht nur gelagert, sondern auch überblickt werden müssen. Mit den mittlerweile gebräuchlichen Clouds als Speichermedien ist das kein Problem mehr. Selbst größte Datenmengen werden problemlos gespeichert und können jederzeit nach bestimmten Schlagworten und/oder Daten durchsucht werden. So finden sich benötigte Dokumente schnell wieder und können an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden.

Wer Probleme hat, dem Betreiber der Cloud zu trauen (was im Fall eines deutschen oder europäischen Anbieters jedoch grundlos wäre), kann sich auch selbst digitale Datenspeicher zulegen. Das ist eine ebenso sichere, allerdings physische Methode, um alle wichtigen Daten zu sichern.

Das papierlose Büro ist nicht nur ein zeitlicher Gewinn bei der Organisation, es ist auch besser für die Umwelt. Allerdings ist es dafür notwendig, dass die Daten auch in digitaler Form bleiben und man darauf verzichtet, E-Mails und andere Dokumente auszudrucken. Hier sind die Chefs in der Verantwortung, die entsprechenden Anweisungen zu geben.

Total votes: 4