Telefonkonferenzen organisieren - worauf kommt es an?

Wie lassen sich Projekte gemeinsam bearbeiten, wenn die Teilnehmer nicht an einem Ort zusammenkommen können? In der heutigen Zeit ist dieses Szenario in der Arbeitswelt weit verbreitet und kein wirkliches Problem mehr. Telefonkonferenzen begleiten bereits viele Angestellte im Arbeitsalltag und aus den Chefetagen sind sie nicht mehr fortzudenken. Allerdings gibt es auch bei Konferenzen am Telefon einiges zu beachten.

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Anwendungen von Telefonkonferenzen

Grundsätzlich ist es heute oftmals unwichtig, ob alle Teilnehmer eines Projekts örtlich anwesend sind oder nicht. Schon längst haben das Telefon und zuletzt das Internet die Anwesenheit überflüssig werden lassen. Telefonkonferenzen, teils direkt über die Telefonleitung abgehalten, oder aber über das Internet sind aus der direkten Zusammenarbeit nicht mehr wegzudenken. Doch genügt es nicht, einfach zum Hörer zu greifen oder schnell die anderen Mitarbeiter eines Projekts zu kontaktieren. Eine gute Telefonkonferenz muss vorbereitet werden, damit sie fruchtbare Ergebnisse liefert. Insbesondere im Rahmen von Projektbesprechungen sollten folgende Daten vorliegen:

• Informationen zum Projekt
• Der Stand des Projekts
• Listings und Prozesse
• Sichtbare Ergebnisse (Präsentationen)
• Fragenkatalog
• Liste der nächsten Aufgaben

Wenn es auch möglich ist, eine Telefonkonferenz ausschließlich über das Telefon abzuhalten, so ist es heute sinnvoller, das Internet mit einzubeziehen. Mittels entsprechender Programme oder Anbieter wie www.telefonkonferenz.de lassen sich beispielsweise Daten in die Konferenz einbinden und somit von jedem Teilnehmer einsehen. Jeder Teilnehmer kann direkt von seinem Computer aus die eigenen Arbeitsfortschritte erklären und auf Probleme eingehen, während die anderen Teilnehmer auf den aktuellen Bildschirm des Sprechers visuell zugreifen können. Inwieweit der Zugriff und die Bildschirmübertragung möglich sind, hängt von der Art des Konferenzprogramms ab. Einfache Telefonkonferenzen mit kostenlosen Programmen, beispielsweise Google Hangout oder Skype, lassen keine direkte Bildschirmansicht zu, erlauben es aber, während der Konferenz Dateien direkt über das Programm zu versenden. Professionelle Programme für Telefonkonferenzen hingegen binden zumindest einen Computer derartig mit ein, dass eine vollständige Projektpräsentation live während der Konferenz vor allen Teilnehmern durchgeführt werden kann.

Die Organisation von Telefonkonferenzen

Um überhaupt nützliche Ergebnisse zu erhalten, muss eine Konferenz strukturiert und gut geplant sein. Die Umsetzung ist nicht so einfach, wie es sich zuerst anhört. Es genügt nicht, verschiedene Teilnehmer in einen telefonischen Gruppenchat einzuladen und einfach loszulegen. Diese Variante mag zur reinen Ideenfindung und zum Brainstorming ausreichen, doch nicht, um ein echtes Meeting professionell abzuhalten. Warum ist das so? Nun, an einer Telefonkonferenz können die Teilnehmer praktisch von jedem Ort aus teilnehmen, an dem eine Internetverbindung besteht. Und schon gibt es die ersten Schwierigkeiten:

• Keine Einwahl möglich
• Verbindungsabbruch
• Hintergrundgeräusche
• Schlechte Absprache
• Unterbrechungen

Die Einwahl in die Konferenz hapert oftmals nicht an einer schlechten Internetverbindung, sondern schlichtweg an der mangelnden Vorbereitung. Je nach Teilnehmer und Unternehmen kann es durchaus möglich sein, dass die einzelnen Konferenzteilnehmer diverse Programme nutzen. Wird vorab nicht klar kommuniziert, mit welchem Client gearbeitet wird, sind Probleme vorprogrammiert. Auch sollten die Passwörter und Zugangsdaten zuvor überprüft werden. Ein Verbindungsabbruch kann ebenso störend sein. Gerade gesprochene Informationen kommen nun nur halb oder gar nicht bei den Empfängern an. In der Folge müssen die Sätze wiederholt werden, was die Konferenz in die Länge zieht. Es ist daher ratsam, stets einen Ort aufzusuchen, an dem eine gute Internetverbindung besteht.

Ebenso störend sind Hintergrundgeräusche und Unterbrechungen. Diese kommen in jedem Unternehmen und auch bei Freelancern vor. Es hindert die anderen Teilnehmer, sich auf das Projekt zu konzentrieren, wenn eine Person beispielsweise soeben am Flughafen ist und nebenbei eincheckt. Auch Kaffees, Züge oder ein größeres Büro in einem Unternehmen eignen sich für Telefonkonferenzen nur bedingt. Letztendlich gilt: Jeder Teilnehmer sollte sich dort aufhalten, wo er auch ein echtes Meeting mit persönlicher Anwesenheit durchführen würde.

Damit die Fehler und Schwächen nicht zutage treten, sollten vorab diese Punkte vorbereitet werden:

• Terminierung - ein fester Termin ist Pflicht (Zeitverschiebung nicht vergessen!)
• Agenda - das Meeting sauber strukturieren, Fragen vorbereiten
• Leiter bestimmen - eine Person sollte das Meeting moderieren und dafür Sorge tragen, dass sich die Sprecher abwechseln
• Informationen vorab versenden - welche Informationen und Daten werden beim Meeting benötigt? Jeder Teilnehmer sollte diese einige Tage zuvor auf dem Tisch haben, um sich vorbereiten zu können
• Technik überprüfen - es ist sinnvoll, dass jeder Teilnehmer zehn Minuten vor dem Start eingeloggt ist. Technische Probleme, nicht funktionierende Mikrofone etc. können nun behoben oder getauscht werden.

Was gibt es sonst zu beachten?

Obwohl die körperliche Anwesenheit bei Telefonkonferenzen nicht mehr erforderlich ist, sollten stets ähnliche Vorgaben gelten, die auch bei einem gewöhnlichen Meeting beachtet werden würden. Das heißt in erster Linie, dass sich jeder Teilnehmer an einen ruhigen Ort zurückziehen sollte. Besonders Hintergrundgeräusche und ständige Störungen müssen vermieden werden. Dieses Prinzip gilt auch für Geschäftsführer. Kommt während des Meetings ein Angestellter in das Büro, beispielsweise, um eine Unterschrift zu erhalten, wird die Konferenz nur unnötig unterbrochen. Jeder Teilnehmer sollte stattdessen klar und deutlich sagen, dass er sich gerade in einem Meeting befindet und keine Störung geduldet wird.

Sollte es sich bei dem Meeting um eine Telefonkonferenz mit diversen Personen handeln, hat das Wort des Konferenzleiters das größte Gewicht. Er bestimmt, welcher Teilnehmer gerade die Sprechrolle hat. Und genau an diese Vorgabe müssen sich alle Teilnehmer halten, da es sonst schnell zu einem Durcheinander kommt. Wer befürchtet, übergangen zu werden oder einen Einwurf zu vergessen, kann oftmals auf die Chatfunktion des Programms zurückgreifen. Hierüber lässt sich schnell der gesamten Runde mitteilen, dass eine Frage oder ein Vorschlag kommuniziert werden soll. Der Moderator kann diesen Punkt nun aufgreifen und die Sprechrolle übergeben.

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Gute Konferenzen bringen Vorteile

Wird die Telefonkonferenz gut vorbereitet, moderiert und nimmt sich jeder Teilnehmer Zeit, können die Meetings zu exzellenten Ergebnissen führen und Projekte weiter vorantreiben. Allerdings lastet gerade auf dem Moderator eine große Verantwortung, die beständig bedacht werden muss. Sollte der Moderator auf eine Vorstellung aller Teilnehmer verzichten und später auch nicht den Gesprächsfluss steuern können, wird eine Telefonkonferenz rasch zu einem bloßen Chaos, das nicht zielführend ist.