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Forderungsmanagement

Keiner gibt gerne Geld her. Dass gerade mittelständische Unternehmer durch mangelnde Zahlungsmoral ihrer Kunden gefährdet sind, ist allgemein bekannt. Doch böse Überraschungen durch undurchschaubare Außenstände und etwaige Forderungsausfälle lassen sich durch gutes Forderungsmanagement in Form von Planung, interner Überwachung und Inanspruchnahme externer Informationsquellen vermeiden.

Vorsorge gegen Forderungsausfälle

Viele Unternehmen räumen ihren Kunden Zahlungsziele ein und werden damit zum Kreditgeber für diejenigen, die ihre Waren und Leistungen abnehmen (Lieferantenkredit). Problematisch ist, dass sich Unternehmen dabei häufig nicht wie professionelle Kreditgeber verhalten. Für den Erfolg eines Unternehmens ist es aber wichtig, diese Forderungen als wichtige und kritische Ansprüche zu behandeln. Daher sollten Sie organisatorisch Vorsorge treffen.

Kreditprüfung

Prüfen Sie die Kunden, denen sie Zahlungsziele einräumen möchten, vor Abschluss von Lieferverträgen. Greifen Sie dabei auf alle verfügbaren Informationen zurück, die eine Bewertung der Kundenbonität erlauben. Kunden mit unzureichender Bonität sollten Sie keinen Kredit einräumen. Bonitätsauskünfte sind nicht teuer. Kosten: ca. 20 Euro.

Sorgfältige Einräumung von Zahlungszielen

Verkaufen Sie Ihre Leistung nicht über großzügige oder branchenunübliche Zahlungsziele. Bieten Sie Ihren Kunden vielmehr Anreize in Form von Skonti, möglichst rasch zu zahlen. Bei größeren Kreditbeträgen sollten Sie Sicherheiten (z.B. Bankbürgschaften) schaffen. Kalkulieren Sie in jedem Fall Ihre eigenen Kosten, die durch den Lieferantenkredit entstehen, in den Angebotspreis ein.

Zügige Rechnungsstellung

Wenn Sie Ihre vereinbarte Leistung erbracht haben, zögern Sie nicht damit, unverzüglich Ihre Forderung in Rechnung zu stellen. Achten Sie dabei auf korrekte und vollständige Aufzählung Ihrer erbrachten Leistungen und stellen Sie sicher, dass die jeweils vereinbarten Preise in Rechnung gestellt werden. Jede Ungenauigkeit, jeder Fehler in Ihrer Rechnung kann von Ihrem Kunden dazu genutzt werden, die Zahlung hinauszuschieben oder zu verweigern.

Überwachung der Zahlungseingänge

Stellen Sie sicher, dass Zahlungstermine und Zahlungsbeträge in Ihrem Rechnungswesen genauestens überwacht werden. Ihr Kunde erwartet von Ihnen pünktliche Lieferung. Verlangen Sie von Ihrem Kunden daher auch die Einhaltung der Zahlungsziele.

Organisation des Mahnwesens

Das Bürgerliche Gesetzbuch (§ 286) bestimmt, dass Schuldner auch ohne Mahnung bereits 30 Tage nach Rechnungserhalt in Verzug geraten. Für Verbraucher gilt dies nur, wenn sie auf diese Folge in der Rechnung hingewiesen wurden. Um Ihren Zahlungsanspruch zu realisieren, sollten Sie Ihren Kunden dennoch an den Ausgleich Ihrer fälligen Rechnungen erinnern. Bevor Sie Ihren Kunden die erste Mahnung schicken, sollten Sie intern prüfen, ob Sie Ihre Leistung wie vereinbart erbracht haben: Ist die Lieferung vollständig erfolgt? Liegen berechtigte Reklamationen vor? Wann ist die korrekte Rechnung an den Kunden versandt worden? Liegen Buchungsfehler vor? Welches Zahlungsziel wurde eingeräumt?

Planung der Ein- und Auszahlungen

Bedenken Sie, dass säumige Zahler Ihre Existenz gefährden können. Planen Sie daher Ihre Finanzen sorgfältig. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung die Zahlungen aus Kundenforderungen nicht zu optimistisch. Untersuchungen des Zahlungsverhaltens in Deutschland haben ergeben, dass bei einem vereinbarten Zahlungsziel von durchschnittlich 25 Tagen ein durchschnittlicher Zahlungseingang erst nach 46 Tagen erfolgt. Von diesen Durchschnittswerten können im Einzelfall erhebliche Abweichungen auftreten. Ermitteln Sie daher die durchschnittliche Zahlungsfrist Ihrer eigenen Forderungen und berücksichtigen Sie diese bei Ihrer Finanzplanung.

Forderungen

Der durchschnittliche Forderungsbestand deutscher Unternehmen beträgt nach aktuellen Zahlen der Deutschen Bundesbank rund 32 Prozent der Bilanzsumme oder 22 Prozent des Jahresumsatzes. Diese Vermögensposition muss man erst einmal finanzieren. Sprechen Sie deshalb frühzeitig mit Ihrer Hausbank darüber. Warten Sie damit nicht, bis Sie selbst aufgrund der hohen Forderungsbestände Ihre verfügbare Kreditlinie vollständig ausgeschöpft haben. Es wird Ihnen schwer fallen, erweiterte Kreditlinien zu erhalten, wenn Sie nicht liquide sind.

Wenn Ihre Mahnungen nicht zum gewünschten Erfolg geführt haben, zögern Sie nicht, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Drohen Sie dies in einer dritten schriftlichen Mahnung an. Zahlt der Kunde auch dann nicht, beauftragen Sie ein professionelles Inkassoinstitut mit der Realisierung Ihrer Forderung. Je länger Sie mit diesem Schritt warten, desto unwahrscheinlicher wird es, dass Sie Ihr Geld bekommen.

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