Es war das Dauerbrennerthema Ende vergangenen Jahres: die Änderungen der GoBD und was sie für die unternehmerische Praxis bedeuten. Aktuell ist zwar klar, dass sich einiges ändern wird. Was genau und wann es passieren wird, ist allerdings noch nicht auf einen bestimmten Termin festgelegt. Wer hinter den Änderungen steckt und, was sich ändern könnte, zeigt dieser Ratgeber.
Die Neufassung der GoBD könnte das Scannen erleichtern. Dann ist es möglich, Dokumente einfach mit dem Smartphone abzufotografieren.
Die GoBD ist die Buchhaltungs-Bibel für Unternehmer
Die Kurzform GoBD steht für „Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Zu neuen Entwürfen ist es deshalb gekommen, weil Finanzverwaltungen, Verbände aus der Wirtschaft und Steuerberater sich zusammengetan haben, um die Richtlinien der GoBD aufzuführen. Gültig ist aktuell noch die Fassung aus dem Jahr 2014, die beim Bundesministerium der Finanzen online einsehbar ist. An eben dieser Variante wird aktuell gerüttelt, denn es soll zu Änderungen der Festlegungen kommen. Der Entwurf dazu liegt seit Ende vergangenen Jahres vor.
Diese Änderungen könnten sich auf die Buchhaltung von Unternehmen niederschlagen:
Randziffer 20. Die Neufassung der GoBD reagiert auf die immer häufiger genutzte Cloud-Technologie, die künftig ausdrücklich erlaubt sein könnte.
Randziffer 130. Die Digitalisierung von Belegen wird in ihren Richtlinien gelockert. Bis dato war es erlaubt, Belege zu scannen. Künftig könnte auch das Abfotografieren von Belegen – das sogenannte mobile Scannen – erlaubt werden. Diese Freigabe erweitert auch die Möglichkeiten, die im Rahmen der Digitalisierung künftig denkbar sind.
Randziffer 135. Auch die Aufbewahrungspflichten könnten künftig lockerer gestaltet werden. Ggf. ist es erlaubt eine Konvertierung zu erhalten – auch wenn die Ursprungsversion nicht mehr vorliegt.
Randziffer 136. Die sogenannte bildliche Erfassung könnte ebenso erlaubt werden wie das Verschicken von Papierbelegen ins Ausland mit einer entsprechenden Digitalisierung vor Ort. Nutznießer dieser Änderung sind sowohl Geschäftsreisende, die im Ausland Post erhalten, oder Freelancer, die als Digitale Nomaden reisen und arbeiten – und sich häufig ihre Post nachsenden lassen, unterwegs aber mitunter wenig Platz haben, um Unmengen an Ordnern mitzuführen.
Randziffer 151. Was trotz aller Änderungen bleibt, ist die Pflicht, dass die Dokumentation des jeweiligen Verfahrens nachvollziehbar bleiben muss. Eine Versionierung muss für die Nachvollziehbarkeit sorgen.
Das bedeuten die Änderungen für die Unternehmenspraxis
Die Buchhaltungsabteilungen größerer Unternehmen sind in Hab-Acht-Stellung, denn sie warten gespannt darauf, wann aus den Vorschlägen und den Rückmeldungen zahlreicher Befragter eine finale Änderung der GoBD wird. Dann nämlich müssen sie reagieren und sich auf die Änderungen einstellen. Was unverändert übernommen wird, müssen sie in der Praxis schlicht weiterführen. Während das in größeren Unternehmen über eigene Abteilungen und Profis der Buchhaltung sichergestellt wird, sind vor allem kleinere Betriebe, Freelancer und Selbstständige häufig hin- und hergerissen zwischen den Auflagen, die seitens der GoBD gelten und dem, was sie selbst über Buchhaltung wissen.
Wer sich keinen teuren Angestellten für diesen Unternehmensbereich leisten möchte, setzt auf Unterstützung aus der IT. Das Rechnungsprogramm von Lexware ist bei kleinen Betrieben äußerst beliebt. Es umfasst Funktionen, die es ermöglichen Angebote, Rechnungen und Aufträge rechtskonform und sicher zu erstellen. On top gibt es die Möglichkeit, Kunden und Lieferanten in einem übersichtlichen Tool so zu verwalten, dass die jeweiligen Kontaktdaten sowie die Historie mit dem einzelnen Kunden oder Dienstleister einzeln nachvollziehbar bleibt. Die Kompatibilität mit mobilen Endgeräten sichert die Verfügbarkeit und Bedienbarkeit des Programms weit über die Grenzen des eigenen Büros hinaus. Das Miet-Modell von Lexware sorgt darüber hinaus für überschaubare Preise und die Möglichkeit, stets Zugriff auf die neuesten rechtlichen Regularien zu haben.
Freelancer und Selbstständige setzen tendenziell eher auf die Buchhaltungssoftware von Lexoffice. Diese ermöglicht das digitale Arbeiten von buchstäblich jedem Ort der Welt aus, was die Software zum beliebten Tool für Reisende, Digitale Nomaden und andere freie Berufe macht. Die Möglichkeit, Teile der Buchhaltung zu automatisieren, macht das Programm zum Buchhaltungs-Mitarbeiter im Software-Format. Das bedeutet: An den Stellen, an denen Personal nötig wird, das vor allem zu Buchhaltungs-Hochzeiten aktiv wird, greift nun die Logik des Programms. Das Programm wartet buchstäblich mit Funktionen von A wie Abschlagsrechnung und Abschreiben bis Z wie Zahlungsabgleich und Zahlungserinnerung auf.
Chaos in der Buchhaltung zahlt sich keinesfalls aus. Im schlimmsten Fall - wenn herauskommt, dass die Buchhaltung nicht GoBD-konform ist, droht die Schätzung der Steuerschuld, die meist höher ausfällt als es in der Praxis der Fall ist.
Was passiert, wenn ein Unternehmen nicht GoBD-konform agiert?
Beide IT-Varianten führen zu einer rechtssicheren GoBD-konformen Buchhaltung, ohne dass es nötig ist, im Detail zu verfolgen, welche Änderungen sich nun de facto durchsetzen. Wer nicht GoBD-konform handelt, der könnte eine Rüge oder ggf. sogar eine Strafe kassieren, wenn eine unangemeldete Buchprüfung ansteht. Die Folge: Die Steuerschuld wird geschätzt; gemachte Angaben und angesetzte Werte werden nicht anerkannt. Möglicherweise wird – quasi als Strafe – der Vorsteuerabzug gestrichen. Wird die Einkommensteuerschuld geschätzt und nicht etwa veranlagt, weil die Belege nicht GoBD-konform sind, hat das noch ein weiteres Problem zur Folge: Ein Einspruch ist quasi unmöglich, weil die Belege nicht in rechtsverbindlicher Form vorliegen. Hohe Vorauszahlungen müssen nun quasi unangefochten akzeptiert werden.
