Startups: So verwalten Kleinunternehmer ihre Rechnungsstellung mühelos

Nach dem deutschen Unternehmensrecht sind Kleinunternehmer zwar nicht umsatzsteuerpflichtig, von der gesetzlichen Pflicht, für ihre unternehmerische Tätigkeit Rechnungen zu erstellen, befreit sie dieser Passus jedoch nicht. Gemäß § 14 Abs. 2 Satz 1 UstG sind Kleinunternehmer verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung für erbrachte Lieferungen und Leistungen zu erstellen. Machen sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch, dürfen sie in dieser Rechnung jedoch keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen dem Dokument einen entsprechenden Passus hinzufügen.

Eine häufig verwendete Formulierung lautet:

„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Es ist allerdings nicht zwingend erforderlich, die Kleinunternehmerregelung begrifflich zu erwähnen. Ein Verweis auf den entsprechenden Gesetzespassus genügt. Damit kann die Rechnung auch die Formulierung

„Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

oder etwas Vergleichbares enthalten. (Quelle: kleinunternehmer.de)

Rechnungen stellen: Zustellung und Aufbewahrungsfristen

Für die Zustellung und Aufbewahrung von Rechnungen gibt es gesetzliche Vorgaben, die auch für Startups und Kleinunternehmer gelten.

Rechnungen können dem Kunden in Papierform zugestellt werden. Erfolgt der Versand per Fax, sollten Unternehmer immer eine Kopie der Rechnung und des Sendeberichts in ihren Unterlagen vorhalten, um den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden. Seit 2011 ist auch die elektronisch versandte Rechnung per E-Mail als rechtskonforme Variante im Gesetz verankert. Eine gesetzliche Vorgabe, in welchem Programm die Rechnung erstellt werden muss, gibt es nicht. Üblich ist die Zustellung als PDF-Datei, da in dieser nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können. Besonders sicher und rechtskonform lassen sich Rechnungen mit speziellen Rechnungsprogrammen am Computer erstellen. Moderne Softwarelösungen berücksichtigen nicht nur alle gesetzlichen Vorgaben für die Rechnungsstellung, sondern beinhalten in der Regel auch personalisierbare Vorlagen, mit denen sich individuelle Rechnungen für das eigene Unternehmen schnell und unkompliziert erstellen lassen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten für alle Startups, die nach dem Steuer- und Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Gemäß § 147 Abgabenordnung gilt für Rechnungen in diesem Fall eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren. Die Rechnungen sind in schriftlicher oder digitaler Form so aufzubewahren, dass sie innerhalb der zehnjährigen Frist leserlich bleiben. Rechnungen im Papierformat sollten deshalb licht- und witterungsgeschützt aufbewahrt werden, für digitale Rechnungen sind adäquate Sicherungskopien zu erstellen.

Das muss in der Rechnung enthalten sein

Zur Form und Gestaltung einer Rechnung macht der Gesetzgeber Unternehmen keine starren Vorgaben. Aus Marketinggründen ist es durchaus sinnvoll, Rechnungen ein eigenes Design mit Wiedererkennungswert zu geben. Hinsichtlich der Inhalte gibt es für Startups und Kleinunternehmer allerdings feste Bestandteile, die in einer rechtskonformen Rechnung enthalten sein müssen:

1. Namen und Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers in vollständiger Form

2. Die beim Finanzamt geführte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers

3. Das Rechnungsdatum, alternativ das Ausstellungsdatum der Rechnung

4. Das Liefer- oder Leistungsdatum. Hier müssen entweder Monat und Jahr der Lieferung bzw. der Leistungserbringung vermerkt sein, oder ein Hinweis, dass das Liefer- oder Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht.

5. Ein eindeutig zuzuordnende Rechnungsnummer

6. Ein Vermerk bezüglich der nicht ausgewiesenen Umsatzsteuer, sofern die Kleinunternehmerregelung greift

7. Menge und Art der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der erfolgten Dienstleistung. Hier ist jeweils eine handelsübliche Bezeichnung zu wählen.

8. Ist die Leistung (Ware oder Dienstleistung) an private Leistungsempfänger erfolgt, muss die Rechnung zusätzlich den Hinweis enthalten, dass eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für die Rechnung auf Seiten des Leistungsempfängers besteht, um eventuelle Garantie- oder Gewährleistungsansprüche belegen zu können.

Zahlungsziel setzen und überwachen

Um die Verwaltung der eigene Rechnungsstellung und der Unternehmensumsätze zu vereinfachen, sollten Startups und Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer mit einem Zahlungsziel versehen. Ein Zahlungsziel ist die Grundlage für fristgerechte Zahlungen und ein entsprechendes Mahnverfahren im Falle eines Zahlungsverzugs. Wird dem Kunden in der Rechnung kein Zahlungsziel gesetzt, gerät dieser rein rechtlich gesehen nicht in Zahlungsverzug und es kann für den Rechnungssteller kompliziert werden, seine Außenstände geltend zu machen.

Eine gesetzliche Vorgabe zur Länge des Zahlungsziels gibt es nicht. Unternehmer können es frei festlegen und in Abhängigkeit von den Spezifikationen einzelner Aufträge variieren. Üblich ist im Kontakt mit Privatkunden, zum Beispiel über einen Online-Shop, ein Zahlungsziel von 30 Tagen. Im Kontakt mit Geschäftskunden sind kürzere Zahlungsziele etabliert, zum Beispiel im Rahmen von zwei Wochen. Entscheidend für den Ablauf der Zahlungsfrist ist der Eingang der Rechnung mit dem Hinweis auf das Zahlungsziel beim Empfänger.

Um Missverständnisse mit Kunden zu vermeiden, sollte das Zahlungsziel bereits im Zusammenhang mit dem Angebot festgelegt und auf der Rechnung deutlich sichtbar ausgewiesen werden. Um im Falle eines Zahlungsverzugs leichter anmahnen zu können, sollte das Zahlungsziel mit dem Hinweis verbunden sein, dass im Falle eines Zahlungsverzugs Verzugszinsen berechnet werden.

Verzugszinsen dürfen Unternehmer, Freiberufler und Selbstständige berechnen, sobald das Zahlungsziel rechtsgültig abgelaufen ist. Die Höhe der Verzugszinsen ist nicht frei festzulegen. Sie sind werden von Basiszinssatz geregelt, den die Bundesbank festlegt und jedes Jahr jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli anpasst. Zum Stichtag wird der aktuell gültige Basiszinssatz im Bundesanzeiger öffentlich ausgeschrieben. Seit 1. Januar 2023 beträgt der Basiszinssatz 1,62 % und liegt damit deutlich über dem Basiszinssatz im zweiten Halbjahr 2022 von 0,88 Prozent. Auf den Basiszinssatz schlagen Unternehmen für Privatkunden 5 % auf, für Geschäftskunden 9 %.

Für die Berechnung der tatsächlichen Verzugszinsen gilt zu beachten, dass es sich um einen Jahreszinssatz handelt. Um den Betrag auszurechnen, der aufgrund des Zahlungsverzugs auf die Rechnung aufgeschlagen wird, müssen Unternehmer die genaue Anzahl der Tage feststellen, die der Kunde seit dem Zahlungsziel bis zur Erstellung der Verzugsrechnung säumig ist.

Um Verzugszinsen geltend zu machen und bei weiterem Zahlungsverzug ein Mahnverfahren einzuleiten, muss die Verzugsrechnung wieder in rechtsgültiger Form an den Rechnungsempfänger gesendet werden. Auch hier gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

Rechnungsstellung per Software automatisieren

Die Rechnungsstellung kann ein aufwändiger Prozess sein, insbesondere für Startups mit hohem Rechnungsaufkommen und wenig Personal. Für Kleinunternehmer lohnt es sich, für alle buchhalterischen Arbeitsprozesse, insbesondere die Rechnungsstellung, von Anfang an eine zuverlässige Softwarelösung zu nutzen. Damit lassen sich die vielfältigen Teilprozesse automatisieren und der unternehmerische Alltag effizienter gestalten. Hier können insbesondere Startups von der Digitalisierung profitieren.

Auf dem Markt gibt es verschiedene Softwarelösungen, die speziell auf die Bedürfnisse von Startups und Kleinunternehmen abgestimmt sind. Zu den Basisfunktionen eines guten Rechnungsprogrammes sollte neben der Erstellung von Angeboten und Rechnungen auch die Verwaltung von Kunden- und Zuliefererdaten gehören, die Kommunikation zu Angeboten, Leistungen und Rechnungen per E-Mail direkt aus dem Programm heraus sowie die Speicherung und Verwaltung von Belegen und ein Prozedere im Falle eines Zahlungsverzuges bis hin zum professionellen Mahnwesen.

Gute Rechnungsprogramme legen das Zahlungsziel selbstständig fest und überwachen den fristgerechten Eingang der Zahlung. Sollte es zu einem Zahlungsverzug kommen, wird automatisch eine Zahlungserinnerung mit erneutem Zahlungsziel erstellt. Gegebenenfalls sollte das Programm in der Lage sein, Verzugszinsen nach dem aktuell geltenden Basiszinssatz zu errechnen und einen neuen Rechnungsbetrag festzulegen. Sollte der Kunde weiterhin säumig sein, sollte das Rechnungsprogramm in der Lage sein, automatisch eine neue Rechnung mit Verzugszinsen zu erstellen und gegebenenfalls das Mahnverfahren einzuleiten.

Für Startups und Kleinunternehmer stellen einige Anbieter grundlegende Rechnungsprogramme kostenlos zur Verfügung. Eine gute Investition sind Produkte, die eine kostenlose oder kostengünstige Basisversion anbieten und sich mit den wachsenden Anforderungen des Unternehmens flexibel erweitern lassen.