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Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?
Die jährliche Nebenkostenabrechnung verursacht bei Mietern und Vermietern immer wieder Streit. Häufig diskutieren beide Seiten darüber, ob Kosten zurecht abgerechnet wurden oder nicht. Es gibt aber noch einen weiteren Streitpunkt: Fristen. Bis wann muss eine Nebenkostenabrechnung vorliegen? Wer kann dann bis wann darauf in welcher Form reagieren? Über diese Fragen herrscht gerade auf Mieterseite viel Unsicherheit. Das Resultat: Häufig akzeptieren sie die Abrechnung, obwohl eine Verletzung der Fristen vorliegt.
Was ist die Nebenkostenabrechnung?
Eigentlich lautet der korrekte Begriff Betriebskostenabrechnung. Der Vermieter hat die Aufgabe, einmal im Jahr eine solche Abrechnung zu erstellen. Dabei listet er die Vorauszahlungen der Mieter auf und die anteiligen Ausgaben für die Wohnung, die im laufenden Jahr beim Betrieb der Immobilie angefallen sind.
Die einzelnen Posten sind im Mietvertrag aufzuführen und wie die Abrechnungsarten gesetzlich verankert. Sie finden sich in § 2 der Betriebskostenverordnung. Ziel der Abrechnung ist es, einen Ausgleich zwischen tatsächlichen Kosten und den Vorauszahlungen zu schaffen.
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung vorliegen?
Nicht immer sind allen Beteiligten alle gesetzlichen Fristen klar. Diese haben jedoch einen großen Einfluss darauf, ob eine Abrechnung überhaupt statthaft ist und welche Folgen für Zahlungen sich daraus ergeben. Eine Übersicht zum Thema Fristen bietet unter anderem das Portal mineko.de.
Das wichtigste Datum für beide Seiten ist demnach der Termin der Abrechnung. Die Betriebskostenabrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Das wird in vielen Fällen am Ende des Jahres für den Vorjahreszeitraum sein. Vermieter dürfen jedoch den Abrechnungszeitrum auch unterjährig festsetzen. Läuft dieser beispielsweise von April bis März, muss die Abrechnung bis Ende März des Folgejahres vorliegen.
Es muss jedoch laut § 556 BGB immer jährlich und für zwölf Monate abgerechnet werden. Wichtig dabei: Es gilt stets der Tag des Eingangs beim Mieter. Daher ist ein Einschreiben empfohlen.
Aber: Sollte eine unverschuldete Fristversäumnis vorliegen (zum Beispiel verspätete Zustellung eines Grundsteuerbescheids), räumt die Rechtsprechung dem Vermieter eine Nachfrist von mehreren Wochen ein. Eine starre Frist gibt es hier nicht, drei Monate sind aber üblich.
Der Anspruch des Vermieters verjährt!
Wichtig für Mieter: Verstreicht die Frist, können sie eine Abrechnung verlangen, um zum Beispiel zu viel gezahlte Beträge zurückzuerhalten. Sie können bei verspäteter Abrechnung jedoch eine Nachzahlung verweigern. Denn der Vermieter muss seinen Anspruch innerhalb der zwölf Monate geltend machen. Liegt dagegen eine Abrechnung vor und der Mieter zahlt nicht, verjährt der Anspruch des Vermieters laut § 195 BGB erst nach drei Jahren.
Die Zahlungsfristen für beide Seiten
Liegt die Abrechnung vor, gilt: Beide Seiten müssen innerhalb von 30 Kalendertagen für einen Ausgleich sorgen. Mieter müssen innerhalb dieser Frist ab Erhalt eine mögliche Nachzahlung leisten und Vermieter ab Erstellen ein Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung erstatten. Versäumt eine Seite die Frist, gerät sie in Verzug und kann unter Berechnung von Zinsen gemahnt werden.
Achtung: Anders als viele Mieter glauben, ist der Ausgleich einer Nachzahlung keine Anerkennung der Abrechnung. Sie können nämlich unabhängig von der Nachzahlung eine Widerspruchsfrist nutzen und die Abrechnung trotz Zahlung intensiv prüfen.
Die Widerspruchsfrist bei der Nebenkostenabrechnung
Mieter können der Betriebskostenabrechnung formlos widersprechen. Dazu haben Sie ihrerseits ebenfalls zwölf Monate Zeit. Liegt die Abrechnung beispielsweise am 15. September vor, können Sie bis zum 14. September im Folgejahr widersprechen. Das ist auch mündlich möglich, aber ein formloser Brief per Einschreiben ist zu empfehlen.
Wichtig dabei ist jedoch, einen konkreten Grund anzugeben. Der Vermieter muss die Abrechnung dann prüfen und gegebenenfalls korrigieren. Dabei muss er ein höheres Guthaben des Mieters innerhalb von 30 Tagen ausgleichen. Hat er sich jedoch zu seinen eigenen Ungunsten verrechnet, darf er keine höhere Nachzahlung verlangen, wenn die reguläre Abgabefrist von zwölf Monaten bereits verstrichen ist.
Beide Seiten sollten die Fristen einhalten
Eine korrekte und pünktliche Nebenkostenabrechnung ist für beide Seiten wichtig. Daher sollten sich Vermieter und Mieter an alle Fristen halten. Im Zuge eines vertrauensvollen Mietverhältnisses gilt das auch für alle Zahlungen. Problematisch kann es sein, alle Fristen bis zum Letzten auszureizen oder Zahlungen zu verweigern. Das belastet das gegenseitige Verhältnis und kann für Mieter und für Vermieter zum Bumerang werden.