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Zeitmanagement

Wie Sie klüger mit Ihrer Zeit umgehen oder wie wär's mit Zeitmanagement?

Die richtige Zeiteinteilung ist eine wesentliche Voraussetzung für optimales Lernen. Deshalb zählt das Zeitmanagement auch zu den zentralen Arbeits- und Lerntechniken. Doch trotz ausgefeilter Techniken und trickreicher Methoden hängt der Lernerfolg im wesentlichen von Ihnen selber ab. Ohne ein Mindestmaß an Konsequenz und Disziplin geht es nicht. Dies ist der Anteil, den Sie selbst einbringen müssen - jeden Tag.

Im ersten Schritt überlegen Sie, welche Ziele in der zur Verfügung stehenden Arbeits- oder Lernzeit erreicht werden sollen (Effektivität); im zweiten Schritt ist die Zeit möglichst konkret und effizient einzuteilen. Ein gutes Zeitmanagement umfasst fünf Schritte:

  1. Ziele definieren

  2. Aktivitäten, Aufgaben, Tätigkeiten auflisten

  3. Prioritäten setzen (wichtige und weniger wichtige Aufgaben unterscheiden)

  4. Monats- und Wochenplanung

  5. Tagesplanung (Zeitbedarf abschätzen, Tagesstörkurve und Leistungskurve berücksichtigen, Pufferzeiten reservieren

Zeitmanagement: Ziffernblatt einer Uhr

Zeitmanagement: Ziffernblatt einer Uhr

Wenn Sie Ihr Zeitmanagement konsequent umsetzen, sparen Sie in erster Linie Zeit. Plötzlich entsteht Raum für ruhiges und zufriedenes Arbeiten, ungestört von unnötiger Hektik. Die gewonnene Zeit können Sie darüber hinaus als freie Zeit nutzen, um Ihre Ressourcen wieder aufzubauen. Insgesamt verbessert sich die Qualität der Arbeits- oder Lernergebnisse.

Wollen Sie an Ihrer Zeiteinteilung etwas ändern oder verbessern, verschaffen Sie sich zuerst einmal einen Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben. Nur eine detaillierte Ist-Analyse (Problemlösen) der Tätigkeiten bildet eine ausreichende Basis für effiziente Veränderungen. Erstellen Sie zu Hause eine Ist-Analyse (Problemlösen) von mehreren Arbeitstagen, um möglichst viele Ansatzpunkte für Verbesserungen zu erhalten. Da gute Vorsätze häufig wieder vergessen werden, schriftliches Material einen höheren Selbstverpflichtungsgrad besitzt und später auch noch die Möglichkeit zur Eigenkontrolle besteht, sollten Sie alle Elemente des Zeitmanagements wie beabsichtigte Arbeitstechniken, Pläne, Analysen und Arbeitstechniken schriftlich abfassen.

 

Zeitfresser

Machen Sie sich den Wert der Zeit bewusst und bilanzieren Sie: Wie viel ist Ihnen eine Stunde Zeit Ihres Lebens wert?
Denken Sie darüber nach, was und wer Ihnen Ihre Zeit stiehlt, und führen Sie eine Zeitfresseranalyse durch. In Frage kommen beispielsweise:

  • unklare Zielsetzung
  • fehlende Prioritätensetzung
  • Versuch, zu viel auf einmal zu machen
  • fehlende Übersicht über anstehende Aufgaben und Aktivitäten
  • schlechte Tagesplanung
  • persönliche Desorganisation/überhäufter Schreibtisch (Arbeitsplatzgestaltung) (Arbeitsplatz)
  • schlechtes Ablagesystem
  • Suche nach Notizen, Merkzetteln, Adressen und Telefonnummern
  • mangelnde Koordination und Absprachen (mit Kolleginnen und Kollegen)
  • telefonische Unterbrechungen
  • unangemeldete Besucher
  • Unfähigkeit, nein zu sagen
  • unvollständige oder verspätete Information
  • nicht zu Ende führen oder Aufschieben von Arbeiten
  • Ablenkung/Lärm
  • langwierige Besprechungen
  • mangelnde Vorbereitung auf Besprechungen/Gespräche
  • zu viel privater Schwatz
  • zu viele Notizen
  • Wartezeiten (etwa bei Verabredungen oder Terminen)
  • Hast, Ungeduld
  • meine individuellen "Zeitfresser"

Finden Sie heraus, wo Ihre ausbaufähigen Stärken sind und wo Ihre Schwächen liegen, an denen Sie noch arbeiten müssen. Eine Hilfe dabei ist, sich einerseits an Ihre größten Erfolge, andererseits an jene Situationen in Ihrem Leben zu erinnern, die Sie als Misserfolge oder Niederlagen empfanden.

 

Pareto-Prinzip

Manche Menschen verbringen ihre meiste Zeit damit, sich um viele, relativ nebensächliche Probleme und Aufgaben zu kümmern, anstatt sich auf wenige, aber lebenswichtige Aktivitäten zu konzentrieren. Oft erbringen bereits 20 % der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie 80 % des Ergebnisses!

Das Wissen um diese Zusammenhänge, bekannt als Pareto-Prinzip, kann Ihnen bei der Definition von Zielen sowie dem Planen von Maßnahmen und Aktivitäten helfen. Finden Sie die 20 % : 80 %-Erfolgsverursacher in Ihrem beruflichen und privaten Bereich heraus, und versehen Sie diese mit der höchsten Priorität.

 

Die ALPEN-Methode

Wenn Sie beginnen, mit schriftlichen Zeitplänen zu arbeiten, empfiehlt sich als erster und wichtigster Einstieg die Planung eines einzelnen Tages. Hierbei hilft die so genannte A-L-P-E-N-Methode, deren Name sich von fünf Grundpfeilern effektiven Arbeitens - Aufschreiben, Länge (Zeitbedarf) der Arbeit, Pufferzeiten, Entscheidungen sowie Nachkontrolle - herleitet. Ein realistischer Tagesplan sollte grundsätzlich nur das enthalten, was Sie an diesem Tag erledigen wollen beziehungsweise müssen, aber auch können! Denn je mehr Sie die gesetzten Ziele für erreichbar halten, um so mehr konzentrieren Sie auch Ihre Kräfte darauf und mobilisieren sich, die Tagesziele zu erreichen.

Diese Methode ist relativ einfach und erfordert nur durchschnittlich acht Minuten tägliche Planungszeit, um "mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen":

A) Sämtliche Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben.

L) Die Länge der Aktivität abschätzen: den geschätzten Zeitbedarf für jede Aufgabe erfassen (Orientierungsrahmen). Sie arbeiten erheblich konzentrierter und unterbinden Störungen wesentlich konsequenter, wenn Sie sich für eine bestimmte Aufgabe auch eine bestimmte Zeit vorgegeben haben.

P) Pufferzeiten reservieren: Verplanen Sie nur rund 60 % der Arbeitszeit. Den Rest brauchen Sie für unvorhergesehene Ereignisse: 20 % entfallen auf unerwartete Aktivitäten oder Störungen, 20 % auf spontane oder soziale Aktivitäten.

E) Entscheidungen treffen: Setzen Sie Prioritäten, überlegen Sie, wo Sie kürzen und welche Aufgaben Sie an andere delegieren können. Definieren Sie Ihr Ziel, streichen Sie Aktivitäten auf ein realistisches Maß zusammen. Was nicht mehr in den Tagesplan passt, muss verschoben oder gestrichen werden.

N) Nachkontrolle: Welche notwendigen Aufgaben oder Aktivitäten wurden nicht erledigt? Sie werden auf den nächsten Tag übertragen.

 

Die ABC-Analyse

Um nicht in der Fülle der anstehenden Aufgaben zu versinken, sondern die wichtigen Aufgaben sorgfältig zu erledigen, führen Sie die bewährte "ABC-Analyse" durch. Voraussetzung ist das Wissen um die Hauptaufgaben, die Sie erledigen müssen.

Impulsfragen, um A-Aufgaben zu identifizieren:

  • Welche Aufgaben müssen Sie erfüllen, um Ihren Hauptzielen (Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tagesziel) am nächsten zu kommen?
  • Können Sie durch die Erledigung einzelner Aufgaben gleich mehrere andere erledigen?
  • Welche Aufgaben sind am ehesten geeignet, Ihre persönlichen Gesamtziele oder die der Arbeitsgruppe zu erreichen?
  • Welche Aufgaben bringen Ihnen lang-, mittel- oder kurzfristig den größten Nutzen?
  • Bei welcher Aufgabe haben Sie im Falle der Nichterfüllung mit negativen Folgen zu rechnen?

Impulsfragen, um B-Aufgaben zu identifizieren:

  • Welche Ihrer wichtigen Aufgaben können Sie auch anderen übertragen?
  • Ist die Aufgabe wichtig, muss aber nicht unbedingt von Ihnen selbst erledigt werden?
  • Steht die Aufgabe nicht direkt mit einer Ihrer Hauptaufgaben in Verbindung?

Die C-Aufgaben sind meistens Routine-Aufgaben. Ziel ist ein ausgewogenes Verhältnis zwischen A-, B- und C-Aufgaben in Ihrer Zeitplanung. Ziel der ABC-Analyse ist, Prioritäten zu setzen und die Aufgaben und Aktivitäten in eine ausgewogene Relation, richtige Rangordnung und Reihenfolge für die Tageserledigung zu bringen. In der Praxis funktioniert sie am besten, indem Sie

  • nur eine oder zwei A-Aufgaben pro Tag (etwa drei Stunden insgesamt) einplanen
  • weitere zwei bis drei B-Aufgaben (Gesamtzeit eine Stunde) vorsehen
  • den Rest für C-Aufgaben (Zeitaufwand nicht mehr als 45 Minuten) reservieren

 

Leistungs- und Störkurve

Jeder Mensch ist in seiner Leistungsfähigkeit während des ganzen Tages bestimmten Schwankungen unterworfen, die sich in einem natürlichen Rhythmus vollziehen und im Voraus absehen lassen. Hier gibt es zwar eine Reihe individueller Unterschiede, die durch Ernährungsgewohnheiten und andere persönliche Merkmale beeinflusst werden. Grundsätzlich jedoch kann man Folgendes feststellen: Der Leistungshöhepunkt liegt am Vormittag. Dieses Niveau wird während des gesamten Tages nicht mehr erreicht. Am Nachmittag schließt sich dann das allgemein bekannte Nachmittags-Schlaf-Tief an, das von manchen durch starken Kaffeegenuss häufig vergeblich bekämpft wird. Nach einem erneuten Zwischenloch am frühen Abend fällt die Leistungskurve kontinuierlich ab, um dann einige Stunden nach Mitternacht ihren absoluten Tiefpunkt zu erreichen.

Jeder von uns muss mit diesen Schwankungen der persönlichen Leistungsfähigkeit leben. Wichtig ist, Ihren persönlichen Tagesrhythmus herauszufinden, damit Sie die Erledigung der komplizierten und wichtigen Dinge (A-Aufgaben) während Ihres Leistungshochs am Vormittag einplanen können. Im berühmten Leistungstief sollten Sie nicht gegen Ihren biologischen Rhythmus arbeiten, sondern versuchen zu entspannen, um diese Phase für soziale Kontakte und Routinetätigkeiten (C-Aufgaben) zu nutzen. Nach dem Anstieg der Leistungskurve am späten Nachmittag können sie sich wieder wichtigeren Aktivitäten (B-Aufgaben) zuwenden.

Unangemeldete Besucher, Konflikte, Telefonate, Gespräche und anderes verursachen den so genannten Sägeblatteffekt. Wird man von seiner Aufgabe auch nur für einen kurzen Moment abgelenkt, so bedarf es bis zur erneuten Weiterarbeit an der gleichen Stelle einer zusätzlichen Anlauf- und Einarbeitungszeit. Addiert man diese Leistungsverluste einmal auf, so kann bis zu 28 % unserer Zeit dadurch verloren gehen.

In der Praxis hat es sich bewährt, täglich eine "stille Stunde" oder "Sperrzeit" einzurichten, in der man von niemandem gestört werden will. Wenn Sie ehrlich sind, brauchen Sie nicht rund um die Uhr telefonisch erreichbar und persönlich nicht immer sprechbereit zu sein. Alles läuft normal weiter, auch wenn Sie sich für eine Stunde von Ihrer Umwelt abschirmen. Wenn Sie mit einer anderen Person einen Termin haben oder an einer Besprechung teilnehmen, werden Sie in der Regel auch nicht gestört. Betrachten Sie diese persönlichen Sperrzeiten daher als einen sehr wichtigen Termin. Überlegen Sie sich deshalb, wann mit solchen Störungen zu rechnen ist, und planen Sie dort keine wichtigen Aufgaben ein, an denen Sie konzentriert arbeiten müssen.

 

Pausen

Wenn Sie Ihre Arbeitsplanung an Ihrer biologischen Leistungskurve orientieren, werden Sie Ihre Produktivität erheblich steigern. Zu langes, intensives Arbeiten macht sich nicht bezahlt, da Konzentration und Leistungsfähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen. Betrachten sie Pausen nicht als Zeitverschwendung, sondern als erholsames Auftanken von Energie. Medizinische Untersuchungen haben ergeben, dass der beste Erholungswert etwa nach einer Stunde Arbeitszeit erzielt wird. Die Pausen sollten nur bis zu zehn Minuten dauern, weil der optimale Effekt in den ersten zehn Minuten eintritt. Die Zeit danach bringt keinen nennenswerten Erholungsgewinn mehr.

aus der wissen.de-Redaktion
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