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Wie digitale Zusammenarbeit erfolgreich wird
Was ist digitale Zusammenarbeit?
Der Begriff digitale Zusammenarbeit taucht häufig in Verbindung mit dem Konzept New Work auf. Dies bezeichnet eine alternative Arbeitsweise im Gegensatz zu dem klassischen Bürojob. Darunter fallen zum Beispiel flexible Arbeitszeiten und -orte, mehr Eigenverantwortung der Teammitglieder, flache Hierarchien und eine ausgeglichene Work-Life-Balance.
In diesem Rahmen bedeutet digitale Zusammenarbeit, dass ein Team mit Hilfe von Online-Tools zusammenarbeitet. Dazu zählen zum Beispiel Projekte oder auch die alltäglich anfallenden Büroarbeiten. Dabei ist das Team ortsunabhängig und zeitlich flexibel. Weil die Mitarbeitenden nicht im Büro sitzen, müssen sie dabei eigenverantwortlicher arbeiten und Entscheidungen treffen.
Bei der digitalen Zusammenarbeit werden sogenannte Digital Workspaces geschaffen, also virtuelle Räume für die Teamarbeit. Dafür werden meistens cloud-basierte Projektmanagement-Softwares genutzt.
Für wen eignet sich digitale Zusammenarbeit?
Digitale Zusammenarbeit kann unabhängig von der Unternehmensgröße für jedes Team eine Bereicherung sein. Auch wenn es in vielen kleinen Büros und Unternehmen möglich ist, persönlich zu kommunizieren, kann auch hier dazu beigetragen werden, das Arbeiten flexibler zu gestalten. Denn nicht nur in Konzernen sollten neue Arbeitsmodelle gefördert werden.
In großen Unternehmen, die vielleicht sogar noch auf mehrere Standorte aufgeteilt sind, ist die digitale Zusammenarbeit kaum wegzudenken. Die Projekte, an denen dort gearbeitet wird, sind meist wesentlich umfangreicher und betreffen viele Personen. Um dort nicht den Überblick zu verlieren, wer wo und an was arbeitet, ist es entscheidend, eine effektive und schnelle Kommunikation zu schaffen und Dokumente jederzeit zugänglich zu machen.
Wie funktioniert digitale Zusammenarbeit?
Damit die digitale Zusammenarbeit funktioniert, gibt es einiges zu beachten. Im Wesentlichen gibt es dafür mehrere Grundvoraussetzungen:
Technische Tools und Voraussetzungen
Um die Verständigung innerhalb des Teams zu gewährleisten und Aufgaben zu verteilen, ist es unmöglich, auf den Einsatz von digitalen Tools, wie zum Beispiel Messenger oder Dokumentenmanagement-Tools, zu verzichten. Auch Projektmanagement-Softwares sind ein sinnvolles Utensil. Online gibt es eine breite Auswahl an kostenlosen oder auch kostenpflichtigen.
Bei der Wahl eines Tools ist es wichtig, die technischen Voraussetzungen im Blick zu behalten - im Betrieb, aber auch bei den Beschäftigten. Kann jede Person die Software installieren und nutzen? Hier gilt es darauf zu achten, technische Kenntnisse zu vermitteln und digitale Kompetenzen zu vermitteln.
Offenheit im Team
Einer der wichtigsten Faktoren ist die Akzeptanz des Teams. Nur wenn das Team bereit und offen für Veränderungen ist, ist es möglich, die Zusammenarbeit digital umzusetzen oder weiter auszubauen. So sind beispielsweise deutliche Unterschiede in verschiedenen Altersgruppen bei den Einstellungen zur Digitalisierung zu erkennen.
So gaben 44% der unter 40-Jährigen bei einer Umfrage zur digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit von Unternehmen (PDF-Doc) aus dem Jahr 2020 an, auch nach der Corona-Pandemie digitale Kommunikationsinstrumente wie Chats zu nutzen. 62% dieser Altersgruppe sind außerdem davon überzeugt, dass die Digitalisierung langfristig zu mehr Produktivität führt.
Anders sieht es da bei der Altersgruppe über 40 Jahren aus. Sie nutzen weniger häufig digitale Tools für die Kommunikation und nur 48% sehen eine Steigerung der Produktivität durch die Digitalisierung.
Der Fokus liegt hier also darauf, diese verschiedenen Ansichten zu vereinen und alle Altersklassen zu berücksichtigen und abzuholen.
Digital Leadership
Bei der Umgestaltung und Modernisierung der Arbeitsweise braucht es eine Person, die vorangeht und das Team leitet. In Zusammenhang mit New Work wird hier meist von Digital Leadership bzw. einem Digital Leader gesprochen.
Die Hauptaufgabe eines Digital Leaders ist die Unterstützung der Digitalisierung eines Unternehmens und der Beschäftigten innerhalb dieses Prozesses. Ein Digital Leader sollte immer auf dem neuesten Stand sein, wenn es um neue Arbeitsweisen und digitale Tools geht und diese Kenntnisse an das Team vermitteln.
Eine andere wichtige Aufgabe ist das Aufbauen einer Struktur und das Setzen von Rahmenbedingungen, damit die digitale Zusammenarbeit reibungslos verlaufen kann.
Vorteile & Stolpersteine
Die digitale Zusammenarbeit bringt einige Vorteile mit sich, hält aber auch einige mögliche Stolpersteine bereit.
Flexibles Arbeiten
Der größte Vorteil ist das flexible und ortsunabhängige Arbeiten. Durch die freie Wahl des Arbeitsplatzes kann jede Person das für sie richtige Umfeld finden, was zu einer höheren Produktivität beiträgt.
In der oben genannten Umfrage gaben außerdem 56% der Befragten an, dass sie sich vor allem flexible Arbeitszeit- und Arbeitsortsmodelle wünschen, um Stress am Arbeitsplatz vorzubeugen.
Ein flexibles Arbeitsumfeld kann also nicht nur Produktivität steigern, sondern auch die Mitarbeitenden vor Stress schützen.
Schnelle Kommunikation
Wie eine Studie der Staufen AG herausfand, ist fehlende Kommunikation einer der häufigsten Gründe dafür, dass die Zusammenarbeit im Unternehmen leidet (PDF-Doc). Bei der digitalen Zusammenarbeit sollte darauf geachtet werden, dies zu stärken.
Durch den gezielten Einsatz von digitalen Tools ist die Kommunikation wesentlich schneller und effektiver. So besteht bei vielen Online-Tools die Möglichkeit, direkt im Programm und in Aufgaben miteinander zu kommunizieren, zum Beispiel durch Kommentare und Erwähnungen. Dadurch ist eine flexible Kommunikation zu jeder Zeit und von jedem Ort aus möglich.
Die ständige Erreichbarkeit kann allerdings auch zu einem erhöhten Stresslevel beitragen. Um das zu vermeiden, sollten hierbei allgemeine Rahmenbedingungen festgelegt werden, wie zum Beispiel feste Ruhezeiten. Auch die Anschaffung eines Diensthandys kann hierbei helfen, denn so ist es leichter, Berufliches und Privates zu trennen.
Mehr Übersicht
Die digitale Zusammenarbeit kann zwar ein Zettelchaos verhindern, jedoch kann auch die Nutzung vieler Tools zu Chaos führen. Wichtig ist es also, nicht zu viele Programme zu nutzen und bei der Auswahl darauf zu achten, dass sie übersichtlich gestaltet sind und der Zweck jedes Tools für das Team klar ist.
Im Bereich Projektmanagement ist es wichtig, die Projekte und einzelnen Aufgaben übersichtlich darzustellen. Mit Hilfe der richtigen Software kann so das Arbeiten erleichtert werden.
Bei dem Umgang mit sensiblen Daten sollte hier besonders Acht gegeben werden, eine Software zu finden, die den Sicherheitsansprüchen gerecht wird. Hierbei sollte beispielsweise der Serverstandort genauer unter die Lupe genommen werden.
Teamgeist
Eine große Herausforderung bei der digitalen Zusammenarbeit ist es, den Teamgeist beizubehalten. Die Kommunikation über Chats und Mails wirkt auf Dauer unpersönlich, da der nonverbale Teil wie Gestik und Mimik fehlt. Es sollte also ein regelmäßiger Austausch über den Projektstand und Aufgaben, Probleme etc. stattfinden. Dafür eignen sich regelmäßige, fest angesetzte Meetings zum Beispiel jeden Morgen zum Auftakt des Tages. So etablieren sich Routinen und Strukturen.
Doch auch das private Miteinander darf nicht auf der Strecke bleiben, dafür kann bei einer Besprechung zum Beispiel extra Zeit freigehalten oder ein eigener virtueller Raum erstellt werden. Auch Teamevents, digital oder in Person, helfen dabei, das Wir-Gefühl zu stärken.
Zusammenfassung
Festhalten lässt sich also, dass die digitale Zusammenarbeit für jedes Unternehmen eine Bereicherung sein kann - Voraussetzung dafür ist jedoch die richtige Umsetzung im Unternehmen.
Eine Umstellung der Arbeitsweise kann nicht von heute auf morgen passieren. Führungskräfte sollten ihre Mitarbeitenden unterstützen, darauf achten, alle mit einzubeziehen und regelmäßig zu reflektieren, ob und wie gut die digitale Zusammenarbeit funktioniert.