Ohne technische Geräte und die passende Software ist es heute undenkbar, ein Unternehmen zu führen.
Dass es mittlerweile fast unzählig viele Möglichkeiten gibt, digital miteinander zu kommunizieren oder seine Daten digital in der Cloud abzulegen, das ist jedem Anwender mittlerweile längst geläufig. Was neu ist, sind die Softwarevarianten, die mittlerweile immer stärker in punkto Vielfalt zulegen. Welche Optionen es gibt und mit welchen Vor- und Nachteilen diese aufwarten, zeigt dieser Ratgeber.
On-Premise-Software hat den Vorteil, dass der Unternehmer seine Daten nicht aus der Hand gibt. Der Nachteil: Es braucht Profis, die sich mit Wartung und Weiterentwicklung beschäftigen.
On-Premise-Software
On-Premise-Software war lange Zeit die beliebteste Entscheidung bei Computernutzern. On-Premise-Software, kurz: On-Prem-Software, steht dabei für ein Software-Modell, bei dem die Nutzung der Software serverbasiert erfolgt. So funktioniert’s: Derjenige, der die Software benutzen möchte, kauft oder mietet diese und betreibt sie auch weitestgehend eigenverantwortlich. Möglich ist es, sie auf dem eigenen Server zu betreiben oder auf einem angemieteten Fremdserver. Beim Anbieter verbleibt die Software nicht.
Kosten: Bei On-Premise-Software entstehen Kosten für Anschaffung und Wartung. Handelt sich um Freeware, muss der Kunde nicht für Fehlerbehebung oder Weiterentwicklung bezahlen. Das übernehmen in diesem Fall die Entwickler selbst.
Vorteile: Die Kontrolle, die Kunden über die Software auf ihrem eigenen Server haben, ist der größte Vorteil der On-Premise-Software. Auch positiv: Anpassungen an der Software lassen sich – bei entsprechendem Know-how schnell und in Eigenregie durchführen.
Nachteile: Eine On-Premise-Software auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen, kostet oft Zeit. Im Gegensatz zur Provider-basierten-Software-Lösung gibt es hier ein Haftungsproblem. Das heißt: Keiner haftet, wenn die Software Probleme bereitet. Der Kunde muss selbst eine Lösung finden.
Beim SaaS-Modell gelangen Unternehmerdaten außer Haus. Das darf nur mit einem ausgeklügelten Sicherheitskonzept passieren.
Cloud-Computing-Software
Das Pendant zur On-Premise-Software ist die Cloud-Computing-Software, die auch als „Software as a Service“, kurz: SaaS, bezeichnet wird. Der Unterschied liegt vor allem im Service, der auch namensgebend ist, sowie am Speicherort. Die gewünschte Software wird als Service bezogen, sprich: Der Kunde ist lediglich User und übernimmt keinerlei Verantwortung für Wartung, Aktualisierung oder Haftung. Üblich sind mittlerweile vor allem Mietverträge, die über die Anzahl von Nutzern oder einen bestimmten Nutzungszeitraum bestimmt sind. Das Software as a Service-Modell ist ein Cloud-Modell. Das heißt: Die Daten liegen auf einem Cloud-Server des Anbieters. Wichtig: Hierfür müssen spezielle Verträge geschlossen werden, die die Datensicherheit gewährleisten.
Kosten: Die Kosten des Software as a Service Modells sind besonders attraktiv und kommen bei Gründern und Startups besonders gut an. Der Grund: Die Mietmodelle sind meist sehr transparent und kalkulierbar in ihrer Kostenstruktur. Wer berechnet, dass das Risiko auf Seiten des Anbieters liegt, sieht den Kostenfaktor als großen Vorteil des Software-Modells.
Vorteile: Wer sich auf das Cloud-Computing-Modell einlässt, fokussiert sich vor allem aufs Kerngeschäft und verwendet kaum Kapazitäten darauf, sich um die Wartung und den reibungslosen Ablauf der Software zu kümmern. Das spart Zeit und Geld. Vor allem der Kostenfaktor ist interessant, denn der Aufwand ist überschaubar, kalkulierbar und fällt als Miete regelmäßig an – anstatt als große Investition. Das verbessert die Liquidität. Weitere Vorteile sind: Diese Software kann recht schnell in Betrieb gehen. Meist reduziert sie deutlich die Komplexität im Betrieb, übergibt das Risiko an den Hersteller und schafft Freiräume für andere Themen.
Nachteile: Dennoch gibt es Nachteile. So impliziert das Mietmodell immer auch eine Abhängigkeit vom Anbieter, weshalb die Bewertung der Verlässlichkeit und Seriosität im Vorfeld eine große Rolle spielt. Vor allem die Verträge müssen gut ausgetüftelt sein: Welche Leistung wird gefordert? Welche Services gehören zum Mietumfang? Wie ist die Datensicherung, -übernahme und -rückgabe organisiert? Was passiert mit den Mietkosten in absehbarer Zeit?
Ein Blick in die Praxis: ERP-Systeme
Welches Software-Modell es werden soll, hängt letztlich auch vom Themenkomplex ab, den die Software künftig übernehmen wird. Ein Beispiel aus der Praxis sind ERP-Systeme, die es häufig als On-Premise-System gibt. Bei der Wahl eines ERP-Systems, das die Chance bietet, ein Unternehmen weitestgehend digital aufzusetzen, ist zunächst wichtig, welches ERP-System es werden soll:
Die Branchensoftware ist eine Lösung, die für eine bestimmte Branche entwickelt wurde, sprich: für diverse Betriebe innerhalb einer Branche nutzbar ist. Die Grundvoraussetzung ist, dass mehrere Benutzer nach demselben Schema, im selben Prozess arbeiten. Dann empfiehlt sich der Griff zur Branchensoftware.
Die Individualsoftware ist eine Spezialversion der Software, die ganz individuell auf die Ansprüche zugeschnitten ist. Oft ist Individualsoftware das Werk eines Programmierers oder IT-Spezialisten im Unternehmen. Andere Betriebe können dieses individuelle Werk kaum nutzen.
Die Standardsoftware hält die klassischen Funktionen vor, die die meisten Unternehmen brauchen. Der Vorteil: Standardisierte Software lässt sich häufig individuell anpassen und konfigurieren – zumindest von denjenigen, die das entsprechende Know-how haben.
Auf die Frage, ob es ERP-Lösungen als On-Premise- oder SaaS-Modell gibt, kann fast bedenkenlos gesagt werden: Es gibt viele Anbieter, die On-Premise-ERP anbieten – und das aus gutem Grund. Die Software lässt sich selbst administrieren und anpassen. Die Daten liegen inhouse und nicht bei einem externen Dienstleister vor. Auch die Hardware gehört dem Unternehmer selbst. Zusammengenommen handelt es sich dabei um den Sicherheitsaspekt, denn ein ERP-System bildet das Unternehmen digital ab. Gut, wenn alle Daten direkt beim Unternehmen liegen.
