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Firmenwagen: Was müssen Arbeitnehmer beachten?

Wer einen Dienstwagen nutzen darf, spart Sozialversicherungsbeiträge und eventuell Kosten für ein eigenes Auto. Das geht Arbeitnehmern wahrscheinlich durch den Kopf, wenn der Arbeitgeber ihnen einen Firmenwagen anbietet. Doch Achtung! In der Praxis lauern hier einige Fallstricke. Wenn Arbeitnehmer jedoch die folgenden Punkte beachten, können sie von den Vorteilen eines Dienstwagens profitieren.

Kosten beim Dienstwagen für den Arbeitnehmer

Immer häufiger bieten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern anstelle einer Lohnerhöhung einen Firmenwagen an. Bei der Entscheidung, ob sich dieses Angebot lohnt, sollten Arbeitnehmer allerdings die Details im Hinblick auf die Konditionen genau betrachten. Dabei bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten des Erwerbs eines Dienstwagens. Ein solcher kann gekauft, geleast oder auch finanziert werden. Anbieter wie meinauto.de bieten zur optimalen Suche einen Konfigurator an, in dem sich Interessierte das passende Modell für den zukünftigen Dienstwagen individuell zusammenstellen können. Es sind jedoch einige weitere Aspekte zu beachten.

Wird das Auto beispielsweise geleast, versuchen manche Arbeitgeber die Rechte und Pflichten aus dem Leasingvertrag des Dienstwagens ganz oder weitgehend auf den Mitarbeiter abzuwälzen. Geschieht dies, kann es schlimmstenfalls passieren, dass das Finanzamt den Wagen nicht mehr als Firmenwagen ansieht. In diesem Fall müssten Arbeitnehmer ihn privat versteuern und alle notwendigen Versicherungen für dieses Auto komplett selbst bezahlen.

Ob es ein so teures Firmenauto sein muss, gilt es abzuwägen.

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Um dies zu vermeiden, rät die Steuerexpertin Elisabeth Comes von der Firma Deloitte und Touche in einem Artikel auf www.auto-motor-und-sport.de dazu, den Dienstwagen-Überlassungsvertrag sorgfältig mit dem Finanzamt abzustimmen. In diesem Vertrag sollte festgelegt sein, dass ein bestimmter Anteil der Pflichten bezüglich des Firmenwagens beim Arbeitgeber verbleibt. Die Kosten sollten nach Comes' Aussage so verteilt sein, dass bei der Abgabe des Fahrzeuges zum Schluss keine Nachzahlungen nötig sind.

Ein weiterer Kostenfaktor kann bei der Wahl des Autos entstehen. Meist handelt es sich bei Firmenwagen um Neuwagen. Hier gibt es jedoch große preisliche Unterschiede bei den verschiedenen Marken. Da sich der Preis des Dienstwagens auch steuerlich auswirkt, lohnt sich hier ein Vergleich. Müssen Arbeitnehmer einen Teil der Spritkosten für den Firmenwagen selber tragen, zum Beispiel für private Fahrten, sollten sie zudem den eigenen Verbrauch berücksichtigen.

Versteuerung von Firmenwagen

Erlaubt der Arbeitgeber auch die Privatnutzung des Dienstwagens, müssen Arbeitnehmer diese selbst auf bestimmte Weise versteuern. Denn die private Nutzung eines Firmenwagens gilt als geldwerter Vorteil.

Für die Versteuerung eines Firmenwagens gibt es zwei Möglichkeiten. Es sollte allerdings vor Beginn eines Kalenderjahres mit dem Arbeitgeber vereinbart werden, nach welcher Methode vorgegangen werden soll. So lässt sich diese bei Bedarf rechtzeitig beim Finanzamt beantragen. Innerhalb des Kalenderjahres ist es nämlich nicht möglich, die aktuell geltende Besteuerungsmethode für das Firmenauto zu ändern.

  • Die pauschale 1-Prozent-Methode: Bei dieser Besteuerungsmethode muss monatlich ein Prozent des Brutto-Listenneupreises für die Privatnutzung des Firmenwagens als Steuer an das Finanzamt abgeführt werden. Auch bei Gebrauchtwagen gilt der Listenneupreis als Berechnungsgrundlage. Dies beschloss der Bundesfinanzhof im Jahr 2013. Wenn Arbeitnehmer sich für die Ein-Prozent-Methode entscheiden und mit dem Firmenauto zur Arbeit fahren, müssen sie zugleich 0,03 Prozent dieses Listenpreises pro Entfernungskilometer zum Arbeitsplatz versteuern.
  • Versteuerung nach den tatsächlichen Kosten: Wenn die Privatnutzung des Dienstautos nach den tatsächlich entstandenen Kosten versteuert wird, fallen nur genau für diesen Anteil Steuern an. Die zu versteuernde Summe beinhaltet alle Fahrzeugkosten, die in diesem Zusammenhang entstanden sind, also auch den Abschreibungsbetrag. Als Grundlage für die Versteuerung nach dieser Methode dient das Fahrtenbuch, in dem gewissenhaft alle Fahrten mit dem Dienstwagen dokumentiert werden sollten.

Fahrtenbuch gewissenhaft führen

Falls der Firmenwagen ausschließlich betrieblich genutzt wird, ist kein Fahrtenbuch notwendig. Sofern der Arbeitgeber jedoch auch die Privatnutzung des Dienstwagens erlaubt, empfiehlt sich in jedem Fall ein Fahrtenbuch zum Nachweis aller getätigten Fahrten. Wird die private Nutzung des Firmenautos nach der zweiten Methode versteuert, sind Arbeitnehmer ohnehin zum Führen eines Fahrtenbuches verpflichtet, um die entsprechenden Dienstfahrten sowie den etwaigen privaten Anteil belegen zu können. Um die Vollständigkeit zu gewährleisten, muss bei der Wahl dieser Methode das Fahrtenbuch vom Beginn des betreffenden Jahres an geführt werden.

Ein Verzicht auf das Fahrtenbuch kann gegebenenfalls teuer werden, da das Finanzamt ohne Nachweis durch entsprechende Einträge ins Fahrtenbuch automatisch von einer privaten Nutzung des Firmenwagens ausgeht. Dies geht aus den Urteilen des Bundesfinanzhofes hervor, welche in einem Artikel der Deutschen Handwerks-Zeitung nachzulesen sind. Und diese unterstellte Privatnutzung muss pauschal nach der Ein-Prozent-Methode versteuert werden, wenn dem Finanzamt nicht anhand des Fahrtenbuchs das Gegenteil bewiesen wird.

Zur vollständigen Dokumentation der Fahrten mit dem Fahrtenbuch gehören diese Angaben zwingend dazu:

  • Datum der Fahrt
  • Uhrzeiten der gesamten Fahrtzeit
  • genaue Fahrstrecke
  • Reisezweck (Name des Kunden, Bezeichnung der betrieblichen Fahrt oder Angabe einer privaten Nutzung)
  • Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt, insgesamt gefahrene Kilometer

Aus der Angabe beim Reisezweck sollte am besten eindeutig hervorgehen, ob es sich um eine betriebliche oder private Fahrt handelt.

Das müssen Arbeitnehmer über die Versicherung eines Dienstwagens wissen

Idealerweise sollte der Firmenwagen mit einer Vollkaskoversicherung versichert sein. Diese deckt auch Unfallschäden ab, die durch das eigene Verschulden entstanden sind. Allerdings greift die Vollkaskoversicherung nur bei Schäden während der Fahrt. Für Fahrzeugschäden durch fahrlässiges Verhalten außerhalb des Betriebs, wie beispielsweise einem falschen Betanken des Dienstwagens, haftet der Arbeitnehmer selbst. In diesen Fällen muss damit gerechnet werden, dass mehr als die Hälfte der deshalb anfallenden Reparaturkosten selbst übernommen werden müssen. In einem Fall in Rheinland-Pfalz betrug der vom Arbeitnehmer zu zahlende Anteil für die Reparatur des Schadens 60 Prozent der Kosten, wie im Artikel „Unfall mit dem Dienstwagen“ auf Spiegel online nachzulesen ist.
Bei einem Unfall mit dem Firmenwagen sollte man gut abgesichert sein.

Bei einem Unfall mit dem Firmenwagen sollte man gut abgesichert sein.

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Ist das Firmenauto geleast oder bei einem Autoverleih geliehen, sollte sicherheitshalber aber auch vorher das Kleingedruckte gelesen werden. Manche Autoverleihe legen in ihren AGB fest, dass im Falle eines Unfalls die Versicherung nur unter bestimmten Voraussetzungen in Anspruch genommen werden kann. So kann der Autoverleih zum Beispiel festgelegt haben, dass die Vollkaskoversicherung nur dann in Anspruch genommen werden kann, wenn direkt nach dem Unfall die Polizei gerufen wird. Sind diese Bedingungen dann nicht gegeben, kann es sein, dass Arbeitnehmer einen Teil der durch den Unfall entstandenen Kosten selbst bezahlen müssen.

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