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Meetings sinnvoll gestalten

Für ein effizientes Meeting ist Disziplin eine wichtige Voraussetzung. Nicht zu vergessen ist aber auch ein guter Moderator, der das Gespräch koordiniert, durch die Tagesordnung führt und die Diskussion zielgerichtet leitet – denn sonst wird die Besprechungszeit oft zur vergeudeten Arbeitszeit.

Lieber Mailing als Meeting?

Effektivität fängt schon mit der Planung eines Meetings an. Vor allem mit der Frage: Ist die Besprechung wirklich notwendig? Manche Dinge, zum Beispiel die Weitergabe von Informationen, funktioniert besser und zeitsparender in Einzelgesprächen, per Telefon oder E-Mail.

Notwendig ist ein Meeting meist dann, wenn:

  • mehrere Meinungen gefragt sind, um zum Beispiel eine Entscheidung zu fällen,
  • das Sammeln von Ideen die Qualität der Entscheidung erheblich verbessert,
  • die Entscheidung durch Diskussionen besser akzeptiert wird,
  • vielschichtige Probleme das Wissen unterschiedlicher Experten erfordern,
  • die Mitarbeiter um eine Besprechung bitten.

Überlegen Sie, ob wirklich alle dabei sein müssen, bevor Sie der ganzen Belegschaft eine Einladung schicken. Sie vergeuden damit meist nur die Zeit Ihrer Mitarbeiter und nicht zuletzt Ihre eigene. Laden Sie nur Mitarbeiter ein, die direkt mit dem Thema des Meetings zu tun haben und wichtige Beiträge dazu leisten können. Kleinere Gesprächsrunden sind zudem viel effektiver: Fünf bis sieben Teilnehmer sind ideal, bei mehr als zehn wird es leicht unübersichtlich.

Wenn geklärt ist, dass das Meeting stattfindet, sollten Sie sich an die Vorbereitung machen. Denn nichts ist sinnloser, als wenn sich ein ganzes Team einfach mal so zusammensetzt. Erstellen Sie deshalb rechtzeitig eine Tagesordnung.

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