Dass sie kommt, das wissen die meisten. Nur ob sie der großen Unbekannten – der Digitalisierung – zaghaft, überlegt und ängstlich begegnen oder mit großen Schritten jede noch so vermeintlich sinnvolle App aufs Smartphone laden – das unterscheidet die User, die sich auf die digitale Welt einstellen. Spannend ist zu beobachten, dass die Grenzen des digitalen Privatlebens und des digitalen Geschäftslebens zunehmend verwischen. An welchen Stellen sich bereits Parallelentwicklungen aufzeigen, zeigt diese Gegenüberstellung der privaten und der geschäftlichen Digitalisierung. Dabei wird klar: Planung und Terminierung sind wichtige Themenfelder, die beide Welten einen. Auch die Abwicklung und Ablage von Rechnungen ist ein Aufgabenbereich, der privat und geschäftlich anfällt.
Rechnungen zu digitalisieren, spart Zeit im Privaten und im Business
Zugegeben, viele Lieferanten, Produzenten, Dienstleister und Händler verschicken ihre Rechnungen bereits heute digital. Das hat einen entscheidenden Vorteil: Egal ob die Rechnung von einer Privatperson oder einem Unternehmer beglichen werden soll – sie liegt in jedem Fall bereits digital vor und muss nicht zwingend ausgedruckt werden. Druck- und Ablagekosten sparen können sich allerdings nur diejenigen, die bereits auf eine digitale Ablage umgestellt haben. Diese muss – im Privaten ebenso wie in der Geschäftswelt – gut durchdacht sein.
Eine durchdachte Dokumentenbezeichnung – mit Datum, Name der Gesellschaft und Hinweis auf den Inhalt der Rechnung – ist das A und O. Im Privaten darf die digitale Rechnung dann ebenso digital auf dem privaten Server abgelegt werden – entweder direkt im Archiv oder in einem extra Ordner, der beispielsweise alle Rechnungen vorhält, die binnen 14 Tagen zu begleichen sind. Wer sein Unternehmen digital führt, sollte den Beleg dem passenden Konto zuordnen können. Für eben diesen theoretischen Vorgang stehen in der digitalen Welt diese praktischen Helfer zur Verfügung:
- Lexoffice bietet Unternehmern mit der ScanApp ein einfaches Tool, um analoge Belege im Handumdrehen zu digitalen Belegen zu machen – und diese direkt noch am rechten Ort abzulegen. Die Belege werden automatisch erkannt. Sie werden im Hintergrund hochgeladen und können sogar stapelweise verarbeitet werden. Um Speicherplatz zu sparen, bleiben die Belege nur solange auf dem Smartphone, bis sie am finalen Ablageort angekommen sind.
- Im Privatbereich ist es oft nicht nötig, den Beleg einem speziellen Buchungskonto zuzuordnen. Stattdessen profitieren Privatpersonen von der sogenannten OCR-Erkennung, die Bilddaten beispielsweise als Text erkennbar macht. So lassen sich die Tools nicht nur für Rechnungen verwenden, sondern auch für Textdokumente. Mögliche Tools sind: Adobe Scan und Prizmo.
Termine planen – für die Familie und das Team
Auch wenn jeder insgeheim auf der Suche nach Entschleunigung ist, so gibt es sie dennoch: Termine, die vereinbart werden und entsprechend auch eingehalten werden müssen. Der gute, alte Familienplaner in Papierform hängt zwar noch an so manch einem Kühlschrank – allerdings eher, um für einen Termin-Überblick zu sorgen. De facto werden Termine heute vornehmlich digital geplant, verschickt und geteilt. Das heißt auch: Eine digitale Anwendung sorgt dafür, dass alle Beteiligten von dem Termin wissen und ggf. sogar rechtzeitig eine Erinnerung bekommen.
Der Übergang zwischen privaten Termin- und Planungstools und solchen, die dazu dienen, das Unternehmen zu strukturieren, können an dieser Stelle durchaus fließend sein, denn es gibt oftmals keine strenge Zweiteilung mehr. Digital ist digital. Unterm Strich entscheidet dann die Usability. Wie die folgenden Tools aussehen und was sich dahinter verbirgt, zeigt Dr. Web in seinem Blogbeitrag zum Thema. Dabei werden (unter anderem) diese Klassiker benannt.
- Die Klassiker im Bereich Kalender sind die Neuauflage von Apple iCal (die jetzt schlicht „Apple Kalender“ heißt) und die mobile Variante von Microsoft Outlook. Das Prinzip ist dabei gleich: Termine können individuell geplant werden. Sehen kann sie nur derjenige, der die „Erlaubnis“ hat, auf den Kalender zugreifen zu können. In der Geschäftswelt sind es die Teams. Im Privaten ist es die Familie.
- Ein weiterer Klassiker, der vor allem deswegen gut ankommt, weil er sich plattformübergreifend anwenden lässt, ist die Wunderlist. Fans schwärmen von der einfachen Möglichkeit, Termine, Notizen und Inhalte zu strukturieren, zu planen und Dritten bei Bedarf zugänglich zu machen. Damit kombiniert das Tool eine simple Aufgabenverwaltung mit einem Kalender, der die Aufgaben folgerichtig auch planbar macht. Any.do und Todoist zielen auf dieselbe Funktionalität ab.
- Auch der Google Kalender ist ein Chamäleon, was die Nutzung angeht. Er kann sowohl privat als auch im Unternehmen treue Dienste erweisen.
Im Businessbereich gibt es zudem ein weiteres Freeware-Tool, auf das sich viele Unternehmer stürzen – vor allem, weil die Usability überzeugt. Trello arbeitet mit virtuellen Post-its, die auf Projekt- und Kundenlisten gepinnt und terminiert werden, Platz bieten für wichtige Anhänge zum jeweiligen Thema und darüber hinaus auch noch in einem Kalender ausgespielt werden können. Trello ist in diesem Zusammenhang eine beliebte Unternehmer-Lösung – als Projektmanagement- und Orga-Tool. Für die Organisation des regulären Familien-Alltags wäre dieses Tool doch überzogen.